Homeoffice und HR-Management

Auch in besonderen Zeiten immer nah dran.

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In Zeiten von Work-Life-Balance spielt das Homeoffice immer mehr eine tragende Rolle. Aus gegebenem Anlass sogar noch mehr: COVID-19. Die Bundesregierung hält alle Bürger dazu an, jegliche Freizeitaktivitäten deutlich einzuschränken. Cafe´s, Bars, Restaurants, Discotheken und bereits viele weitere Geschäfte wie Textilläden, Dienstleister usw. müssen vorübergehend schließen. Auch Versammlungen sollen nicht stattfinden und seit gestern ist auch in NRW, sowie in vielen weiteren Bundesländern, ein Kontaktverbot ausgesprochen worden. Das soziale – und nicht zuletzt auch das wirtschaftliche Leben werden bis auf ein Minimum herunter gefahren.

Um den Betrieb weiterhin aufrechtzuerhalten gehen viele Unternehmen nun dazu über, kurzfristig Homeoffice zur Verfügung zu stellen. Klingt einfach, stellt die Unternehmen und Mitarbeiter jedoch vor vielen Herausforderungen. Face-to-Face läuft die Kommunikation und Austausch zwischen Kollegen und Vorgesetzten ohne großen Aufwand. Doch wie sieht es im Homeoffice aus? Wie gelingt es die alltäglichen und damit auch selbstverständlichen Dinge der Arbeitswelt auch im Homeoffice zu managen?

Eines der Herausforderungen kann die Nachweispflicht der Arbeitszeit darstellen. Excel ist für die Dokumentation der Arbeitszeiten ein meistgenutztes (und nicht mehr zeitgemäßes) Tool. Die Übertragung an Vorgesetzten und Personalabteilung ist hier aufwändig und oft fehlerbehaftet. Zudem können der Vorgesetzte und die Personalabteilung nicht nachvollziehen, ob ein Mitarbeiter „anwesend“ ist.

Weiterhin spielt auch die Abwesenheitsplanung eine große Rolle im Homeoffice. Angefangen von der Freigabe von Urlaubsanträgen und dessen Bearbeitung über die Gesamtübersicht von geplanten bzw. genommenen Urlauben. Der Papierantrag wird vom Arbeitnehmer ausgefüllt, der Vorgesetzte prüft diesen, trägt diesen in seine Übersicht und leitet das Dokument an die Personalabteilung weiter. Diese dokumentiert es ebenfalls und archiviert den Antrag in Papierform.. Oft führt sowohl der Vorgesetzte als auch die Personalabteilung eine Gesamtplanung der Urlaubsansprüche, Zeiträume und Resturlaube. Wie gelingt es sowohl die Freigabe von Urlaubsanträgen vor allem im Homeoffice, aber auch die Abwesenheitsplanung generell zu vereinfachen?

Und nicht zuletzt der Meldepflicht von Arbeitsverhinderungen, wie z. B. Krankheit. Wie sieht die Bereitstellung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aktuell aus? Der Mitarbeiter muss diese meist spätestens am dritten Kranktag beim Arbeitgeber vorlegen, was üblicherweise über den Postversandt läuft. Diese Vorgehensweise ist sowohl in der aktuellen Situation (Stichwort Quarantäne) und dazu noch im digitalen Zeitalter, überholt.

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In der aktuell schweren Zeit wünschen wir Ihnen und Ihren Angehörigen, nur das Beste und viel Gesundheit.