Ziele erreichen durch Objectives und Key Results

OKR

Wie MitarbeiterInnen in unabhängigen Teams Ziele verfolgen, dabei sogar Silos im Unternehmen auflösen und gemeinsam ihrer Vision folgen.

Ins kalte Wasser

Zu Beginn unserer OKR Team Workshops wissen unsere Kolleginnen und Kollegen noch wenig darüber, was da genau auf sie zukommt. Wir führen das "Ziel-Management-Framework" Objectives und Key Results, kurz OKR, bei VEDA ein. Der Begriff Ziel-Management-Framework greift jedoch zu kurz. OKR bringt mehr Veränderung in ein Unternehmen, als sich zunächst ahnen lässt.

Struktur geben

OKR lebt von der Kombination unterschiedlicher Faktoren. Es verbindet das Wissen aller Köpfe in einem Team gepaart mit dem Ineinandergreifen aus Rhythmus und Freiheit. Weiter kombiniert OKR die Fokussierung innerhalb eines Teams mit dem Austausch zwischen allen Teams und so kommen wir zum namensgebenden Bestandteil, der Verbindung von qualitativen (Objectives) mit quantitativen Zielen (Key Results).

Jedoch lässt die Kombination mehrerer Komponenten zu einem System dieses komplex werden. Fußball-Begeisterte Menschen denken bei Komplexität an die Tiki-Taka Spielweise (bekannt durch den FC Barcelona und die spanische Nationalelf), unser Marketing an die Koordination des nächsten Messe-Auftritts und nicht zuletzt unsere IT Administration an Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen Softwaresystemen.

Um die Kombinationen für alle greifbar und nutzbar zu machen, bedient sich das OKR Framework einem wiederkehrenden Zyklus mit den festen OKR Events Planning, Review und Retrospektive. Der Zyklus dauert in der Regel ein Quartal und gibt der Arbeit mit Objectives und Key Results eine klare Struktur.

Gemeinsam mit unseren OKR Teams haben wir bereits die Erfahrung gemacht, dass jedes Unternehmen seinen eigenen Prozess um die OKR Events herum finden und transparent für alle kommunizieren muss. Ein "Wir machen das wie Google" wird nicht funktionieren. Aus diesem Grund binden wir alle Betroffenen in den Veränderungsprozess ein und nehmen Feedback und Meldungen aus den einzelnen Teams sehr ernst.

Törnplan

Als Teil eines OKR Teams plant jede/r zu Beginn des Zyklus gemeinsam im Team die Objectives und Key Results für eine Zyklus. Dabei werden im OKR Event "OKR Planning" als Erstes qualitative Ziele gesucht, die das Unternehmen strategisch weiterbringen und zu denen jeder sagt: "Ja, das muss mal (endlich) erreicht werden".

"Es muss erreicht werden" - Warum erreicht werden? - "Man müsste mal dies und jenes machen" hört man häufig in Situationen, in denen Zieldefinitionen nicht auf das Ergebnis fokussiert sind. Anstatt das gewünschte Ergebnis zu definieren, werden Aufgaben als Ziele hergenommen, teilweise sogar ohne eine Deadline.

Das Framework OKR gibt unseren Teams im Planning die Deadline vor: Der Zyklus dauert ein Quartal und am Ende des Quartals bewertet wiederum das Team in einem Review, ob die selbst gesteckten Ziele erreicht wurden.

Durch den festen Zeitpunkt für das Review können sich unsere Teams im OKR Planning wunderbar auf das Ergebnis konzentrieren: "Was wollen wir am Ende des Quartals erreicht haben?".

Heruntergebrochen auf diesen Blog-Artikel setze ich beispielhaft ein OKR. Als qualitatives Objective definiere ich:

Informiere möglichst viele Menschen aus dem VEDA-Umfeld mit Hintergrundinformationen zu Objectives und Key Results

Beim Planning habe ich dabei vor Augen: Am Ende des OKR Zyklus möchte ich dieses Ziel nun bewerten und sehen, ob ich es erreicht habe. Um dies auch für qualitative Ziele zu ermöglichen, kombiniere ich mein Objective mit mehreren Key Results. Key Results sind quantitative Ziele, die am Ende des Zyklus tatsächlich bewertet werden können.

Als Key Results definiere ich:

  • arbeite die Korrekturvorschläge von Korrekturlesern ein
  • arbeite Feedback zur Verständlichkeit von 5 außenstehenden Personen ein
  • erreiche 500 Seitenbesuche des Blogartikels
  • hole 5 Feedbacks zum Blogartikel von externen OKR Experten

Über die Kombination der Bewertungen aller zu einem Objective zugehörigen Key Results schaue ich am Ende des Zyklus, ob mein zuvor gesetztes Objective erreicht wurde.

In unserem Teams ist die Umstellung in der Zieldefinition vom Input (Was nehmen wir uns vor?) auf Outcome (Wo wollen wir hin?) aktuell eine große Herausforderung. Aus diesem Grund begleiten wir die Teams zur Vorbereitung der OKR Plannings aktiv.

Fokussierung

Die gesetzten Key Results machen das qualitative Objective nicht nur messbar, sondern zeigen gleichzeitig die Dimensionen des Ziels auf. Findet das Team die Dimensionen des qualitativen Ziels und formuliert dazu gute Key Results, führt das zu den richtigen Aktivitäten im Zyklus um das Ziel zu erreichen.
In meinem Beispiel habe ich die Dimensionen Textqualität, Inhaltsqualität und eine ambitionierte Reichweite als Key Result formuliert.
Gut formulierte Ziele leiten das Team auf der Reise durch den Zyklus wie ein Leuchtturm Schiffe bei Nacht in den sicheren Hafen. Sie helfen dem Team, ihre Ziele nicht aus dem Fokus zu verlieren.

Ob ein OKR gut formuliert ist, fällt unserer Erfahrung nach schnell im Zyklus auf. Das Team fühlt sich nicht verbunden mit dem Ziel und verliert es aus dem Fokus aufgrund fehlender Eigenmotivation das Ziel zu erreichen. Gute OKRs zu definieren ist nicht selbstverständlich und bedarf einiger Übung, gezieltem Coaching und Geduld.

Um den Fokus auf die Ziele anzuleiten und das Team durch den Zyklus zu geleiten, sind wöchentliche Stand-Up Meetings vorgesehen. Diese sollen sicherstellen, dass das Team auch an den Aufgaben zur Zielerreichung arbeiten kann. Diese Meetings werden auch Check-in genannt. Die grundsätzliche Fragestellung dabei ist, was das Team zur Erreichung seiner Key Results in der letzten Woche erreichen konnte.

Teil der Flotte

Ein Team kommt selten allein. Damit nicht jedes Team sein eigenes Süppchen kocht, werden OKRs nicht nur für einzelne Teams definiert. Je nach Unternehmenshierarchie werden OKRs auch für Departments und übergreifend für die gesamte Organisation formuliert. Ausgerichtete an einer Unternehmensvision und Mission gibt es also eine Kombination aus Top Down und Bottom Up Ansatz bei der Zielfindung. Von oben gibt das Management durch Unternehmensweite OKRs die Richtung in jedem OKR Zyklus vor. Dem entgegenkommend bestimmen die einzelnen Teams, wie sie die Ziele des Departments oder des Unternehmens am besten mit Ihren eigenen Zielen von unten bestmöglich unterstützen können.

Die Abstimmung und Ausrichtung der eigenen Ziele an denen des Unternehmens und deren benachbarter Teams ist ein wichtiger Schritt bei der Erarbeitung der Teamziele zu Beginn eines jeden Zyklus. Dies stellt uns aktuell vor die Herausforderung, einen guten Prozess für unsere Abstimmungsphasen zu finden.

Sehr wichtig ist dabei, dass wir sicherstellen keine Ziele doppelt zu verfolgen und Teams nicht in entgegengesetzte Richtungen laufen lassen. Der erste Schritt dazu ist die komplette Transparenz der Ziele.

Land in Sicht

Am Ende des OKR Zyklus trifft sich das Team in einem OKR Review, um die im Planning gesetzten Ziele zu bewerten. In diesem Termin wird sachlich ermittelt, zu welchem Prozentsatz jedes einzelne Key Results erreicht wurde. Key Results, die zu 70% erreicht wurden, gelten dabei als erfolgreiche Key Results. Sind die Key Results eines Objectives in Summe erfolgreich, gilt auch das gesetzte qualitative Objective als erreicht und das Team kann stolz auf seine Leistung und somit auf seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg sein.

Geht ein Zyklus für das Team jedoch nicht so positiv aus, ist eine Optimierung durch das Team selber vorgesehen. Mit Hilfe einer Retrospektive soll sich das Team selbstorganisiert weiterentwickeln und befähigt werden, zukünftig besser verfolgbare Ziele zu definieren und sich hinsichtlich der Arbeit zum Erreichen der Ziele besser zu organisieren.

Dazu werden in der Retrospektive, die ich hier stark vereinfacht als erweitertes Feedback bezeichne, Blockaden und Probleme aufgedeckt. Alle Probleme für das Team oder einzelne Teammitglieder, die für das Erreichen der OKRs im letzten Zyklus relevant waren, sollen in der Retrospektive ermittelt werden. Aus den gefunden Punkten heraus definiert das Team Aufgaben für den nächsten Zyklus, um das Miteinander im Team zu verbessern oder negative Einflüsse auf die Zielerreichung
aufzuheben.

Retrospektiven sind für geschätzt die Hälfte unserer Kolleginnen und Kollegen komplett neu. Entsprechend ungewohnt fühlen sich die Termine bisher auch als Moderator an. Der Wert eines
freien Gesprächsrahmens auf Augenhöhe ist jedoch schon spürbar.

Griff nach den Sternen

Durch die aufgezeigten Kombinationen sorgt Objectives und Key Results für die gemeinsame Ausrichtung eines ganzen Unternehmens bis in die einzelnen Teams hinein. Gesteckte Ziele sind über alle Teams hinweg transparent und die Teams definieren Ziele, deren Mehrwert für sie erkennbar und deren Erreichen direkt beeinflussbar ist.

Der so genannte Happy Spot von 70% zur Zielerreichung der Key Results gibt den Wunsch vor, sie stets ambitioniert und als Herausforderung für das Team zu formulieren. Gleichzeitig erhöht die Kombination mehrerer Key Results die Wahrscheinlichkeit, ein qualitatives Ziel und somit einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu erreichen.

Im Kleinen

Zum Abschluss möchte ich Sie einladen, einmal persönliche Objectives und Key Results für sich oder Ihre Familie zu entdecken. Ich wette, sportliche, familiäre oder finanzielle Ziele werden realistischer und erstrebenswerter.
So ist die Traumfigur ein qualitatives Ziel, das sich z. B. in Key Results wie 5 mal sechzig Minuten Sport pro Woche und der Beschränkung auf eine bestimmte Kalorienanzahl pro Tag quantifizieren lässt.

OKRs können auch im Unternehmen bis in zur persönlichen Ebene praktiziert werden. Für manche Unternehmen sind Sie sogar fester Bestandteil der OKR Implementierung. In allen Unternehmen jedoch kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter persönliche Ziele als Objectives und Key Results definieren.

Bei VEDA definieren wir unsere OKRs zum aktuellen Stand der Einführung auf zwei Ebenen, übergreifend für das gesamte Unternehmen und in den einzelnen OKR Teams. In den bisher teilnehmenden Teams arbeiten bald die Hälfte unserer Kolleginnen und Kollegen in ihrem ersten oder zweiten OKR Zyklus. Wir befinden uns auf der ersten Etappe unseres Weges. Und der Weg ist bei Objectives und Key Results mehr denn je das Ziel. Nach einem abgeschlossenen Zyklus folgt der Nächste und ein Ende ist nicht in Sicht. Ob ich mein in diesem Blog-Artikel gesetztes OKR am Ende des aktuellen Zyklus erreicht habe, werden Sie an dieser Stelle herausfinden können.

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