In puncto Digitalisierung ist HR gleich doppelt gefordert: Zum einen hat die digitale Transformation einen tiefgreifenden Einfluss auf die im Unternehmen arbeitenden Menschen. Zum anderen muss HR auch die eigenen Prozesse auf die Anforderungen und Potenziale des digitalen Zeitalters ausrichten.

Der Digitalturbo wurde gezündet

Und wenn wir von Digitalisierung sprechen, haben die Herausforderungen der letzten Zeit in vielen Branchen den Turbo gezündet: Unternehmen mussten blitzschnell ihre Prozesse, Projekte und Arbeitsweisen umstellen. Besonders die HR-Abteilungen haben dabei in kürzester Zeit Großartiges geleistet. Jetzt gilt es umso mehr, die neue Stärke zu nutzen, sich als Changemaker zu positionieren und den veränderten Bedürfnissen der Belegschaften wie auch Ansprüchen der Unternehmensleitung gerecht zu werden. 

Dabei sind die identifizierten Themen breit gefächert: Sie reichen vom Aufbau von Führungskompetenzen über das Teambuilding, die Weiterbildung und Förderung von Agilität bis zur Integration von Automatisierungstechnologie und der Digitalisierung des eigenen Workforce Managements.

Wozu das Workforce Management digitalisieren?

• um die passenden Mitarbeitenden besser zu finden 
• um sie gezielt und individuell zu entwickeln 
• um die interne Kommunikation zu verbessern 
• um mobiles und flexibles Arbeiten zu ermöglichen 
• um Fachkräfte im Unternehmen zu halten 
• um sich als zeitgemäßer Arbeitgeber zu profilieren

Und wie kann der digitale Wandel gelingen?

Was vielen Unternehmen akut geholfen hat, das Steuer wieder in die Hand zu nehmen: Der schnelle Switch auf digitale Lösungen. Und da heute in den meisten Unternehmen langsam, aber sicher wieder der Alltag einkehrt, lautet die entscheidende Frage: Wie kann die Digitalisierung auch morgen noch gelingen?

Eine Antwort ist, dass sich vor allem die Denkweisen in der eigenen Organisation an die Anforderungen der digitalen Arbeitswelt anpassen müssen. Sprich: Die digitale Transformation kann nur gelingen, wenn die eigene Belegschaft sie mitträgt. Hier nimmt HR eine entscheidende Rolle ein, denn spätestens jetzt ist der digitale Wandel auch fest in der unternehmensweiten HR-Strategie verankert.

Der Veränderungsprozess führt also dazu, dass sich das Selbstverständnis grundlegend verändern muss. Und dass es neben einer aktiv gestaltenden Personalabteilung auch moderne Anwendungen für das Workforce Management braucht, die bei der Integration neuer Arbeitsweisen und der Verwaltung des betrieblichen Einsatzes unterstützen. Dazu kann HR-Software durch die Übernahme von Routineaufgaben auch noch dafür sorgen, dass mehr Freiraum für wirklich wichtige Aufgaben bleibt: Die Arbeit mit und am Menschen.

Was digitales Personalmanagement unbedingt leisten sollte

Mitarbeiter-Informations-System: Sämtliche Informationen zu Mitarbeitenden sollten an einem an einem digitalen Platz verfügbar sein. So profitiert HR von einem integrierten Gesamtsystem, das Prozesse beschleunigt.

Digitales Recruiting: Ein aktives und softwaregestütztes Bewerbungsmanagement kann den Unternehmenserfolg nachhaltig sicherstellen. Durch schnelle Prozesse verspüren die Bewerbenden Wertschätzung und sie erleben eine moderne Unternehmenskultur.

Digitale Personalakte: Einer der grundlegendsten Digitalisierungsprozesse in Unternehmen ist ein digitales und revisionssicheres Dokumentenmanagement, durch das auch die HR-Abteilung Bewerbungen, digitale Personalakten, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträge zentral abrufen kann.

Digitale Personalentwicklung: Eine systematische und motivierende Aus- und Weiterbildung, 360-Grad-Feedbacks, digitale Personalgespräche sowie transparente Zielvereinbarungen sind nur einige der Instrumente, die für die Entwicklung des Personals entscheiden sind.

Self Services: Wenn sich die Belegschaft dank einer zentralen Online-Plattform selbst verwalten kann, steigen die eigene Handlungsfähigkeit, Agilität und Zufriedenheit. Zudem wird den Personalabteilungen viel Aufwand abgenommen, was neue Spielräume schafft.

Cloud ist das Betriebsmodell der Zukunft

Ist die Entscheidung dann für ein digitales Personalmanagement gefallen, bleibt neben der Wahl des idealen Anbieters noch die des passenden Betreibermodells. Hier ist die Cloud die Technologie der Stunde, denn die Vorteile liegen auf der Hand: Unternehmen müssen nicht selbst in eigene IT-Infrastruktur investieren und können die Kosten klar kalkulieren. Da es sich meist um modular anpassbare Software as a Service (SaaS) handelt, profitieren sie von einer deutlich erhöhten Flexibilität. 

So sieht es auch der Market Guide for Workforce Management Applications, den die Unternehmensberatung Gartner im Juli 2021 mit folgenden Annahmen veröffentlich hat:

• Bis 2023 nutzen mindestens 99 % der neu verkauften Workforce Management Anwendungen cloudbasierte Bereitstellungsmodelle. 
• Bis 2025 haben 60 % der mittelständischen und großen Unternehmen weltweit in eine Cloud-basierte HR-Software für das administrative Personal- und Talentmanagement investiert. 
• 45 % der Großunternehmen werden bis 2025 die Automatisierung nutzen, um Entscheidungen zur Personaleinsatzplanung zu treffen. 
• Und 80 % der Großunternehmen werden bis 2025 in Workforce Management Anwendungen investiert haben, um die Mitarbeitererfahrung und/oder Initiativen für den digitalen Arbeitsplatz zu unterstützen.

HR digital – von Verwaltern zu Gestaltern

Klar ist: Mit der Automatisierung, Optimierung und Standardisierung der vorhandenen Prozesse verändert sich auch Arbeit der Personalabteilungen. Klar ist auch, dass HR mit dem digitalen Personalmanagement die Chance nutzen kann, sich wieder verstärkt um seine eigentliche Bestimmung zu kümmern: Die Beziehung und den Kontakt zum Menschen aufzubauen und intensiv zu pflegen.

Und auch, wenn noch keiner genau weiß, wie wir in Zukunft arbeiten – es gilt, eine eigene Workforce Management Strategie zu entwickeln, die den digitalen Arbeitsplatz mit wichtigen HR-Anwendungen und Unternehmensweiten Initiativen verknüpft. Was den Softwarepart betrifft, helfen wir Ihnen gern dabei!