Wie läuft das eigentlich mit dem Recruitment?

Tagebuch einer Recruiterin

Recruitment_Talentmanagement Blog_RNIIch bin  Regina Niemand und arbeite als Specialist Human Resources bei VEDA. Eine meiner Aufgaben ist das Bewerbermanagement. Bei meiner Arbeit werde ich von unserer eigenen Softwarelösung VEDA HR Bewerber systemtechnisch unterstützt. Viele Arbeitsschritte sind automatisiert – das entlastet und setzt den Bewerber in den Mittelpunkt meiner Arbeit, nicht die Administration. Um Ihnen einen kleinen Einblick in meinen Arbeitsalltag im Recruitment zu vermitteln, habe ich meine Recruiting-Aufgaben der beiden letzten Tage zusammengefasst.

MONTAG 8:10 Uhr: Beginn der Arbeitswoche

  • Erst einmal ankommen und einen Kaffee trinken, um wach zu werden.

8:40 Uhr: Bewerbungseingänge sichten

  • Am Wochenende erreichen uns viele Bewerbungen. Momentan haben wir drei vakante Stellen, für die wir Professionals suchen.
  • Die Bewerbungen erreichen uns über verschiedene Eingangskanäle:
  1.  Per Post oder persönlich: Zwar immer seltener, aber erstaunlicher Weise bewerben sich viele Schüler für Ausbildungsstellen postalisch. Meine Vermutung ist, dass es in der Schule so beigebracht wird. Denn von der Generationen, die mit einem Smartphone geboren wird, hat man eigentlich andere Erwartungen. Die Bewerberdaten pflege ich händisch in das System ein. Die Unterlagen scanne ich und kann sie dem eingepflegten Bewerber zuordnen.
  2. Per E-Mail: Der VEDA HR Bewerber ist mit dem E-Mailpostfach verknüpft, so dass ich die E-Mail Bewerbungen einfach übernehmen kann. Die Eingangsbestätigung versende ich auch über's System.
  3. Über unsere Homepage: Hier gibt der Bewerber seine Daten ein und kann seine Bewerbungsdokumente hochladen. Die Eingangsbestätigung geht automatisiert an den Bewerber.
  •  In der Software sind die Bewerbungen den jeweils ausgeschriebenen Stellen zugeordnet. So kann ich auf einen Blick sehen, wie viele Bewerbungen pro Ausschreibung eingegangen sind. Das ist ein großer Vorteil und erleichtert den Sichtungsprozess.
  • Da qualifizierte Bewerber am Markt umkämpft sind, ist es sehr wichtig, den Bewerbungsprozess schnell durchzuführen. Außerdem ist uns eine schnelle Rückmeldung wichtig, denn wir bringen unseren Bewerbern eine hohe Wertschätzung entgegen. Das ist für uns selbstverständlich.
  • Dieses Wochenende sind für die Stelle „Entgeltabrechner (m/w) Professional Services Outsourcing“ zwei gute Bewerbungen eingegangen. Die Woche fängt also super an!

9:00 Uhr: Weiterleitung passender Kandidaten an die Führungskraft

  • Durch den Einsatz unseres VEDA HR Bewerber haben wir die Möglichkeit, passende Bewerbungen direkt über das System an die Führungskräfte weiterzuleiten. Der Status des Bewerbers wechselt dann von „Eingegangen“ auf „Feedback“. Die Führungskräfte können die Unterlagen anschauen und mir ihr Feedback geben. Ist der Bewerber interessant, laden wir ihn zu einem Gespräch ein.
  •  Der Morgen geht gut weiter. Schon nach 10 Minuten habe ich Feedback von der Führungskraft. Über das System läuft die Kommunikation zackig! Beide Bewerber sollen zum ersten Gespräch eingeladen werden. Das freut mich umso mehr.
  • Ich rufe die Bewerber sofort zur Terminvereinbarung an und setzte den Status des Bewerbers auf „Gespräch“.
  •  Eine Bewerberin kann sogar spontan heute Nachmittag zum Gespräch kommen. Manchmal läuft es wie am Schnürchen. :-)

12:11 Uhr: Vorbereitung auf den Nachmittag

  •  Heute Nachmittag finden zwei Vorstellungsgespräche statt.
  • Die Bewerbungsunterlagen kann ich mir aus dem VEDA HR Bewerber komfortabel ausdrucken.
  • Die Rahmenbedingungen wie möglicher Beginn, Gehaltsvorstellungen, Kündigungsfrist und Arbeitszeitwunsch, kann ich zu dem Bewerber separat hinterlegen. So habe ich zur Vorbereitung auf das Gespräch alles auf einen Blick.

16:56 Uhr: Fazit ziehen

  • Die Gespräche sind gut gelaufen.
  • Eine Bewerberin kommt in die engere Wahl und wird zu einem zweiten Gespräch eingeladen.

17:19 Uhr: Geschafft

  • Der Tag war erfolgreich und ich kann getrost in den Feierabend, und ab nach Hause.

DIENSTAG 8:54 Uhr: Ankunft im Büro

  • Ich bin spät dran und habe keine Zeit „erst einmal anzukommen“, da für 9 Uhr das erste Vorstellungsgespräch geplant ist. Die Bewerberin ist sehr pünktlich, erster Pluspunkt. Dann trinke ich den ersten Kaffee eben beim Gespräch. Ich schnapp mir die Unterlagen, sammle meinen Kollegen ein und auf geht’s zum Vorstellungsgespräch.

11:21 Uhr: Das Gespräch war sehr interessant 

  • Gerade hat der Director der Abteilung Outsourcing mir Feedback gegeben. Seine Entscheidung ist gefallen: Es wird die Bewerberin von gestern. Super, dann kann ich sie gleich anrufen und ihr die freudige Nachricht übermitteln. Das ist das schönste an meinem Job :-)
  • Im System kann ich nun den Status auf "Vertragsphase" ändern.

14:05 Uhr: Veröffentlichung der Stellenausschreibung auf der Homepage

  • Zu meinen Aufgaben gehört es auch, die Stellenausschreibungen anzufertigen.
  • Da wir eine weitere vakante Stelle haben, stimme ich mich zu den Inhalten der Ausschreibung mit dem Abteilungsleiter ab. Die Stellenausschreibung kann ich finalisieren und veröffentlichen.
  • Ich publiziere die Anzeige auf unserer Homepage. Auch hierfür nutze ich den VEDA HR Bewerber. Damit geht es einfach und fix.
  • Per Mail schicke ich die Ausschreibung an meine Ansprechpartnerin bei Agentur für Arbeit und an die Personalvermittlungen, die uns bei der Stellenbesetzung unterstützen.

 14:56 Uhr Bewerberkorrespondenz

  •  Da heute Entscheidungen getroffen wurden, beschäftige ich mich den Rest des Nachmittags damit, den Bewerbern Rückmeldungen zu geben. Dazu gehört es leider auch, den Bewerbern, die nicht auf die Stelle passen, abzusagen. Auch hier ändere ich im VEDA HR Bewerber den Status auf „Absage“.
  • Ich bereite den Vertrag für die neue Kollegin vor.
  • Da noch weitere Stellen offen sind, vereinbare ich Vorstellungstermine. Diese Aufgaben lege ich meist in den späten Nachmittag, da ich dann die Kandidaten am besten erreichen kann.

16:48 Uhr Feierabend und gut gelaunt, weil wir eine neue Kollegin gewinnen konnten.  Meine Aufgaben im Recruiting sind wirklich abwechslungsreich – und oft unplanbar. Aber genau das ist das reizvolle und spannende an meinem Job. Toll ist, dass mir unsere Software- Lösung viel Arbeit abnimmt. Da ist zum einen die Korrespondenz mit den Bewerber und Führungskräften, die ich aus dem System führen kann. Zum anderen habe ich alle Informationen über den Bewerber und den Status der Bewerbung auf einen Blick. Ich kann alle Prozesse – Ausschreibung der Stelle, Weiterleitung an die Führungskraft, Feedback der Führungskraft sowie Korrespondenz mit den Kandidaten – in einer Lösung abbilden. Diese Unterstützung erleichtert meinen Arbeitsalltag sehr. Wie sieht ihr Recruitingprozess aus? Haben Sie auch schon eine IT-Unterstützung? Ich freue mich über Ihre Erfahrungsberichte.  

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