Outsourcing – Alles oder Nichts?

 

Wo liegt die Wahrheit?

Outsourcing_Blog Als Verfechter und Vertreter eines strategischen und nachhaltigen Outsourcings stoße ich bei meinen Gesprächen mit Interessierten und Interessenten immer wieder auf die gesamte Bandbreite der Meinungen  zum Outsourcing. Zwei dieser Gespräche aus den letzten Monaten möchte ich einfach mal ausschnittsweise aus dem Gedächtnis wiedergeben. Vielleicht finden Sie sich dort wieder und können diese auch gerne aus Ihrer Sicht kommentieren. Aber vielleicht finden Sie sich auch in meinem Ansatz wieder und können diesen um weitere Aspekte oder Erfahrungen ergänzen.

  Gespräch zum ASP – Application Service Providing: Interessent: “Die IT-Landschaft, auch für den HR-Bereich, wird immer komplexer. Permanent müssen Betriebssysteme aktualisiert werden, Datenbanken gesichert oder die Firewall nachgeschärft werden. Gleichzeitig sind wir in unserer IT sehr schlank aufgestellt, so dass wir hier weder die Kapazitäten, noch die Kompetenzen im Hause haben.“ VEDA: „HR Software nutzen fast ohne IT zu nutzen – das ist das dann ASP. Die Software wird also in einem Rechenzentrum betrieben und gewartet. Sie greifen dann über eine gesicherte Internetverbindung darauf zu und nutzen diese einfach. Interessent: „Damit wäre die Technik für uns ja nur noch ein „schwarzes Loch“ und wir wissen nicht mehr, was dort passiert.“ VEDA: „Das soll ja eigentlich auch das Ziel sein. Die Technik soll für Sie einfach funktionieren, ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Selbstverständlich ist aber, dass unsere Aufgaben vertraglich konkret festgelegt werden: Vom Betrieb der Server, über Datensicherung und deren regelmäßige Auslagerung, bis hin zum Releasewechsel der HR Lösungen, so dass diese immer die aktuellsten Funktionen zur Verfügung stellen. All diese Punkte werden im Vorfeld natürlich genau geklärt.“ Interessent: „Ja, aber der Datenschutz. Wir sprechen hier doch von Personaldaten. Diese gehören mit zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Die kann man doch nicht einfach nach „draußen“ geben.“ VEDA: „Wo denken Sie, sind Ihre Personaldaten besser aufgehoben? Bei Ihnen im Hause, wo Mitarbeiter durchaus ein Interesse an diesen Daten entwickeln könnten, oder in einem  Hochsicherheitsrechenzentrum?“ Interessent: „Das mag ja durchaus sein. Aber wenn ich an unseren Datenschutzbeauftragten denke, der schon bei uns im Hause immer wieder bei solchen Themen „dazwischenfunkt…“ VEDA: „Der Datenschutzbeauftragte ist bei jeder Form des Outsourcings natürlich immer mit im Boot. Interessent: „Das mag faktisch ja alles wasserdicht sein, aber das „Bauchgefühl“ die Personaldaten außer Haus zu geben, lässt sich nicht überlisten.“   Gespräch zum BPO – Business Process Outsourcing: Interessent: “Wir möchten unseren HR-Bereich zukünftig möglichst schlank aufstellen und prüfen daher derzeit das Outsourcing unserer HR-Prozesse.“ VEDA: „Was heißt für Sie „die HR-Prozesse outsourcen“? Das ist ein breites „Spielfeld“ und muss differenziert betrachtet werden.“ Interessent: „Wir stellen uns vor, dass wir für jeden Teilprozess -  vom Recruiting, über die Vertragserstellung, bis hin zum Gesundheitsmanagement und  Trennungsmanagement - Spezialisten suchen, die wir dann nur noch koordinieren. So denken wir, dass wir in allen Prozessen immer topaktuell sind und auch auf alle kommenden Anforderungen schnell und flexibel reagieren können.“ VEDA: „Die Entwicklung der HR Strategie liegt dann aber noch bei Ihnen, so dass Sie diese zwar mittel- und langfristig verfolgen, aber gleichzeitig Ihren jeweiligen Unternehmensanforderungen anpassen können?“ Interessent: „Nein, diese Strategie soll eine Strategieberatung für uns ausarbeiten. Dafür gibt es ja schließlich auch Spezialisten.“ VEDA: „Ich denke, dass eine solche Konstruktion von „Satellitenlösungen“ aufgrund der Komplexität nicht funktionieren kann. Insbesondere auch, wenn die zentrale Strategie unter Beachtung einer lebenden Unternehmenskultur und sich verändernden betrieblichen Anforderung ebenfalls als „Satellit“ agieren soll. HR braucht Nähe zum Mitarbeiter und zum Unternehmen.“ Interessent: „Warum? Ist Personalarbeit nicht in allen Unternehmen gleich, wenn man mal von Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen absieht? VEDA: „Die Kompetenzen vorhandener und neuer Mitarbeiter sind das Kapital, welches Unternehmen erfolgreich macht –  nicht nur heute, sondern auch morgen noch. Hier gilt es auch sich positiv zu differenzieren.  Die Hinzuziehung externer Kompetenzen und Kapazitäten ist zwar häufig sinnvoll, muss aber zielgerichtet geschehen, damit die Unternehmensziele erreicht werden können.“ Beide Motivationen und Vorgehen zum Outsourcing lassen mich nachdenklich werden, ob diese in den Unternehmen so zum Erfolgsmodell würden. Haben Sie in Ihren Unternehmen solche Diskussion auch schon erlebt? Diskussionen, welche auf der einen Seite von Ängsten, auf der anderen Seite von Aktionismus geprägt sind?   Mission Possibel Bei einer „Mission Outsourcing“ muss man in meinen Augen zwei Fragestellungen betrachten:

  1. Was sind die wertschöpfenden Kernprozesse im Unternehmen?
  2. Wie sieht eine Personalorganisation aus, die den Unternehmenserfolg nachhaltig sichert?

  Identifikation der wertschöpfenden Kernprozesse Hier hilft schon die einfache Frage: „Was bringt uns Wert, was (nur) Arbeit?“ Kernprozesse, also Prozesse mit hoher Wertschöpfung, werden nicht ausgelagert. Dagegen lassen sich arbeitsintensive, unterstützende und administrative Prozesse nach klaren Kriterien outsourcen. Es sei denn, die Leistung kann im eigenen Unternehmen preiswerter und (!) besser erbracht werden. Natürlich ist es auch möglich, Teile eines Kernprozesses auszulagern, wenn dadurch eine Steigerung der Produktivität erreicht wird – so kann ein Unternehmen z. B. das Seminarmanagement in Administration und Organisation auslagern, während es den Kernprozess der Entwicklungsplanung weiterhin inhouse hält.Grafik1_UME_Blog_bea Kern der Outsourcing-Entscheidung bleibt: Outsourcing muss Freiräume für produktive und strategische Aufgaben schaffen. Das reine „Abgeben“ schafft im Worst Case doppelte Arbeit, da man zusätzlich den Dienstleister überwachen muss.   Wie sieht die Personalorganisation der Zukunft aus? Ein allgemein akzeptierter Ansatz von Dave Ulrich ist das Konzept von HR als Business Partner. Man kann diese neue Rolle natürlich auch auf einen kurzen Nenner bringen, wie unser Herr Dr. Gräßler im Kommentar zu seinem Blogbeitrag geschrieben hat: „Personaler müssen aktiv Ihre Rolle definieren, immer wieder anpassen und Ihren Mehrwert verkaufen.“Grafik2_UME_BlogViele der Prozesse, welche inhouse verbleiben sollten, benötigen natürlich Unterstützung durch entsprechende Softwarelösungen. Ideal ist es, wenn sowohl die inhouse Prozesse als auch die ausgelagerten Prozesse über eine ganzheitliche HR-Lösung abgedeckt werden können. Mal die interne Brille absetzen Ein solches Vorgehen kann man natürlich nicht ad-hoc angehen und „mal so nebenher“ umsetzen. Hierzu braucht man ggf. externe Unterstützung bei der Prozessbetrachtung und Neuaufstellung in HR. Die Analyse von Unternehmensprozessen ist erwiesenermaßen für externe Dienstleister einfacher als für interne. Klassiker wie „Das machen wir immer schon so!“ sagen nicht unbedingt etwas über die (fehlende) Flexibilität der Beschäftigten aus.   Expertise beweisen – Strukturen schaffen Jenseits aller Strategie- und Wertschöpfungsinteressen ist die externe Vergabe von Leistungen – das zeigt auch das erste Beispiel – vor allem eine Vertrauensfrage. Daher ist für Dienstleister entscheidend, dass sie – neben der Expertise – sorgsam und nach allen gesetzlichen Vorgaben mit den Daten umgehen und dies auch belegen. Datenschutz, Zugriffs- und Zutrittsrechte, den Umgang mit Soft- und Hardware bis zur Schulung und Information der Beschäftigten – all diese Faktoren müssen auslagernde Unternehmen mit ihrem künftigen Anbieter klären. Seit über neun Jahren begleite ich nun Unternehmen auf ihrer „Mission Outsourcing“ und habe bisher immer die Erfahrung gemacht, dass man mit einem stringenten Vorgehen sowohl die Strukturen für ein nachhaltig erfolgreiches Outsourcing schaffen kann, als auch die „Bauchgefühle“ der Mitarbeiter mitnehmen kann.   Wie sind Ihre Erfahrungen? Nutzen Sie bereits erfolgreich Outsourcinglösungen oder empfinden Sie solche als Damoklesschwert? Wie ist Ihr Personalbereich aufgestellt? Beschäftigen Sie sich noch überwiegend mit administrativen Arbeiten oder gestalten Sie schon die Unternehmenszukunft?   Ach ja, ich bin Ihnen ja auch noch das Ende der beiden oben genannten Gespräche schuldig: Für den ersten Interessenten konnten wir seine IT-Probleme mit einer ASP-Lösung lösen. Nach den ersten positiven Erfahrungen gehen wir nun daran die derzeit noch überwiegend administrativ geprägten Aufgaben gemeinsam zu betrachten, um hier weitere Entlastung zu schaffen. Der zweite Interessent ist in seinem Outsourcingvorhaben einen Schritt zurückgetreten und hat seinen Personalbereich ganzheitlich betrachtet. Bei der gemeinsamen Neukonzeptionierung konnten wir dann auch eine Reihe von Prozessen in ein Outsourcing überführen. Diese sind aber eng mit den Prozessen des Kunden verzahnt, so dass Reibungsverluste vermieden haben und die Aufstellung als Business Partner optimal unterstützt wird. Bildquelle: © chones - Fotolia.com  

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