Die Entgeltabrechnung gehört zu den geschäftskritischen HR-Prozessen: Sie muss jeden Monat zuverlässig, fristgerecht und unter Berücksichtigung zahlreicher gesetzlicher Vorgaben funktionieren. Gleichzeitig fehlen vielerorts qualifizierte Payroll-Fachkräfte und die Anforderungen an HR-Abteilungen steigen. Payroll Outsourcing kann Unternehmen dabei helfen, ihre Entgeltabrechnung dauerhaft abzusichern und interne Ressourcen zu entlasten.
Was ist Business Process Outsourcing?
Business Process Outsourcing (BPO) bezeichnet die vollständige oder teilweise Auslagerung definierter Geschäftsprozesse an einen externen Dienstleister. Dieser stellt dafür das notwendige Fachwissen, Personal und die technische Infrastruktur bereit.
Besonders geeignet sind standardisierte, wiederkehrende und regelbasierte Prozesse. Die Entgeltabrechnung ist deshalb ein typisches Einsatzgebiet für Business Process Outsourcing: Unternehmen können operative Payroll-Aufgaben an spezialisierte Dienstleister übertragen und ihre internen HR-Ressourcen stärker für andere Aufgaben einsetzen.
Warum lohnt sich Payroll Outsourcing?
Beim Payroll Outsourcing übernimmt ein spezialisierter Dienstleister die Entgeltabrechnung ganz oder teilweise für ein Unternehmen. Das entlastet interne HR-Teams, erhöht die Ausfallsicherheit und sichert wichtiges Payroll-Fachwissen. Gleichzeitig lassen sich IT- und Verwaltungsaufwand reduzieren und gesetzliche sowie steuerliche Anforderungen professionell abdecken. Die sechs wichtigsten Vorteile sind höhere Ausfallsicherheit, weniger Abhängigkeit von Payroll-Fachkräften, geringerer IT-Aufwand, mehr Zeit für strategische HR-Arbeit, potenzielle Kostenvorteile und zusätzliche Sicherheit bei rechtlichen und steuerlichen Anforderungen.
Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die 6 wichtigsten Vorteile für das Business Process Outsourcing im Rahmen der Entgeltabrechnung:
1. BPO schafft mehr Ausfallsicherheit
Gerade im Bereich der Entgeltabrechnung spielen Sicherheit und Konsistenz eine entscheidende Rolle. Durch Krankheit, Elternzeit, Urlaub oder andere Abwesenheiten kann es jedoch immer zu kurz-, mittel- und langfristigen Ausfällen kommen. Dabei stellt eine knapp bemessene personelle Ausstattung ein Risiko dar, bei der Engpässe vorprogrammiert sind: Und wer steuert dann die Abrechnung? Ein schneller und jederzeit flexibel möglicher Switch auf den BPO-Dienstleister sorgt für fixe oder auch langfristige Hilfe, wenn es nötig ist.
2. Payroll Outsourcing bremst den Fachkräftemangel aus
Der Personaldruck nimmt zu und in manchen HR-Bereichen sind Spezialist:innen Mangelware. Besonders im Bereich der Entgeltabrechnung lassen sich immer weniger qualifizierte Nachwuchskräfte finden. Der demografische Wandel sorgt zusätzlich dafür, dass sich der Mangel in Zukunft noch verschärfen wird. Das Business Process Outsourcing bietet Unternehmen eine bequeme Möglichkeit, sich das nötige Payroll-Know-how von extern zu verschaffen und damit den Fachkräftemangel effektiv auszubremsen.
3. Durch BPO entsteht weniger IT-Aufwand
Wer seine Abrechnungssoftware mitsamt Daten und der nötigen IT-Infrastruktur selbst betreibt, wartet und administriert, braucht vor allem Zeit. Allein das Einspielen von Updates, die Pflege von Parametern oder die Sicherstellung, dass der Datenschutz DSGVO-konform eingehalten wird, erhöht laufend die Anforderungen. Vorteil im Payroll Outsourcing: Unternehmen brauchen keine eigene Payroll-Software und die Rechenkapazitäten kommen aus der Cloud. So lassen sich enorme administrative Aufwände und damit auch Kosten einsparen.
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4. Strategische Personalarbeit rückt in den Fokus
Mehr denn je liegt die wahre Wertschöpfung von HR-Abteilungen im Recruiting, der Personalentwicklung, dem Talentmanagement und der Digitalisierung des Personalmanagements. Und wer die Entgeltabrechnung an ein BPO-dienstleistendes Unternehmen auslagert, kann entstehende Freiräume nutzen, um sich auf eine strategische Neuausrichtung oder die Verfolgung der Unternehmensziele zu konzentrieren. Die Beschäftigten im Personalwesen haben dann einfach mehr Zeit, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
5. Payroll Outsourcing bedeutet Kostensenkung
Wer seine Entgeltabrechnung an Experten auslagert, kann mit weniger Kosten rechnen. Zwar liegen die durch das Payroll Outsourcing zunächst etwas höher als für die ursprüngliche Softwarewartung. Kalkuliert man aber anteilige Kosten für die Anschaffung neuer Hardware, die nötige (Wo-)Manpower für die Release- und Wartungsarbeiten sowie eine niedrigere Fehlerquote durch Entlastung mit ein, profitieren Unternehmen durch das Business Process Outsourcing unterm Strich von einem spürbaren Kostenvorteil.
6. Steuerlich und rechtlich alles bestens
Die Entgeltabrechnung ist mehr als die bloße Ermittlung des Gehalts. Sie erfordert auch, stets auf dem aktuellen Stand von Gesetzen und Regularien zu sein, die vom Staat, den Krankenversicherungen, Rentenversicherungsanstalten und dem Datenschutz (DSGVO) vorgegeben werden. Ein guter BPO-Dienstleister ist ein Spezialist für solche Fälle und bringt das entsprechende Know-How mit – so steht er Unternehmen auch beratend zur Seite, um Risiken zu minimieren.
Fazit: Payroll Outsourcing nutzen – Personalabteilung stärken
Sie merken: Wer einen Payroll Service als Teil des Business Process Outsourcings nutzt, profitiert von vielen Vorteilen: HR-Abteilungen werden flexibler, von Routineaufgaben entlastet und können sich verstärkt auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Zudem reduzieren Unternehmen ihre Kosten und senken das Risiko, das in der IT-Administration und den gesetzlichen sowie steuerlichen Vorgaben schlummert.
Dabei ist die Entscheidung, interne Geschäftsprozesse an einen Dienstleister auszulagern, keine leichtfertige: Überlegen Sie daher genau, was Sie auslagern möchten, worauf es Ihnen dabei ankommt und welche Ziele Sie damit verfolgen. Und falls Sie Unterstützung brauchen oder Fragen zum Thema BPO und Payroll Outsourcing haben, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Häufige Fragen zum Payroll Outsourcing (FAQ)
Für welche Unternehmen lohnt sich das Auslagern der Entgeltabrechnung?
Payroll Outsourcing kann sich für Unternehmen unterschiedlicher Größen lohnen. Besonders sinnvoll ist es, wenn interne Payroll-Ressourcen knapp sind, Vertretungsregelungen fehlen, Fachkräfte schwer zu finden sind oder die Entgeltabrechnung dauerhaft entlastet und abgesichert werden soll. Auch wachsende Unternehmen können von skalierbaren Payroll-Prozessen profitieren.
Welche Aufgaben können bei der Entgeltabrechnung ausgelagert werden?
Je nach Outsourcing-Modell können einzelne Aufgaben im Rahmen eines Shared Service oder die gesamte operative Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister übertragen werden. Dazu gehören beispielsweise die monatliche Abrechnung, gesetzliche Meldungen, Bescheinigungen sowie weitere administrative Payroll-Prozesse.
Ist Payroll Outsourcing günstiger als eine interne Entgeltabrechnung?
Das lässt sich nicht allein anhand der monatlichen Servicekosten beurteilen. Für einen realistischen Vergleich sollten auch interne Personalkosten, Vertretung, Weiterbildung, Software, IT-Infrastruktur sowie Aufwände für gesetzliche Änderungen berücksichtigt werden. Entscheidend sind daher die Gesamtkosten der Payroll und nicht nur einzelne Kostenpositionen. Auf unserer Website finden Sie kostenlos einen ROI-Rechner, mit dem Sie Ihren Return-On-Invest berechnen können.
Bleibt der Arbeitgeber beim Payroll Outsourcing verantwortlich?
Ja. Auch wenn operative Aufgaben an einen externen Payroll-Dienstleister übertragen werden, bleibt der Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten verantwortlich. Deshalb sind klar definierte Prozesse, Zuständigkeiten und Kontrollmechanismen besonders wichtig.
Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines Payroll-Dienstleisters achten?
Wichtige Kriterien sind Payroll-Fachwissen, Ausfallsicherheit, Datenschutz und Datensicherheit sowie klar geregelte Verantwortlichkeiten und Serviceprozesse. Darüber hinaus sollte der Dienstleister ausreichend Kapazitäten bieten und mit steigenden Anforderungen oder einer wachsenden Zahl von Mitarbeitenden skalieren können.
