HR Payroll Service - Worauf sollten Sie achten?

Die elf wichtigsten Kriterien für die Wahl eines Anbieters.

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Ist die Entscheidung für die Auslagerung der Entgeltabrechnung über einen HR Payroll Service gefallen, beginnt die Suche nach einem Partner, auf den der Geschäftsprozess auf einer langfristigen Basis übertragen werden kann. Bei der Auswahl eines langfristigen Partners ist auf folgende Kriterien zu achten:

1.    Kompetenzen & Qualifikation
Der Dienstleister sollte einen Ansprechpartner bieten, der über die erforderliche Qualifikation verfügt und ausreichend Beruf¬serfahrung sammeln konnte. Müssen schon einfachste Nachfragen an weitere Fachabteilungen weitergereicht werden, kann dies die Abläufe im Alltag stark erschweren.

2.    Branchenkenntnisse
Im Idealfall betreut der Dienstleister bereits Kunden aus derselben Branche und verfügt deshalb über branchenspezifische Kenntnisse. Besonders in Branchen, in denen Besonderheiten bei der Entgeltabrechnung zu beachten sind macht sich solches Know-how bezahlt.

3.    Erreichbarkeit
Der Ansprechpartner sollte während der üblichen Geschäftszeiten des Kunden telefonisch erreichbar sein. Für per E-Mail vorgebrachte Anliegen sollte eine maximale Reaktionszeit vereinbart werden.

4.    Personelle Ausstattung
Mehrere mögliche Ansprechpartner sollten mit dem Kunden vertraut sein, sodass es weder während der Urlaubszeit noch durch den Weggang eines Sachbearbeiters zu Engpässen in der Betreuung des Kunden kommt.

5.    Technische Ausstattung
Modernste Software, die aktuellen Sicherheitsansprüchen genügt, und den Geschäftsprozess des Kunden im erforderlichen Maß abbilden kann, sichert die Basis für die erfolgreiche Abwicklung der Entgeltabrechnung des Kunden.

6.    Marktstabilität
Der Dienstleister sollte bereits seit einiger Zeit erfolgreich am Markt bestehen und sich als HR Payroll Service-Partner einen guten Ruf erarbeitet haben. Eine stabile Marktposition dient als Indiz für die Möglichkeit einer langjährigen Partnerschaft.

7.    Größe & Struktur
Die Unternehmensgröße und -struktur des Dienstleisters sollten zum Kunden passen. Ein Kleinbetrieb kann möglicherweise den Anforderungen von Konzernen nicht entsprechen. Ebenso kann es passieren, dass die Entgeltabrechnung kleinerer Unternehmen bei großen Abrechnern nicht den gewünschten persönlichen Service erfährt oder ihr Stellenwert zu gering ist.

8.    Sicherheit & Datenschutz
Soll die Entgeltabrechnung ausgelagert werden, muss eine große Menge kunden- und personenbezogener Daten an den Dienstleister übermittelt werden. Dieser sollte den Nachweis über die Sicherungsmaßnahmen erbringen, die sowohl die unbefugte Weitergabe als auch den Zugriff durch unberechtigte Dritte sowie Angriffe von außen verhindern.

9.    Vertragskonditionen
Transparenz ist beim HR Payroll Service-Vertrag die wichtigste Maxime. Die Leistungen, das Honorar, Kontroll- und Messkriterien, Kündigungsfristen und Beendigungsmodalitäten – diese und viele weitere Informationen gehören in den geschlossenen Vertrag.

10.    Sympathie
Beim HR Payroll Service arbeiten Menschen mit Menschen zusammen. Daher sollte man Wert darauf legen, Ansprechpartner persönlich kennenzulernen.

11.    Erweiterung
Je nach den zukünftigen Plänen sollte auch geklärt werden, ob die Möglichkeit besteht, dass der HR Payroll Service-Dienstleister weitere Prozesse übernimmt. So können später bei entsprechender Eignung auch Geschäftsprozesse wie das Recruiting, das Seminarmanagement oder die Personalentwicklung ausgelagert werden.

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