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Elektronische Arbeitszeiterfassung

Wie das Peter Prinzip die Leistung in Unternehmen beeinflusst und wie HR-Abteilungen dagegensteuern können

Die Arbeitszeiterfassung ist ein Thema, das Unternehmen, Arbeitnehmer und die Politik in Deutschland seit einigen Jahren beschäftigt. Spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 steht fest, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch dokumentieren müssen. Die EU-Mitgliedstaaten wurden aufgefordert, dieses Gesetz in nationales Recht aufzunehmen.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Der Arbeitgeber ist nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

Was bedeutet das konkret? Ab wann gilt diese Pflicht, welche Vorgaben gibt es, und wie können sich Unternehmen vorbereiten?

Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung: Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

Im September 2022 veröffentlichte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales einen Referentenentwurf, der die Vorgaben des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung in deutsches Recht umsetzen soll. Der Entwurf sieht vor, dass Arbeitszeiten künftig elektronisch erfasst werden müssen. Dies soll die Transparenz und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Regelungen sicherstellen.

Was genau schreibt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung laut dem Referentenentwurf vor?

Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind noch nicht getroffen worden. Aber: Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen.

Die Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung beschränkt sich nicht darauf, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein solches System zur freigestellten Nutzung zur Verfügung stellt. Vielmehr ist der Arbeitgeber verpflichtet, von dem System tatsächlich Gebrauch zu machen.

Ab wann soll die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung gelten? Welche Übergangsfristen gibt es?

Das BAG hat in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Das ist laut BAG bereits heute geltendes Recht.

Laut dem Referentenentwurf sollen bei der Ausgestaltung des Gesetzes kleinere Unternehmen Übergangsfristen erhalten, um sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten zu können. Die Fristen können je nach Branche und Unternehmensgröße variieren.

Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung: Funktioniert die Kombination mit Hinblick auf den Referentenentwurf?

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich gestalten, ohne dass diese explizit überprüft wird. Der Referentenentwurf schließt Vertrauensarbeitszeit jedoch nicht aus, sondern fordert lediglich, dass auch in diesen Modellen die Arbeitszeiten dokumentiert werden. Dies kann durch einfache digitale Tools umgesetzt werden.

Welche Bußgelder drohen bei einem Verstoß gegen die elektronische Arbeitszeiterfassung?

Bei Nichteinhaltung der Vorgaben drohen Unternehmen empfindliche Strafen. Verstöße können mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Es ist daher ratsam, frühzeitig auf ein geeignetes System zur elektronischen Arbeitszeiterfassung umzusteigen.

Welche Eigenschaften sollte ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem mitbringen?

Ein modernes Zeiterfassungssystem sollte folgende Anforderungen erfüllen:

  • Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv bedienbar sein, damit Mitarbeitende sie problemlos nutzen können.

  • Flexibilität: Mobile Zeiterfassung per App, Erfassung über Terminals oder Desktop-Anwendungen – ein gutes System passt sich den individuellen Anforderungen eines Unternehmens an.

  • Rechtskonformität: Das System muss die gesetzlichen Vorgaben erfüllen, einschließlich DSGVO-Standards.

  • Integration: Es sollte nahtlos in bestehende HR- und Entgeltabrechnungssysteme integriert werden können.

  • Auswertungen und Berichte: Eine gute Software liefert aussagekräftige Berichte und Analysen, die den Überblick erleichtern.

Wie Sie sich mit VEDA jetzt schon auf eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vorbereiten können

VEDA bietet moderne Lösungen zur elektronischen Arbeitszeiterfassung, die nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch Unternehmen dabei unterstützen, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Mit VEDA können Sie:

  • Arbeitszeiten in Echtzeit erfassen, unabhängig vom Arbeitsort.

  • Rechtssichere Dokumentationen erstellen, die den Vorgaben des Referentenentwurfs entsprechen.

  • Flexible Schnittstellen nutzen, um die Zeiterfassung in Ihre bestehenden Systeme zu integrieren.

Zudem gewährleistet VEDA höchste Standards in puncto Datenschutz und Sicherheit. Sie können sich also darauf verlassen, dass Ihre sensiblen Daten geschützt sind.

Fazit: Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung

Die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung rückt näher. Unternehmen sollten diese Entwicklung nicht nur als gesetzliche Vorgabe sehen, sondern als Chance, ihre Prozesse zu optimieren und Transparenz zu schaffen. Mit der VEDA Horizon Time & Security sind Sie bestens auf die kommenden Anforderungen vorbereitet. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Unternehmen schon jetzt zukunftssicher aufzustellen!

FAQ

Gilt die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung nur in Deutschland?

Nein. Das BAG bezieht sich in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 auf ein Urteil des EuGH, welches die Auslegung der Arbeitszeitrichtlinie betraf. Die Richtlinie verpflichtet alle Mitglieder der Europäischen Union, die darin enthaltenen Vorgaben in nationales Recht umzusetzen. Aus diesem Grund besteht die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnung in allen Mitgliedstaaten. 

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber in Deutschland, wobei es Ausnahmen für bestimmte Berufsgruppen geben kann, beispielsweise leitende Angestellte oder Kleinunternehmen. 

Nein. Das BAG hat in seiner Entscheidung vom 13. September 2022 verbindlich festgestellt, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Das ist laut BAG bereits heute geltendes Recht. 

Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind noch nicht getroffen worden. Aber: Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen.

Nach Auffassung des BMAS kann der Arbeitgeber die Aufzeichnung so wie bislang auch schon delegieren, wobei er für die Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben des Arbeitsschutzes verantwortlich bleibt.

Arbeitszeiterfassung – Pflicht oder Kür?

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Elektronische Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist ein Thema, das Unternehmen, Arbeitnehmer und die Politik in Deutschland seit einigen Jahren beschäftigt. Spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 steht fest, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch dokumentieren müssen.

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