Aluminiumprofile, Aluminiumfassaden, Aluminiumfenster: Die Gutmann GmbH steht für Aluminium in vielen Formen, Farben und Einsatzbereichen. Durch moderne Pulverbeschichtung bringt das Unternehmen Farbe aufs Aluminium und verbindet industrielle Fertigung mit hoher Produktvielfalt.
Am Standort Weißenburg arbeiten rund 800 Mitarbeitende, davon etwa 500 in der Fertigung und 300 in der Verwaltung. Der Betrieb läuft im Dreischichtmodell mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Für die Personalarbeit bedeutet das: komplexe Anforderungen, viele Prozesse, zahlreiche Rückfragen und ein hoher Anspruch an Effizienz, Transparenz und Verlässlichkeit.
Verantwortlich für diesen Bereich ist Kai Waldbauer, Personalleiter der Gutmann GmbH. Seit zwei Jahren ist er im Unternehmen tätig und betreut mit seinem achtköpfigen HR-Team die gesamte Belegschaft. Zwei Mitarbeitende kümmern sich dabei um die Payroll und Zeiterfassung.
Von Beginn an hatte Kai Waldbauer ein klares Ziel: die Digitalisierung der Personalarbeit konsequent vorantreiben und den gesamten Employee Lifecycle Schritt für Schritt digital abbilden.
Eine bewährte Partnerschaft als Entscheidungsgrundlage
Die Zusammenarbeit zwischen Gutmann und VEDA besteht bereits seit vielen Jahren. Schon seit 2001 nutzt Gutmann die VEDA Payroll Lösung und war damit über viele Jahre hinweg sehr zufrieden. Auch Kai Waldbauer kannte VEDA bereits aus seiner vorherigen beruflichen Station, wo ebenfalls mit der Payroll Lösung von VEDA gearbeitet wurde.
Als es bei Gutmann darum ging, weitere HR-Prozesse zu digitalisieren, fiel die Entscheidung deshalb bewusst auf VEDA.
Für Kai Waldbauer waren vor allem diese Punkte ausschlaggebend: VEDA bietet eine All-in-one-Lösung, alles kommt also aus einer Hand und VEDA ist aus seiner Erfahrung ein zuverlässiger Partner im HR-Bereich. Besonders wichtig ist ihm außerdem, im Alltag nur einen Ansprechpartner zu haben, wenn Fragen oder Probleme auftreten.
Hinzu kommt: Die Software ist intuitiv bedienbar. Gerade bei einem Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden in Produktion und Verwaltung ist das ein entscheidender Faktor, damit digitale Prozesse nicht nur eingeführt, sondern auch akzeptiert und angewendet werden.
Schritt für Schritt zur digitalen HR-Landschaft
Kai Waldbauer hat die Digitalisierung bei Gutmann in kurzer Zeit konsequent vorangetrieben. Zunächst wurde das Recruiting digitalisiert – vom Posting der Stellenanzeigen über die Kommunikation mit Bewerbenden bis zur Erstellung der Stammdaten bei Einstellung.
Im nächsten Schritt wurden Zutritt und Zeiterfassung aufgesetzt. Die Arbeitszeiten werden heute je nach Arbeitsplatz über Terminals oder direkt am Rechner erfasst. Gleichzeitig wurde auf die Suite-Lösung der Payroll umgestellt.
Für ein Unternehmen mit Dreischichtbetrieb, verschiedenen Arbeitszeitmodellen und 800 Mitarbeitenden ist eine solche Umstellung kein kleines Projekt. Umso wichtiger war eine verlässliche Projektbegleitung.
Kai Waldbauer beschreibt die Einführung als vollständig reibungslos. Auch von den Mitarbeitenden kam viel positives Feedback, insbesondere zu den Self Services.
Self Services, die im Alltag wirklich genutzt werden
Ein wichtiger Erfolgsfaktor der Digitalisierung bei Gutmann ist die breite Nutzung der Self Services. Alle Mitarbeitenden können heute zum Beispiel Fehlzeiten beantragen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen hochladen. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden ausschließlich digital zur Verfügung gestellt.
Für die Beschäftigten in der Verwaltung funktioniert dies direkt über den Rechner. Mitarbeitende in der Produktion nutzen die Funktionen über ihr Smartphone. Damit digitale Prozesse von Anfang an verständlich sind, erhielten die Mitarbeitenden ein Tutorial, das die Bedienung der neuen Software erklärt und jederzeit bei Nachfragen zur Verfügung steht.
Gerade in einem Produktionsunternehmen ist diese einfache Zugänglichkeit entscheidend. Digitale HR-Prozesse dürfen nicht nur für Büroarbeitsplätze funktionieren, sondern müssen auch im Fertigungsumfeld praktikabel sein.
Auch Homeoffice-Regelungen lassen sich in die moderne HR-Arbeit integrieren: Bei Gutmann wird diese Möglichkeit systematisch genutzt.
Digitale Personalakte und People Management als nächste Schritte
Die digitale Personalakte ist bei Gutmann bereits in Arbeit. Bestehende Akten werden sukzessive digitalisiert. Damit entsteht eine zentrale Grundlage, um Personalinformationen künftig schneller, transparenter und effizienter verfügbar zu machen.
Auch im Bereich People Management ist vieles bereits geplant. In den kommenden zwölf Monaten sollen weitere Funktionen schrittweise eingerichtet werden. Schon heute werden Schulungen und jährliche Mitarbeiterunterweisungen zeitlich über das System gemanagt.
Ein besonderer Fokus liegt auf dem Learning Management System blink.it. Kai Waldbauer freut sich darauf, künftig nicht nur Termine und Nachweise, sondern auch Inhalte von Schulungen und Unterweisungen digital zu managen. Beispiele sind regelmäßige Fresh-ups für Sicherheits- oder Datenschutzunterweisungen.
Damit wird Weiterbildung bei Gutmann strukturierter, transparenter und besser steuerbar – für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende.
Checkliste
Unsere Checkliste zeigt in 10 Punkten worauf es beim Vergleich von HR-Software-Anbietern wirklich ankommt – kompakt, praxisnah und sofort einsetzbar.
People Analytics: Auswertungen mit einem Klick
Neben der operativen Digitalisierung spielt auch People Analytics eine zentrale Rolle in der weiteren HR-Strategie von Gutmann. Ziel ist es, Auswertungen künftig mit einem Klick verfügbar zu machen.
Dabei geht es nicht nur um klassische Kennzahlen wie Krankenstand oder Urlaubsplanung. Geplant ist unter anderem ein Cockpit für Führungskräfte mit Standardauswertungen. Jeden Morgen soll eine Führungskraft auf einen Blick sehen können, wer Urlaub hat, wer krankgemeldet ist, wie sich diese Daten in den vergangenen Monaten entwickelt haben und wie der eigene Bereich im Vergleich zu anderen Abteilungen und im Branchenvergleich steht. Mit der integrierten KI sind diese Auswertungen mit wenigen Klicks möglich.
Auch für die Unternehmensleitung ist ein spezielles Cockpit geplant. Damit sollen strategische HR-Fragen transparenter beantwortet werden können: Wie entwickelt sich die Altersstruktur der Belegschaft? Wann scheiden Mitarbeitende voraussichtlich aus? Wie viele Austritte sind in den kommenden fünf Jahren zu erwarten? Wann wird Nachfolgeplanung notwendig? Wie viele Auszubildende befinden sich in welchem Lehrjahr?
Darüber hinaus denkt Gutmann People Analytics auch vorausschauend. Entwicklungen bei Krankheit, Fluktuation oder Abteilungsstimmungen sollen dabei helfen, frühzeitig Handlungsbedarf zu erkennen und rechtzeitig Maßnahmen einzuleiten.
Für die Vorbereitung auf die Entgelttransparenz-Richtlinie ist People Analytics für Kai Waldbauer besonders wertvoll. Denn transparente, belastbare und schnell verfügbare Personaldaten werden künftig immer wichtiger.
15 bis 20 Prozent Kapazitätsentlastung im HR-Bereich
Die Digitalisierung wirkt bei Gutmann nicht nur auf strategischer Ebene, sondern ganz konkret im Arbeitsalltag. Durch die neuen digitalen Prozesse konnte das HR-Team deutlich entlastet werden. Kai Waldbauer beziffert die Kapazitätsentlastung auf etwa 15 bis 20 Prozent. Für die Personalabteilung bedeutet das: weniger manuelle Arbeit, weniger Rückfragen, weniger Medienbrüche und mehr Zeit für die Themen, die HR langfristig voranbringen.
Gerade in einem Unternehmen mit 800 Mitarbeitenden, Fertigung, Verwaltung, Schichtbetrieb und komplexen Strukturen ist diese Entlastung ein wichtiger Hebel.
Ziel: Digitalisierung vom Eintritt bis zum Austritt
Für Kai Waldbauer ist die Einführung einzelner digitaler Funktionen nur ein Teil des Weges. Das übergeordnete Ziel ist die Digitalisierung des gesamten Employee Lifecycle – vom Eintritt bis zum Austritt.
Recruiting, Payroll, Zeitwirtschaft, Zutritt, Self Services, digitale Personalakte, Learning & Development und People Analytics greifen dabei Schritt für Schritt ineinander. So entsteht eine HR-Landschaft, die operative Prozesse vereinfacht und gleichzeitig die Grundlage für strategische Personalarbeit schafft.
Fazit: Moderne HR für ein komplexes Industrieumfeld
Die Gutmann GmbH zeigt, wie digitale HR-Prozesse auch in einem anspruchsvollen Produktionsumfeld erfolgreich eingeführt werden können. Entscheidend dafür sind eine klare Digitalisierungsstrategie, eine intuitive Software, die langjährige Erfahrung mit VEDA und eine reibungslose Projektbetreuung.
Aus der bewährten Payroll-Lösung ist bei Gutmann eine umfassende HR-Landschaft entstanden, die heute bereits viele Prozesse digital unterstützt und in den kommenden Monaten weiter ausgebaut wird.
Für Kai Waldbauer und sein Team bedeutet das mehr Effizienz, bessere Transparenz und mehr Raum für strategische Personalarbeit. Für das Unternehmen entsteht eine zukunftsfähige Basis, um HR datenbasiert, digital und KI-unterstützt weiterzuentwickeln.
