Ballast erkennen

Wann und wo Outsourcing Sinn macht

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Business Process Outsourcing (BPO) ist eine erprobte Reaktion auf den Fachkräftemangel und aufgeblähte Unternehmensprozesse, die den Fokus intern weg vom Kerngeschäft lenken. Doch wo und wann macht die Auslagerung von kompletten Abläufen am ehesten Sinn? Wir sind dieser Frage für Sie nachgegangen.

Schritt eins: Identifizieren Sie  administrative Aufgaben in den Fachabteilungen und prüfen Sie die Auslagerung dieser Prozesse. Viele Aufgaben – wie in HR etwa die Payroll – fressen enorme Zeitressourcen und binden Kapazitäten, die an anderer Stelle noch wertvoller eingesetzt wären. Solche Aufgaben sollten Sie rechtzeitig von externen Partnern erledigen lassen.

An welcher Stelle sich Outsourcing eignet

Ob ein Prozess generell für die Auslagerung geeignet ist, hängt von mehreren Kriterien ab. So sollte er nicht dem Kerngeschäft des Unternehmens zuzurechnen und nicht strategisch sein; zudem wiederholbar und administrativ. Lässt sich die Aufgabe regelbasiert abarbeiten, wie etwa die gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Vorschriften in der Entgeltabrechnung, ist sie geradezu prädestiniert für ein BPO.  

Andere typische Teilprozesse, die im Rahmen eines BPO ausgelagert werden können, sind bspw.:

  • Die Abwicklung von Reisekostenabrechnungen
  • Die Zahlungsabwicklung im Finanzwesen
  • Die Erstellung von Jahresabschlüssen
  • Die Beschaffung von Waren
  • Der First-Level-Support in der IT
  • Die Logistik in Lager und Versand
  • Die Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen

Den richtigen Zeitpunkt finden

Die alltäglichen Anforderungen an Fachkräfte steigen seit Jahren. So ist es mittlerweile beispielsweise unumgänglich, sich mit smarter Software auszukennen. Da gilt es, stets auf dem aktuellen Wissensstand der Technologie zu bleiben. Häufig geraten Unternehmen in Situationen, in denen die internen IT-Kapazitäten nicht mehr ausreichen. Dies kann ein Zeitpunkt sein, an dem sich die Einführung von BPO lohnt. Ein anderer passender Zeitpunkt, an dem BPO sinnvoll ist, sind bevorstehende personelle Veränderungen in einer Abteilung. Die Auslagerung kompletter Prozesse sichert dann die nötige Expertise langfristig. Durch die Rekrutierung von externem Know-how sparen Sie sich zudem Zeit und Aufwand, potentielle Nachfolger zu schulen und einzuarbeiten.

Unternehmen haben Vorteile

Übernehmen BPO-Dienstleister administrative Prozesse, können Sie die Verantwortungs- und Aufgabenbereiche in der unterstützten Abteilung neu verteilen. Den Fachkräften bleibt mehr Zeit, die bisher gebundenen Kapazitäten können effektiv für Kernaufgaben genutzt werden. Die zeitintensive Routine ist durch den Wechsel ins Outsourcing keine Belastung mehr. Verrentungen und Fluktuation bringen Sie und Ihre durch das BPO gestärkte Abteilung, die agiler wird und flexibler reagieren kann, nie mehr in die Bredouille.

Fazit: Durch BPO effizient werden

Setzen Sie die Payroll so effizient wie möglich um, indem Sie den kompletten Prozess an einen Partner auslagern. Holen Sie sich weitere Anstöße und lesen unser kostenloses E-Book mit allen Hintergründen zum Outsourcing komplexer Teilprozesse wie der Entgeltabrechnung. Darin stellen wir alle Möglichkeiten vor, die BPO Ihrem Unternehmen eröffnet.