Effizienz für den alltäglichen Workflow

Was die Schubkarre mit HR-Prozessen zu tun hat.

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Stellen Sie sich vor, Ihre Aufgabe wäre es, einen riesigen Berg Pflastersteine von der einen Seite einer Großbaustelle zur anderen zu bringen. In jeder Hand einen Stein zu transportieren, wäre effektiv. Nach vielen Arbeitsstunden hätten Sie die Aufgabe dann erledigt. Effizienter wäre es jedoch, Sie nähmen eine Schubkarre. Oder gleich den Baukran. So einfach ist der Unterschied zwischen Effektivität und echter Effizienz erklärt.

Mit effektiven Maßnahmen kommen Sie zwar ans Ziel, effiziente Vorgehensweisen hingegen optimieren Prozesse und setzen Ressourcen für andere Aufgaben frei. Daher ergibt es Sinn, auch abseits der Baustelle, direkt im Personaler-Alltag, diesen Unterschied im Hinterkopf zu behalten. Personaldaten in Aktenordnern? Bei kleinerer Belegschaft noch praktisch, jetzt aber platzraubend und nicht von überall zugänglich, zum Beispiel aus dem Homeoffice. Zeiterfassung oder Entgeltabrechnung per Excel? Leicht zu bedienen, aber fehleranfällig und nicht ständig aktuell in Echtzeit. Verwaltungssysteme innerhalb eines Unternehmens sind oft organisch gewachsen und tun nur umständlich, was sie müssten.

Zeitaufwendige administrative Prozesse per Business Process Outsourcing auszulagern, ist die eine Möglichkeit. In eine HR-Software zu investieren und das entsprechende Know-how intern zu bündeln, ist die andere Option. Derzeit fördert der Bund mit dem Programm „Digital Jetzt!“ übrigens Unternehmen, die auf digitale Technologien setzen, auch in HR-Prozessen. Gute HR-Software automatisiert langwierige operative Aufgaben. Sie ermöglicht außerdem per Selfservice, dass die Belegschaft und Führungskräfte bestimmte Aufgaben (Adressänderungen, Arbeitsbescheinigungen erstellen usw.) selbst erledigen können, ohne den Umweg über die Personalabteilung.

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