5 Dinge, an denen Sie gute Zeitwirtschaft erkennen

Unnötige Zeitfresser eliminieren

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Mit einer smarten Lösung für Zeitwirtschaft sparen Sie wertvolle Stunden, die monatlich für die korrekte Erfassung der Daten, ihre Auswertung und Weiterverarbeitung anfallen. Ein modernes Zeiterfassungssystem minimiert den Aufwand und sorgt für transparente Abläufe.

Wir stellen Ihnen fünf Kriterien vor, die ein passendes IT-gestütztes Zeiterfassungssystem kennzeichnen und erläutern, was eine Lösung leisten muss.

Zeiterfassung: Darauf kommt es an  

Wappnen Sie die Personalabteilung: Konkrete Modalitäten zur Umsetzung eines angemessenen Systems zur Zeiterfassung wird die Bundesregierung nach der Entscheidung des Europäischen Gerichtshof vom 14. Mai 2019 zur Zeiterfassung in Kürze festlegen. Um vorbereitet zu sein, sollten Sie jetzt schon darauf achten, dass die entsprechende Lösung alle denkbaren Gestaltungsvarianten abbilden kann, um in jedem Fall konform mit der Gesetzeslage zu sein.

1.    Das gesamte Dienstleitungspaket muss stimmig sein

Auf jeden Fall bieten sollte die Software Ihrer Wahl gewisse Must-haves: Einen modularen Aufbau, jederzeit erweiterbar und flexibel integrierbar, Self-Services, die Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Arbeitszeitregelungen sowie ein Workflow-Management, welches Führungskräfte und Mitarbeiter einbindet. Dazuhin muss aber vor allem eines stimmen: Das Gesamtpaket des Softwareanbieters muss Sie persönlich komplett überzeugen. Fragen Sie sich, ob Sie dem Anbieter und der Kompetenz seiner Mitarbeiter vertrauen. Überzeugen Aspekte wie Vertrieb, Projektmanagement sowie Beratung und Schulung von Spezialisten, die Sie auch fachlich weiterbringen?

2.    Zuschläge werden automatisiert verarbeitet

Zeitwirtschaft ist elementar für effiziente Abläufe bei Abrechnung und Gehaltsauszahlung: Das passende System berechnet beispielsweise Zuschläge automatisiert und fehlerfrei. Reibungslose Prozesse sind so gewährleistet. Ganz ohne manuelle Berechnung gehen die erfassten Zeiten im Idealfall an das Entgelt-Abrechnungssystem. Solch ein automatisierter Prozess mindert Ihren Aufwand und eliminiert mögliche Fehlerquellen – die Verarbeitung erfolgt selbstverständlich nach den jeweils hinterlegten Regeln des Unternehmens. Im Ergebnis hat Ihre Personalabteilung einen deutlichen Zugewinn an Zeit, weil umständliche Berechnungen obsolet werden.

3.    Auch Abwesenheiten und Krankheitsfälle werden automatisiert übergeben

Fehlerfrei, nachvollziehbar und effizient: Eine zeitgemäße Software für Zeitwirtschaft sorgt für maximale Aktualität durch sofortige Bearbeitung von Ausfallzeiten und Abwesenheiten. Achten Sie darauf, dass die Daten bei einem Krankheitsfall für Entgeltersatzleistungen täglich automatisiert an die entsprechende Stelle gemeldet werden. Eine smarte Zeitwirtschaft minimiert Ihren Aufwand für solche Tätigkeiten und beseitigt zudem mögliche Fehlerquellen.

4.    Personalmanagement- und Zutrittslösung auf Wunsch verknüpfen

Das System sollte zu einer kompletten Personalmanagement- und Zutrittslösung ausbaubar sein. Ihr Unternehmen wird profitieren, wenn Zeiterfassung und Zutrittskontrolle miteinander verknüpft sind. Werden alle Prozesse der Arbeitszeiterfassung, Zutrittskontrolle und Personaleinsatzplanung berücksichtigt, sorgt das für Entlastung der Personalabteilung.

Eine moderne Zutrittskontrolle sollte unter anderem bieten:
•    Flexible Zutrittskontrolle durch einfache Zuweisung und Pflege von Zutrittsmodellen
•    Absicherung durch Online- und Offlinekomponenten je nach Sicherheitsbedarf
•    Sicheren Zutritt durch aktuelle RFID Technologie oder Biometrie
Lassen Sie sich hierzu von Spezialisten beraten, so dass die Lösung perfekt zu Ihren Anforderungen passt.
Es empfiehlt sich eine integrierte Lösung aus Zeit, Zutritt, Entgelt und Personalmanagement. So geben Sie Stammdaten nur einmal ein, nutzen die vorhandenen Daten. Zeichnet sich das Zutritts- und Zeiterfassungssystem durch Einfachheit aus, profitieren sämtliche Mitarbeiter, ob per Stempeluhr, Vertrauensarbeitszeit oder als Leiharbeiter.

5.    Betreuung nach Produkteinführung ist gesichert

Die Nachbetreuung sollte schon vor der Wahl des Anbieters geregelt und geprüft werden. Nehmen Sie genau unter die Lupe, wie stark der potentielle Anbieter Ihrer Wahl aufgestellt ist. Stellen Sie sicher, dass bei aufkommenden Fragen jederzeit ein Fachmann beratend zur Seite stehen wird. Weitere Kriterien, die abgedeckt sein sollten:
•    Schulungen von Spezialisten, auch zu Fachthemen
•    E-Learning-Plattformen
•    Einfache Zugänge zur Hotline
•    Spezialisten im Service, die Ihre Anliegen gut verstehen.

Fazit:
Jeder einzelne Mitarbeiter profitiert von moderner Zeitwirtschaft. Wählen Sie die Lösung daher mit Bedacht und analysieren den Markt sorgfältig: Durch richtige Umsetzung garantieren Sie beim Berechnen von Arbeitszeiten, dass interne Betriebsvereinbarungen und alle tariflichen Vorgaben beachtet werden. Lesen Sie mehr in unserem kostenlosen Whitepaper und erhalten Sie mit der ausführlichen Analyse zu den Hintergründen moderner Zeiterfassungssysteme nützliche Hinweise, wie auch Sie von smarter Software für Zeitwirtschaft und ihren vielfältigen Möglichkeiten profitieren können.