Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten – von der Produktion bis hin zur Verwaltung. Insbesondere die Personalverwaltung profitiert enorm von digitalen Lösungen, die Routineaufgaben vereinfachen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützen und Prozesse effizienter gestalten. Ein zentrales Werkzeug in dieser Transformation ist die digitale Personalakte.
Doch was genau ist eine digitale Personalakte? Welche Dokumente gehören hinein, welche nicht? Wie hilft sie dabei, Zeit und Kosten zu sparen, und was ist bei der Einführung zu beachten? Dieser Beitrag beleuchtet all diese Aspekte und liefert Ihnen einen umfassenden Leitfaden zur Digitalisierung Ihrer Personalakten.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist eine elektronische Lösung, die alle personalbezogenen Dokumente eines Mitarbeitenden an einem zentralen Ort speichert. Dazu zählen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, Weiterbildungsnachweise und viele weitere Unterlagen. Statt unübersichtlicher Papierakten wird die Verwaltung digital und damit deutlich effizienter und sicherer.
Die wichtigsten Merkmale der digitalen Personalakte:
- Zentralisierung: Alle Dokumente eines Mitarbeitenden sind an einem Ort gebündelt.
- Schneller Zugriff: Mit wenigen Klicks können relevante Unterlagen gefunden werden.
- Flexibilität: Dokumente können ortsunabhängig und in Echtzeit bearbeitet werden.
- Sicherheitsmaßnahmen: Strenge Zugriffsrechte und Verschlüsselungen schützen sensible Daten vor Missbrauch.
Digitale Personalakten sind oft Teil umfassender HR-Softwaresysteme, die weitere Funktionen wie Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Bewerbermanagement bieten.
Aktuelle Gesetzgebung – Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Eine gesetzliche Pflicht zur Einführung der digitalen Personalakte gibt es in Deutschland nicht. Arbeitgeber können weiterhin mit Papierakten arbeiten, sofern sie den Datenschutz sicherstellen und die gesetzlichen Archivierungsfristen einhalten.
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) macht allerdings klare Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten:
- Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
- Änderungen und Zugriffe müssen dokumentiert werden.
- Mitarbeitende haben ein Recht auf Einsicht und Löschung ihrer Daten.
Digitale Personalakten helfen Unternehmen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen. Sie machen es einfacher, den Überblick über Datenzugriffe und -änderungen zu behalten, und ermöglichen eine revisionssichere Speicherung.
Was beinhaltet eine digitale Personalakte?
Vertrags- und Bewerbungsunterlagen
Zu den zentralen Dokumenten in der digitalen Personalakte gehören:
- Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen.
- Bewerbungsschreiben und Lebensläufe.
- Kündigungsschreiben oder Aufhebungsverträge.
Zeugnisse und Weiterbildungsnachweise
Die langfristige Dokumentation von Qualifikationen spielt eine wichtige Rolle. Typische Inhalte sind:
- Arbeitszeugnisse.
- Zertifikate von Schulungen und Weiterbildungen.
- Nachweise über erworbene Fähigkeiten.
Die digitale Ablage dieser Dokumente sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit auf wichtige Unterlagen zugreifen können – zum Beispiel bei internen Entwicklungsprogrammen oder Auditierungen.
Was gehört nicht in eine digitale Personalakte?
Private Informationen
Persönliche Daten, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, haben in der Personalakte nichts verloren. Dazu gehören:
- Informationen über das Familienleben.
- Details über finanzielle Verhältnisse der Mitarbeitenden.
Krankheitsdaten (außer relevanter Abwesenheitsnachweise)
Besonders sensible Gesundheitsdaten, wie Diagnosen oder Arztberichte, dürfen aufgrund strenger Datenschutzregelungen nicht in der Personalakte gespeichert werden. Zulässig sind lediglich:
- Krankmeldungen.
- Bescheinigungen über längere Abwesenheiten, z. B. Elternzeit oder Reha-Aufenthalte.
Welche Vorteile bieten digitale Personalakten?
Zeit- und Kostenersparnis
Weniger Papier, weniger Aufwand
Traditionelle Personalakten bestehen aus umfangreichen Papierdokumenten, die regelmäßig aktualisiert, abgelegt und archiviert werden müssen. Dieser Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Eine digitale Personalakte macht diesen Verwaltungsaufwand überflüssig. Dokumente können einfach elektronisch gespeichert, durchsucht und abgerufen werden.
Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Aufgaben
Viele Personalprozesse – wie Vertragsänderungen, Genehmigungen oder Urlaubsanträge – erfordern manuelle Schritte und Genehmigungen. Digitale Personalakten bieten automatisierte Workflows, die Genehmigungsprozesse beschleunigen, Erinnerungen setzen und Verzögerungen vermeiden.
Reduzierte Lager- und Archivierungskosten
Mit einer digitalen Personalakte entfallen Druck-, Lager- und Archivierungskosten für Papierakten. Unternehmen sparen nicht nur Materialkosten, sondern auch die Kosten für die physische Aufbewahrung und Verwaltung der Dokumente.
Schneller Zugriff auf Informationen
Anstatt physische Akten in Aktenschränken zu durchsuchen, ermöglicht eine digitale Personalakte eine sofortige Suche per Schlagwort oder Filter. HR-Mitarbeitende können Dokumente in Sekundenschnelle finden, was die Bearbeitungszeit erheblich reduziert.
Verbesserte Transparenz und Zusammenarbeit
Zentralisierte Speicherung für mehr Übersicht
Alle relevanten Personaldokumente sind an einem zentralen digitalen Ort gespeichert. Das sorgt für mehr Transparenz, da Informationen nicht mehr verstreut in verschiedenen Ordnern, E-Mails oder Aktenschränken abgelegt sind.
Berechtigungsgesteuerter Zugriff für verschiedene Nutzergruppen
HR-Mitarbeitende, Vorgesetzte oder Mitarbeitende selbst können – je nach Berechtigung – auf relevante Dokumente zugreifen. Dies reduziert unnötige Rückfragen an die Personalabteilung und fördert eine effizientere Zusammenarbeit.
Bessere Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Digitale Personalakten erfassen alle Änderungen und Zugriffe in einem Protokoll, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welches Dokument bearbeitet oder eingesehen hat. Das verbessert die Revisionssicherheit und schützt vor unbefugten Änderungen.
Nachhaltigkeit – Umweltfreundlich und ressourcenschonend
Reduzierter Papierverbrauch
Ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden verwaltet Tausende von Dokumenten pro Jahr. Durch den Wechsel zur digitalen Personalakte können Unternehmen Papier, Druckertinte und andere Ressourcen erheblich einsparen.
Weniger physischer Transport von Dokumenten
Digitale Personalakten machen das Versenden von physischen Dokumenten überflüssig. Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Schulungszertifikate können sicher per elektronischem Dokumentenaustausch übermittelt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den CO₂-Fußabdruck.
Platzersparnis durch digitale Archivierung
Anstatt physische Aktenarchive zu pflegen, können Unternehmen mit digitalen Personalakten wertvollen Büroraum sparen und effizienter nutzen.
Flexibilität und ortsunabhängiger Zugriff
Mobil und standortunabhängig arbeiten
Gerade in Zeiten von Remote Work und Homeoffice ist es essenziell, dass Personalunterlagen ortsunabhängig und sicher abrufbar sind. Mit einer digitalen Personalakte können HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeitende von überall auf ihre Unterlagen zugreifen – sei es im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Integration mit anderen HR-Systemen
Digitale Personalakten lassen sich nahtlos in andere HR-Softwarelösungen integrieren, beispielsweise in:
- Zeiterfassungssysteme
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Bewerbermanagement-Systeme
- Weiterbildungstools
Diese Integration erleichtert den Datenabgleich und reduziert doppelte Dateneingaben.
Datenschutz und Sicherheit
Besserer Schutz sensibler Personaldaten
Papierakten sind anfällig für Verlust, Diebstahl oder Beschädigung. Digitale Personalakten bieten dagegen:
- Verschlüsselte Speicherung der Dokumente
- Sichere Zugriffskontrollen durch Passwörter und Berechtigungen
- Automatische Backups, um Datenverluste zu vermeiden
DSGVO-konforme Verwaltung
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass Unternehmen personenbezogene Daten sicher verwalten und unbefugten Zugriff verhindern müssen. Eine digitale Personalakte bietet hierfür alle notwendigen Funktionen, wie z. B.:
- Zugriffsprotokolle, um nachzuverfolgen, wer wann welche Dokumente geöffnet hat
- Löschfristen, um Daten gemäß gesetzlicher Vorgaben automatisch zu entfernen
- Berechtigungsstufen, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen bestimmte Daten sehen können
Verbesserte Compliance und Rechtssicherheit
Automatische Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Personalunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. 6 Jahre für Gehaltsabrechnungen nach § 257 HGB). Digitale Personalakten erleichtern die Einhaltung dieser Vorgaben durch automatische Erinnerungen oder das systematische Löschen veralteter Daten.
Einfache Auditierbarkeit
Bei Prüfungen durch Betriebsräte oder Behörden sind alle relevanten Dokumente sofort digital verfügbar. Unternehmen müssen keine Papierakten durchsuchen, sondern können die gewünschten Informationen innerhalb weniger Klicks bereitstellen.
Elektronische Signaturen für mehr Effizienz
Mit digitalen Personalakten können Unternehmen auch elektronische Signaturen nutzen, um Dokumente wie Arbeitsverträge, Datenschutzvereinbarungen oder Schulungsnachweise rechtskonform zu unterzeichnen – ganz ohne Papier.
Bessere Mitarbeiterzufriedenheit
Einfacher Zugang zu wichtigen Dokumenten
Mitarbeitende können selbstständig auf ihre Unterlagen zugreifen, z. B.:
- Arbeitsverträge
- Gehaltsabrechnungen
- Weiterbildungsnachweise
Das reduziert Rückfragen an die Personalabteilung und gibt den Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung über ihre Unterlagen.
Schnellere Bearbeitung von Anfragen
Ob Urlaubsanträge, Gehaltsnachweise oder Vertragsänderungen – digitale Prozesse beschleunigen die Bearbeitung und reduzieren Wartezeiten für Mitarbeitende.
Moderne Arbeitsweise steigert Attraktivität als Arbeitgeber
Digitale Prozesse stehen für Innovation und Effizienz. Unternehmen, die moderne HR-Technologien nutzen, gelten als attraktive Arbeitgeber, die Mitarbeitenden moderne, flexible und transparente Lösungen bieten.
Digitale Personalakte: Auswahl des richtigen Anbieters
Warum ist die Wahl des richtigen Anbieters so wichtig?
Die digitale Personalakte ist ein zentraler Bestandteil der Personalverwaltung. Sie enthält sensible und vertrauliche Daten, die gesetzlich geschützt sind. Ein unsicheres oder schlecht integriertes System kann nicht nur ineffizient sein, sondern auch rechtliche Risiken mit sich bringen.
Die Wahl eines zuverlässigen Anbieters stellt sicher, dass:
- Verschlüsselte Speicherung der Dokumente
- Sichere Zugriffskontrollen durch Passwörter und Berechtigungen
- Automatische Backups, um Datenverluste zu vermeiden
Unternehmen sollten daher systematisch vorgehen, um den besten Anbieter auszuwählen.
Kriterien für die Anbieterwahl
Es gibt eine Vielzahl von Anbietern für digitale Personalakten. Doch welche Aspekte sind wirklich entscheidend?
Datenschutz & Sicherheit
Der Schutz sensibler Personaldaten ist oberstes Gebot. Ein seriöser Anbieter muss nachweislich hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Wichtige Aspekte sind:
- DSGVO-Konformität: Die Datenverarbeitung muss den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen.
- Serverstandort in der EU: Idealerweise werden die Daten in Deutschland oder einem anderen EU-Land gespeichert.
- Verschlüsselungstechnologie: Daten sollten Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert und übertragen werden.
- Zugriffskontrollen: Es sollte ein differenziertes Berechtigungssystem geben, das verhindert, dass unbefugte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten.
- Audit-Logs & Protokollierung: Alle Zugriffe und Änderungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Ein Anbieter, der diese Punkte nicht erfüllt, stellt ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar.
Benutzerfreundlichkeit & Bedienkomfort
Eine digitale Personalakte sollte intuitiv und leicht verständlich sein. Eine komplizierte oder schwer zu erlernende Software führt zu Widerstand in der Belegschaft und ineffizienter Nutzung.
Wichtige Fragen:
- Ist die Oberfläche übersichtlich und intuitiv gestaltet?
- Können HR-Mitarbeitende und Führungskräfte die Software ohne lange Schulungen nutzen?
- Gibt es eine klare Dokumentenstruktur mit schnellen Suchfunktionen?
- Wie sieht der Onboarding-Prozess für neue Benutzer aus?
Eine benutzerfreundliche Software spart Zeit und fördert die Akzeptanz in der Belegschaft.
Integrationsfähigkeit mit bestehenden HR-Systemen
Ein entscheidendes Kriterium ist die nahtlose Integration in bereits vorhandene HR-Software, z.B.:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme
- Bewerbermanagement-Systeme
- Zeiterfassungssysteme
- Learning-Management-Systeme
Falls die digitale Personalakte nicht mit den bestehenden Systemen kompatibel ist, führt dies zu zusätzlichem manuellen Aufwand und erhöhtem Fehlerrisiko.
Daher ist es wichtig zu prüfen:
- Unterstützt die Software Schnittstellen (APIs) zu anderen HR-Systemen?
- Funktioniert die Lösung reibungslos mit bestehenden Programmen wie SAP, DATEV oder VEDA HR-Software?
- Können Daten einfach importiert und exportiert werden?
Die beste digitale Personalakte ist nutzlos, wenn sie nicht mit anderen Systemen kommuniziert.
Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit
Unternehmen entwickeln sich weiter – die Software sollte mitwachsen. Eine digitale Personalakte muss skalierbar sein, damit sie auch in Zukunft den Anforderungen entspricht.
Wichtige Punkte:
- Kann das System problemlos für neue Mitarbeitende oder Standorte erweitert werden?
- Gibt es regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen?
- Ist der Anbieter ein langfristiger Marktteilnehmer oder nur ein kurzfristiger Anbieter?
Eine Investition in eine nicht zukunftssichere Lösung kann zu hohen Kosten für einen späteren Wechsel führen.
Support & Servicequalität
Egal wie gut eine Software ist – technischer Support ist unerlässlich.
Wichtige Fragen:
- Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner für technische Probleme?
- Ist der Support telefonisch, per E-Mail oder per Chat erreichbar?
- Wie schnell sind die Reaktionszeiten im Supportfall?
- Gibt es eine detaillierte Dokumentation oder Schulungen?
Ein Anbieter mit einem zuverlässigen Support hilft, Probleme schnell zu lösen und Ausfallzeiten zu minimieren.
Automatisierung & Workflows
Eine moderne digitale Personalakte sollte über automatisierte Workflows verfügen, die Personalprozesse vereinfachen.
Wichtige Funktionen:
- Automatische Erinnerungen für auslaufende Verträge oder Zertifikate
- Genehmigungs-Workflows für Dokumente (z. B. Arbeitsverträge oder Gehaltsänderungen)
- Volltextsuche und Dokumentenerkennung für eine schnelle Bearbeitung
Automatisierungen sparen Zeit und reduzieren Fehler.
Anbieter vergleichen: So gehen Unternehmen vor
Die Wahl eines geeigneten Anbieters erfordert einen strukturierten Auswahlprozess.
Schritt 1: Bedarfsanalyse im Unternehmen
- Welche Anforderungen haben wir an eine digitale Personalakte?
- Wie viele Mitarbeitende sollen verwaltet werden?
- Welche Systeme müssen integriert werden?
- Welche Datenschutzanforderungen sind besonders wichtig?
Schritt 2: Recherche und Anbieterlisten erstellen
- Erstellen Sie eine Liste potenzieller Anbieter.
- Prüfen Sie Bewertungen, Referenzen und Erfahrungen anderer Unternehmen.
Schritt 3: Anbieter kontaktieren und Demos testen
- Vereinbaren Sie Live-Demos oder Testzugänge.
- Lassen Sie die Software von HR-Mitarbeitenden und IT-Abteilung testen.
Schritt 4: Angebote einholen & Preis-Leistungs-Verhältnis bewerten
- Vergleichen Sie Funktionsumfang, Lizenzmodelle und Support-Angebote.
- Achten Sie auf versteckte Kosten für zusätzliche Module oder Support.
Schritt 5: Entscheidung und Implementierung planen
- Wählen Sie den Anbieter, der am besten zu den Unternehmensanforderungen passt.
- Planen Sie eine schrittweise Implementierung, um den Übergang reibungslos zu gestalten.
Einführung der digitalen Personalakte: So gelingt der Umstieg
Change-Management und Mitarbeitereinbindung
Die Einführung neuer Technologien erfordert Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Maßnahmen wie diese fördern die Akzeptanz:
- Frühzeitige Kommunikation: Informieren Sie Ihre Teams über die geplante Einführung und die Vorteile der digitalen Personalakte.
- Schulungen und Workshops: Praxisschulungen nehmen Unsicherheiten und fördern den sicheren Umgang mit der neuen Lösung.
- Key-User definieren: Benennen Sie zentrale Ansprechpersonen in jeder Abteilung, die als Multiplikatoren fungieren und die Einführung unterstützen.
Schrittweise Implementierung
Die Einführung einer digitalen Personalakte stellt für Unternehmen einen grundlegenden Wandel dar – nicht nur technologisch, sondern auch in Bezug auf Arbeitsprozesse. Um den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten, empfiehlt es sich, die Implementierung schrittweise durchzuführen. Dieser Ansatz minimiert Risiken, erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Nachfolgend finden Sie eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Schritte:
1. Pilotprojekte starten
Der Einstieg in die digitale Personalakte sollte idealerweise mit einer Testphase beginnen, in der die neue Lösung in einer oder zwei ausgewählten Abteilungen eingesetzt wird. Diese Pilotprojekte bieten mehrere Vorteile:
Risikoarme Einführung: Fehler und Schwachstellen in der Software oder im Prozess können in einem überschaubaren Rahmen identifiziert werden, bevor die Lösung unternehmensweit ausgerollt wird.
Erfahrungen sammeln: Die HR-Abteilung kann wertvolle Erkenntnisse über die Nutzung der digitalen Personalakte sammeln, zum Beispiel zu Schulungsbedarf oder häufig auftretenden Fragen der Mitarbeitenden.
Interne Botschafter schaffen: Mitarbeitende aus den Pilotabteilungen können später als Multiplikatoren fungieren und ihre positiven Erfahrungen mit anderen Teams teilen, was die Akzeptanz erhöht.
Beispiel: Starten Sie mit der Einführung in einer kleinen Abteilung, wie dem Controlling, wo strukturierte Prozesse bereits etabliert sind.
2. Ergebnisse analysieren und optimieren
Nach Abschluss der Pilotphase ist eine gründliche Analyse der Ergebnisse essenziell. Dazu gehört:
Auswertung der Nutzungsdaten: Welche Funktionen werden häufig genutzt, und wo gibt es Hindernisse?
Mitarbeiterfeedback: Was empfinden die Mitarbeitenden als hilfreich, und wo sehen sie noch Verbesserungsbedarf?
Technische Prüfung: Gab es technische Probleme, wie Systemausfälle, langsame Ladezeiten oder Schwierigkeiten bei der Integration in bestehende HR-Systeme?
Auf Basis dieser Erkenntnisse sollten Sie die digitale Personalakte anpassen, bevor sie unternehmensweit eingeführt wird. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Lösung optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden zugeschnitten ist.
3. Schrittweise Rollouts planen
Der Rollout der digitalen Personalakte sollte in Etappen erfolgen, zum Beispiel:
Abteilungsweise Einführung: Beginnen Sie mit kleineren Abteilungen und arbeiten Sie sich schrittweise zu größeren oder komplexeren Teams vor.
Standortbasierte Implementierung: Bei Unternehmen mit mehreren Standorten kann die Einführung in einer Pilotregion beginnen, bevor andere Standorte integriert werden.
Priorisierung nach Aufgabenbereichen: Starten Sie mit Bereichen, in denen die Nutzung der digitalen Personalakte besonders dringlich ist, wie der Lohnabrechnung oder dem Recruiting.
Durch diese Vorgehensweise kann das Projektmanagement die Einführung besser überwachen und sicherstellen, dass jedes Team oder jeder Standort ausreichend Unterstützung erhält.
4. Mitarbeitende und Führungskräfte schulen
Eine schrittweise Einführung bietet den Vorteil, dass Schulungen gezielt geplant und durchgeführt werden können. Statt alle Mitarbeitenden auf einmal zu schulen, können Trainings in Wellen organisiert werden. Wichtig ist dabei:
Praxisorientierte Schulungen: Stellen Sie sicher, dass die Schulungsinhalte praxisnah sind und direkt im Arbeitsalltag angewendet werden können.
Unterschiedliche Zielgruppen: Führungskräfte, HR-Mitarbeitende und andere Teammitglieder haben unterschiedliche Anforderungen an die digitale Personalakte. Die Schulungen sollten auf diese Zielgruppen abgestimmt sein.
Fortlaufende Unterstützung: Auch nach den Schulungen sollten Mitarbeitende Zugriff auf Support-Materialien haben, wie Handbücher, FAQs oder ein internes Wiki.
5. Technischen Support gewährleisten
Während der gesamten Implementierungsphase sollte ein zuverlässiger technischer Support gewährleistet sein. Dies ist besonders wichtig, da technische Schwierigkeiten zu Unsicherheiten und Frustration bei den Mitarbeitenden führen können. Hierzu gehören:
Schnelle Reaktionszeiten bei Problemen: Ein fester Ansprechpartner für technische Fragen gibt Sicherheit.
Begleitung durch den Anbieter: Viele Softwareanbieter bieten umfassenden Support während der Einführung – von der Integration bis zur Behebung von Fehlern.
Systemtests vor jedem Rollout: Vor der Einführung in einer neuen Abteilung oder einem neuen Standort sollte die Lösung gründlich getestet werden, um Probleme zu vermeiden.
6. Fortlaufende Optimierung und Feedback
Die Einführung der digitalen Personalakte endet nicht mit dem Rollout. Unternehmen sollten die Nutzung der Lösung regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen. Dazu gehört:
Nutzungsauswertungen: Welche Funktionen werden intensiv genutzt, und wo gibt es Optimierungspotenzial?
Kontinuierliches Feedback: Mitarbeitende sollten regelmäßig die Möglichkeit haben, ihre Erfahrungen mit der digitalen Personalakte zu teilen. Dies kann durch jährliche Umfragen oder Feedback-Workshops geschehen.
Regelmäßige Updates: Softwarelösungen entwickeln sich ständig weiter. Nutzen Sie Updates, um von neuen Funktionen oder verbesserten Sicherheitsstandards zu profitieren.
Vorteile einer schrittweisen Implementierung
- Minimiertes Risiko: Fehler werden frühzeitig erkannt und behoben, bevor sie größere Auswirkungen haben.
- Erhöhte Akzeptanz: Mitarbeitende haben mehr Zeit, sich an die neue Lösung zu gewöhnen, was die Akzeptanz steigert.
- Flexibilität: Probleme oder Anpassungen können während der Einführung berücksichtigt werden, ohne den gesamten Prozess zu stören.
Mit einer schrittweisen Implementierung können Unternehmen sicherstellen, dass die Einführung der digitalen Personalakte nicht nur technologisch erfolgreich ist, sondern auch die Mitarbeitenden überzeugt und langfristig Vorteile bringt.
Digitale Personalakten und Datenschutz: Was muss beachtet werden?
DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffskontrolle
Digitale Personalakten müssen höchsten Datenschutzanforderungen entsprechen. Das bedeutet:
- Verschlüsselte Speicherung der Daten.
- Regelmäßige Backups, um Datenverluste zu vermeiden.
- Protokollierung aller Zugriffe.
Rechte der Mitarbeitenden
Mitarbeitende haben ein Anrecht darauf, ihre in der Personalakte gespeicherten Daten einzusehen und gegebenenfalls korrigieren oder löschen zu lassen.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte von VEDA?
VEDA bietet eine umfassende Lösung, die nicht nur rechtssicher, sondern auch benutzerfreundlich und anpassbar ist. Besondere Vorteile sind:
- Flexibilität: Skalierbar für Unternehmen jeder Größe.
- Support: Umfassende Betreuung bei der Einführung und im laufenden Betrieb.
- DSGVO-Konformität: Höchste Sicherheitsstandards werden eingehalten.
Fazit digitale Personalakte
Die digitale Personalakte ist ein Schlüsselwerkzeug für die moderne Personalverwaltung. Sie spart Zeit und Kosten, verbessert die Transparenz und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Unternehmen, die auf digitale Lösungen setzen, profitieren von einer effizienteren Verwaltung und einer besseren Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
FAQ zur digitalen Personalakte
Wie lange dauert die Einführung?
Je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse kann die Einführung einige Wochen bis Monate dauern.
Ist die digitale Personalakte sicher?
Ja, bei Einhaltung der DSGVO und durch Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
Welche Kosten entstehen?
Die Kosten variieren, umfassen jedoch Lizenz-, Schulungs- und Integrationskosten.
Wann wird die digitale Personalakte Pflicht?
Eine gesetzliche Verpflichtung gibt es nicht. Dennoch wird die digitale Personalakte zum Standard, da sie Effizienz und DSGVO-Konformität bietet.