Elektronisches A1-Bescheinigungsverfahren

Das erwartet Sie 2020

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Um innerhalb der EU oder in Island, Liechtenstein, Norwegen und der Schweiz arbeiten zu dürfen, brauchen Arbeitnehmer, Beamte und Selbständige eine A1-Bescheinigung. Was sich am Antragsverfahren geändert hat, haben wir für Sie untersucht.

Seit Januar 2019 muss in der Personalabteilung das elektronische Bescheinigungsverfahren genutzt werden, der A1-Antrag ist elektronisch über das Entgeltabrechnungssystem abzugeben. Ob die erforderliche A1-Bescheinigung bei grenzüberschreitender Erwerbstätigkeit vorhanden ist, wird laut der Deutschen Rentenversicherung aktuell verstärkt kontrolliert. Kann sie nicht vorgezeigt werden, droht ein empfindliches Bußgeld.

Für Ihre Kollegen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat arbeiten, kann eine A1-Bescheinigung übrigens für die Dauer von bis zu fünf Jahren für alle Mitgliedstaaten ausgestellt werden, in denen sie für gewöhnlich tätig sind.

Elektronisches Verfahren bleibt

Immer wieder gab es Gerüchte um eine eventuelle Abschaffung oder Einschränkung des elektronischen Verfahrens. Derzeit ist es aber nach Auskunft der Deutschen Rentenversicherung weiterhin so, dass lediglich für die Entsendung in Staaten, mit denen Deutschland ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen abgeschlossen hat, andere Entsendebescheinigungen als das A1-Formular nötig sind, während es für das sogenannte vertragslose Ausland (etwa Mexiko oder Indonesien) generell keine Entsendebescheinigungen gebe.

Vereinfachung bei kurzen Reisen

Da alle A1-Bescheinigungen nun über das Abrechnungssystem erstellt werden müssen, kann Ihre Software ab 1. Januar 2020 unmittelbar nach Antragstellung eine elektronische Bestätigung erstellen. Da eine A1-Bescheinigung auch fällig ist, wenn es sich nur um eine kurze Dienstreise in den europäischen Wirtschaftsraum handelt, vereinfacht das die rechtzeitige Erstellung der A1-Bescheinung. Sollte die Bescheinigung dennoch nicht fristgerecht vorliegen, sollte eine Kopie des aktuellen Antrags auf Ausstellung der A1-Bescheinigung mitgeführt werden, teilt die Deutsche Rentenversicherung mit: „Bei einer Entsendung nach Österreich empfiehlt es sich, zusätzlich einen Nachweis über die Anmeldung zur Sozialversicherung in Deutschland mitzunehmen. Das kann auch eine frühere A1-Bescheinigung sein.“

Tagungen nachträglich melden

Bei kurzfristigen oder kurzzeitigen Dienst- oder Geschäftsreisen bis zu sieben Tagen kann die A1-Bescheinigung im Bedarfsfall demnach auch nachträglich beantragt werden. Dies wird von der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs bestätigt, worauf das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hinweist. Diese Erleichterung gilt insbesondere für Tagungen, Meetings, Messebesuche oder Fortbildungen.

Besser im Voraus beantragen

Die Rentenversicherung empfiehlt jedoch, die jeweilige Kontrollpraxis in den Staaten zu beachten und eine A1-Bescheinigung gegebenenfalls im Voraus zu beantragen. So schreiben etwa Österreich und Frankreich eine Beantragung der A1-Bescheinigung vor dem Beginn der Entsendung vor, sodass sich bei diesen Ländern ein Verzicht auf die Bescheinigung nicht empfiehlt.

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