Das Wichtigste zur Teilzeitkrankschreibung auf einen Blick:
Die Teilzeitkrankschreibung soll ab 1. Januar 2028 gelten. Beschäftigte können dann in Stufen von 25, 50 oder 75 Prozent teilarbeitsunfähig sein. Voraussetzung sind eine ärztliche Feststellung sowie die Zustimmung von Beschäftigten und Arbeitgeber. Für die geleistete Arbeitszeit wird anteiliges Entgelt gezahlt, für den krankheitsbedingt ausfallenden Anteil kann nach Ende der Entgeltfortzahlung Teilkrankengeld greifen. Für HR und Payroll bedeutet das neue Prozesse, Meldewege und technische Anforderungen.
Teilzeitkrankschreibung: Alles was HR jetzt schon wissen muss
Krankgeschrieben oder arbeitsfähig – bislang kennt das deutsche Arbeitsrecht im Krankheitsfall im Wesentlichen nur diese beiden Zustände. Das soll sich künftig ändern. Mit der sogenannten Teilarbeitsunfähigkeit, häufig auch als Teilzeitkrankschreibung bezeichnet, können Beschäftigte trotz einer Erkrankung einen Teil ihrer bisherigen Tätigkeit weiter ausüben.
Die entsprechende Regelung wurde im Juli 2026 mit dem GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz beschlossen. Sie soll ab dem 1. Januar 2028 gelten. Für Personalabteilungen und insbesondere die Entgeltabrechnung bringt das neue Modell einige Veränderungen mit sich.
Was bedeutet Teilzeitkrankschreibung?
Die Teilzeitkrankschreibung ermöglicht es Beschäftigten, während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit einen Teil ihrer regulären Arbeitszeit zu leisten. Gesetzlich wird dafür der Begriff Teilarbeitsunfähigkeit verwendet.
Gedacht ist das Modell insbesondere für länger andauernde Erkrankungen, bei denen eine vollständige Rückkehr an den Arbeitsplatz noch nicht möglich oder medizinisch sinnvoll ist, gleichzeitig aber eine gewisse Leistungsfähigkeit vorhanden bleibt.
Die geplante Regelung sieht feste Abstufungen vor. Ärztinnen und Ärzte können eine teilweise Arbeitsfähigkeit beziehungsweise Teilarbeitsunfähigkeit in Stufen von 25, 50 oder 75 Prozent der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit feststellen.
Ein Beispiel: Kann eine Mitarbeiterin gesundheitlich derzeit nur die Hälfte ihrer üblichen Arbeitszeit leisten, könnte sie künftig teilweise arbeiten, während der übrige Anteil weiterhin als krankheitsbedingter Ausfall behandelt wird.
Für die Praxis ist die Abgrenzung wichtig. Die Teilzeitkrankschreibung ist keine Wiedereingliederung im Sinne des Hamburger Modells, auch wenn beide auf einen sanften Übergang zielen. Den Unterschied klären wir weiter unten im Detail.
Rechtlicher Stand 2026: Was gilt aktuell?
Im Jahr 2026 ist eine reguläre Teilzeitkrankschreibung in Deutschland noch nicht möglich. Beschäftigte gelten grundsätzlich entweder als arbeitsfähig oder als arbeitsunfähig.
Das GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz wurde jedoch am 10. Juli 2026 beschlossen. Die gesetzlichen Grundlagen für die Teilarbeitsunfähigkeit und das sogenannte Teilkrankengeld werden insbesondere mit den neuen §§ 44c und 44d SGB V geschaffen.
Die neuen Vorschriften zur Teilarbeitsunfähigkeit sollen zum 1. Januar 2028 in Kraft treten. Ab diesem Datum können Ärzte offiziell eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen, die ausdrücklich eine Teilzeittätigkeit vorsieht. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Bis dahin bleibt Zeit, Prozesse und Abstimmungswege vorzubereiten, aber keine Zeit für unverbindliches Abwarten.
Voraussetzungen: Wann ist eine Teilzeitkrankschreibung möglich?
Die Teilarbeitsunfähigkeit soll nicht für jede kurzfristige Erkältung oder wenige Krankheitstage gedacht sein. Nach der neuen Regelung kommt sie insbesondere bei nicht nur geringfügigen Erkrankungen infrage.
Voraussetzung ist nach derzeitiger Ausgestaltung, dass die Arbeitsunfähigkeit nach ärztlicher Einschätzung voraussichtlich mehr als vier Wochen dauern wird.
Infrage kommen beispielsweise längere Genesungsphasen etwa bei:
- psychischen Erkrankungen, bei denen eine Teilzeitarbeit therapeutisch sinnvoll sein kann,
- Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems, bei denen eine verringerte Arbeitsbelastung für die Genesung förderlich ist,
- anderen Erkrankungen wie etwa Krebserkrankungen, bei den während oder nach Therapiephasen eine begrenzte Arbeitsfähigkeit besteht.
Entscheidend ist jedoch immer die individuelle medizinische Beurteilung.
Zudem müssen mehrere Beteiligte zustimmen. Die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt stellt fest, ob und in welchem Umfang eine teilweise Leistungsfähigkeit besteht. Die beschäftigte Person muss die teilweise Arbeitsaufnahme selbst wollen. Zusätzlich muss auch der Arbeitgeber zustimmen.
Die Teilzeitkrankschreibung ist damit kein Instrument, mit dem Unternehmen erkrankte Mitarbeitende einseitig zur Rückkehr an den Arbeitsplatz verpflichten können.
Bild: Prozess und Voraussetzungen der Teilkrankschreibung
Entgeltfortzahlung und Krankengeld: Was ändert sich für die Payroll?
Besonders relevant wird die neue Regelung für die Entgeltabrechnung.
Grundsätzlich gilt: Kehrt eine teilarbeitsunfähige Person für eine bestimmte Zeit an ihren Arbeitsplatz zurück, erhält sie für die tatsächlich geleistete Arbeit grundsätzlich anteiliges Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber. Für den krankheitsbedingt nicht geleisteten Anteil kann nach Ablauf der Entgeltfortzahlung ein entsprechender Anspruch auf Teilkrankengeld gegenüber der Krankenkasse bestehen.
Wichtig ist dabei: Die gesetzliche Dauer der 6-wöchigen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wird durch die Teil-AU grundsätzlich nicht berührt.
Für Payroll-Abteilungen bedeutet das künftig unter anderem, unterschiedliche Entgeltbestandteile und Leistungszeiträume sauber voneinander abzugrenzen. Außerdem müssen die Melde- und Beitragsverfahren angepasst werden.
Genau hier zeigt sich das Risiko vieler Payroll-Abteilungen. Hängt die Abrechnung an einer einzelnen Fachkraft, wird jede Sonderkonstellation zum Engpass. Fällt diese Person aus, steht die korrekte Verarbeitung der Teilzeit-AU auf der Kippe.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeitender arbeitet vier statt acht Stunden täglich für sechs Wochen. Die Abrechnung muss Arbeitsentgelt und Fortzahlung für jeden Zeitraum sauber ausweisen. Wer das per Hand rechnet, riskiert Fehler, die auffallen und ärgern.
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Darf der Arbeitgeber eine Teilzeitkrankschreibung ablehnen?
Die Frage nach der Ablehnung ist eine der häufigsten in der HR-Praxis. Kurz gesagt: Eine Teilzeitkrankschreibung ist an die Zustimmung des Arbeitgebers geknüpft.
Der Hintergrund ist praktisch. Nicht jeder Arbeitsplatz lässt sich in Stunden oder Aufgaben reduzieren. Wenn der Betrieb die reduzierte Tätigkeit nicht sinnvoll organisieren kann, ist eine Ablehnung möglich.
Der Arbeitgeber soll nach der Anzeige sieben Kalendertage Zeit haben, zu prüfen, ob der konkrete Arbeitsplatz und die betrieblichen Abläufe für die teilweise Arbeitsaufnahme geeignet sind und dem Mitarbeitenden eine Antwort zu geben.
Erfolgt innerhalb dieser Frist keine Erklärung, gilt der Arbeitsplatz als geeignet.
Daher unser Tipp: Prüfen Sie jeden Fall einzeln und dokumentieren Sie Ihre Entscheidung. Eine nachvollziehbare Begründung schützt vor späteren Diskussionen oder Konflikten mit Mitarbeitenden oder Betriebsrat.
Unterschied zum Hamburger Modell der Wiedereingliederung
Auf den ersten Blick erinnert die Teilzeitkrankschreibung an die stufenweise Wiedereingliederung, häufig auch Hamburger Modell genannt. Beide Instrumente sollen es ermöglichen, nach oder während einer längeren Erkrankung schrittweise wieder stärker am Arbeitsleben teilzunehmen.
Es gibt jedoch einen wesentlichen Unterschied.
Bei der stufenweisen Wiedereingliederung nach § 74 SGB V gilt die betroffene Person weiterhin als vollständig arbeitsunfähig. Die Arbeitszeit wird im Rahmen eines Wiedereingliederungsplans schrittweise erhöht. In der Regel erhält die Person währenddessen weiterhin Krankengeld oder eine andere Entgeltersatzleistung.
Die Teilzeitkrankschreibung dagegen setzt eine teilweise Arbeitsfähigkeit voraus. Der Mitarbeitende ist eben nicht komplett arbeitsunfähig, sondern arbeitet regulär in reduziertem Umfang. Für die geleistete Zeit zahlt der Arbeitgeber reguläres Entgelt.
Die zentralen Unterschiede im Überblick:
| Hamburger Modell | Teilzeit AU |
|---|---|---|
Status |
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Zeitpunkt |
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Vergütung |
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Die Teil-AU schafft damit einen zusätzlichen Status zwischen vollständiger Arbeitsfähigkeit und vollständiger Arbeitsunfähigkeit. Die stufenweise Wiedereingliederung wird durch die neue Regelung somit nicht ersetzt, sondern stellt künftig zwei unterschiedliche Instrumente für verschiedene Situationen zur Verfügung.
Chancen und Risiken: Was HR-Abteilungen wissen müssen
Die Teilzeitkrankschreibung bringt Chancen und Risiken. HR-Teams sollten beide kennen, bevor Sie den Prozess im Unternehmen aufsetzen.
Chancen der Teilzeitkrankschreibung:
Ein wesentlicher Vorteil kann darin liegen, Beschäftigte während längerer Erkrankungen stärker im Arbeitsleben zu halten.
Internationale Erfahrungen, insbesondere aus skandinavischen Ländern, deuten darauf hin, dass Modelle einer teilweisen Arbeitsunfähigkeit eine frühere und nachhaltigere Rückkehr in den Beruf unterstützen können. Auch das deutsche Gesetzgebungsverfahren verweist auf entsprechende Untersuchungen.
Für Beschäftigte kann eine reduzierte Arbeitsbelastung beispielsweise dazu beitragen, soziale Kontakte und Tagesstrukturen aufrechtzuerhalten. Gerade bei längeren oder psychischen Erkrankungen kann dies je nach individueller Situation hilfreich sein.
Auch Unternehmen können davon profitieren, wenn vorhandenes Leistungsvermögen erhalten bleibt und Know-how nicht über Wochen oder Monate vollständig aus dem Betrieb verschwindet.
Risiken der Teilzeitkrankschreibung:
Auf der Risikoseite steht der administrative Aufwand. Jede Teilzeit-AU erzeugt zusätzliche Prüf-, Melde- und Abrechnungsschritte. Ohne digitale Prozesse frisst das Kapazität, die HR-Teams an anderer Stelle dringender braucht.
Hinzu kommen organisatorische Fragen. Nicht jede Tätigkeit lässt sich problemlos auf 25, 50 oder 75 Prozent reduzieren. Gerade bei Schichtarbeit, Produktionsarbeitsplätzen, Tätigkeiten mit hoher Verantwortung oder stark voneinander abhängigen Arbeitsprozessen kann eine teilweise Beschäftigung schwierig umzusetzen sein.
Eine aktuelle Personalleiterbefragung von Randstad und dem ifo Institut ergab, dass etwa 50% der befragten Unternehmen die neue Regelung kritisch sehen. Als Gründe werden u.a. die schwierige Abgrenzung zwischen “zwischen arbeitsfähig und arbeitsunfähig” und der zusätzliche Aufwand genannt.
Auch vom Sozialverband VdK gibt es Kritik am Modell. Die Sorge: Dass aus einem freiwilligen Angebot ein indirekter Druck entsteht, trotz Krankheit teilweise zu arbeiten.
Für HR heißt das: Nutzen Sie die Chancen, aber gehen Sie sensibel mit dem Thema um. Und: unterschätzen Sie den Aufwand nicht. Eine durchgängige HR Suite verbindet Zeiterfassung, Personalakte und Payroll. So bleibt der Prozess beherrschbar, und Ihr Team gewinnt Zeit für echte Personalarbeit statt Verwaltung.
Quick Guide: Wie sich HR jetzt vorbereiten kann
Die Teilzeitkrankschreibung verändert den bisherigen Grundsatz „arbeitsfähig oder arbeitsunfähig“. Ab 2028 entsteht mit der Teilarbeitsunfähigkeit ein zusätzlicher Status, der insbesondere Menschen mit länger andauernden Erkrankungen einen flexibleren Zugang zum Arbeitsleben ermöglichen soll.
Bis zur tatsächlichen Einführung bleiben noch zahlreiche praktische Details zu klären. Für HR-Abteilungen lohnt es sich dennoch, die Entwicklung bereits jetzt zu verfolgen, damit das neue Verfahren im Arbeitsalltag reibungslos funktioniert.
Wir haben ein paar schnelle Tipps zusammengestellt, welche Schritte jetzt schon sinnvoll sein können:
- Interne Abläufe definieren: Unternehmen sollten klären, wer für den Prozess zuständig ist, welche Stellen eingebunden werden und wie die Abstimmung zwischen HR, Führungskraft und Payroll erfolgt.
- HR- und Payroll-Systeme prüfen: Es sollte frühzeitig geklärt werden, ob die eingesetzten Systeme unterschiedliche Grade der Teilarbeitsunfähigkeit, angepasste Arbeitszeiten sowie die erforderlichen Entgelt- und Meldeprozesse abbilden können. Gegebenenfalls sind technische Anpassungen oder neue digitale Workflows notwendig.
- Beteiligte frühzeitig einbinden: HR-Teams, Payroll-Mitarbeitende und Führungskräfte sollten für die neue Regelung sensibilisiert und entsprechend geschult werden. Je nach betrieblicher Ausgestaltung kann es außerdem sinnvoll oder erforderlich sein, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen.
- Informationen für Beschäftigte bereitstellen: Mitarbeitende werden Fragen dazu haben, wann eine Teilzeitkrankschreibung möglich ist, wie der Ablauf funktioniert und welche Auswirkungen sie auf Arbeitszeit und Vergütung hat. Verständliche interne Informationen, FAQs und feste Ansprechpartner können hier für Transparenz sorgen.
Häufige Fragen zur Teilzeitkrankschreibung (FAQ)
Ab wann gilt die Teilzeitkrankschreibung in Deutschland?
Die gesetzlichen Grundlagen wurden 2026 beschlossen. Die Regelungen zur Teilarbeitsunfähigkeit sollen jedoch erst zum 1. Januar 2028 in Kraft treten. Im Jahr 2026 kann daher noch keine Teil-AU nach dem neuen Modell ausgestellt werden.
Wie viele Stunden darf man bei einer Teilzeitkrankschreibung arbeiten?
Der Umfang der erlaubten Arbeitszeit wird individuell vom Arzt festgelegt. Vorgesehen sind feste Abstufungen von 25, 50 und 75 Prozent der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit. Maßgeblich ist immer die ärztliche Einschätzung zur teilweisen Arbeitsfähigkeit.
Bekomme ich bei einer Teilzeitkrankschreibung weiterhin Krankengeld?
Nach Ende der Entgeltfortzahlung kann für den krankheitsbedingt ausfallenden Anteil der Arbeitszeit grundsätzlich Teilkrankengeld gezahlt werden. Für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zahlt der Arbeitgeber anteiliges Arbeitsentgelt.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber einer Teilzeitkrankschreibung widerspricht?
Widerspricht der Arbeitgeber dem Wunsch nach einer Teilarbeitsunfähigkeit, wird die Arbeitsunfähigkeit entsprechend der ärztlichen Feststellung in vollem Umfang fortgeführt. Ein Anspruch auf die Anpassung des Arbeitsplatzes besteht für die Arbeitnehmenden nicht.
Weniger Aufwand, mehr Klarheit bei der Teilzeit-AU
Die Teilzeitkrankschreibung bringt neue Meldepflichten, anteilige Abrechnung und enge Fristen. Wer das mit Excel, Papier und Einzeltools stemmt, riskiert Fehler und Frust.
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