EMP Merchandising Handelsgesellschaft GmbH
EMP (Exclusive Merchandise Products) gibt es seit 1986. Das Unternehmen wurde ursprünglich als Merchandise-Mailorder für Rock- und Heavy-Metal-Musik gegründet und hat sich seitdem zu einem der führenden E-Commerce-Unternehmen Europas entwickelt. Seit 2018 gehört EMP zur Warner Music Group.
EMP ist Kultadresse für Fans von Rock, Metal und Entertainment. Trägt jemand ein T-Shirt mit dem klassischen AC DC Aufdruck, kommt das Shirt mit sehr großer Wahrscheinlichkeit von EMP aus dem niedersächsischen Lingen. Hier befindet sich der Hauptsitz des Unternehmens mit rund 500 Mitarbeitenden und europaweitem Versand. Jährlich verlassen etwa 3 Mio. Pakete das hochmoderne Logistikzentrum. Doch in HR und Administration bremsten verteilte Systeme und manuelle Arbeit den Takt: Payroll war ausgelagert, Daten wurden mehrfach erfasst, eine digitale Personalakte fehlte.
„Gerade bei Neueinstellungen mussten wir die Daten mehrfach an verschiedenen Stellen eingeben. Heute läuft das deutlich schlanker.“
Seit Anfang 2024 treibt Torsten Schmalbrock, Head of Human Resources, die HR-Digitalisierung bei EMP mit dem Ziel voran, den gesamten Employee-Life-Cycle mit einem HR-System abzubilden. Nach einem Systemcheck fiel die Entscheidung, die HR-Landschaft zu bündeln und mit der VEDA HR Suite zu arbeiten. Seit dem wurde in einem Mega-Projekt sukzessive umgestellt auf die VEDA Lösungen für Recruiting und Onboarding, Payroll, Time & Security, Academy und Community.
Besonders smart: Die Digitalisierung von ca. 500 Papierakten vergab EMP an eine Werkstatt für Menschen mit Behinderungen in Berlin. Das Ergebnis überzeugte in Qualität und Wirtschaftlichkeit. Diese Arbeit ermöglicht es Beschäftigten mit Handycap, neue berufliche Kompetenzen zu erlernen, indem sie Akten scannen und digitalisieren, während gleichzeitig ein Beitrag zur digitalen Transformation geleistet wird. ( www.nordbahn-online.de )
„Ich möchte diese Dienstleistung ausdrücklich empfehlen. Schnell und sorgfältig wurden unsere Personalakten in der Werkstatt digitalisiert. Wir sind begeistert von der verlässlichen Zusammenarbeit und möchten andere Unternehmen zur Nachahmung animieren.“
Im Alltag verzahnt EMP Terminals von dormakaba mit VEDA Horizon Time & Security. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit am Terminal bzw. am Rechner für Remote- oder Office-Mitarbeitende. Papier ist out – Entgeltabrechnungen gibt es ausschließlich digital. Azubis halfen beim Einrichten der VEDA App auf privaten Smartphones. So sind die Self Serices für alle im Unternehmen erreichbar.
Mit der Einführung der VEDA-Lösungen hat EMP entscheidende Fortschritte in Richtung Eigenständigkeit und Effizienz erzielt. Das Payroll-Know-how liegt nun wieder vollständig im Unternehmen – ein bewusster Schritt weg vom Outsourcing hin zu mehr Kontrolle und Flexibilität. Besonders spürbar ist die Veränderung im Alltag der Personalabteilung: Stammdaten werden heute systemübergreifend genutzt, so dass Doppeleingaben nahezu vollständig entfallen. Die Module greifen intelligent ineinander, was redundante Arbeitsschritte erheblich reduziert und Prozesse beschleunigt.
Auch die Mitarbeitenden profitieren von dieser neuen Struktur. Dank moderner Self-Service-Funktionen können sie viele Anliegen – von der Zeiterfassung bis zur Urlaubsplanung – eigenständig erledigen. Das sorgt nicht nur für mehr Transparenz, sondern stärkt auch das Gefühl von Selbstbestimmung im Arbeitsalltag. Gleichzeitig bleibt die Governance gewährleistet: Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Abrechnung sind heute eng verzahnt, so dass alle sicherheitsrelevanten und administrativen Abläufe sauber ineinandergreifen.
„Wir haben jetzt alles in der eigenen Hand – und alles in einem verlässlichen System. Das gibt uns in der Personalabteilung eine gewisse Leichtigkeit.“
Für Torsten Schmalbrock und sein HR-Team ist die Zusammenarbeit mit VEDA weit mehr als ein klassisches Kunden-Dienstleister-Verhältnis. Sie verstehen sich als Teil einer aktiven HR-Community, die voneinander lernt und gemeinsam wächst. Besonders die VEDA Community hat sich für EMP zu einem echten Erfolgsfaktor entwickelt: Fragen aus dem Alltag werden hier schnell beantwortet – oft von anderen HR-Anwendern, die ähnliche Herausforderungen kennen. So entsteht ein direkter, praxisnaher Erfahrungsaustausch, der weit über den Support hinausgeht.
Parallel dazu nutzt das Team intensiv die VEDA Academy, um Wissen gezielt aufzubauen und aktuell zu halten. Die digitale Lernplattform bietet eine große Bandbreite an Webinaren, Kursen und On-Demand-Inhalten – von Payroll über Time & Security bis zu Themen wie Unternehmenskultur oder Mitarbeiterbindung. Für Torsten Schmalbrock besonders wichtig: Lernen funktioniert hier flexibel, selbstbestimmt und in der eigenen Geschwindigkeit. So bleibt das HR-Team fachlich immer auf dem neuesten Stand und kann Neuerungen aus der Software direkt in die Praxis übertragen.
Durch diese enge Verbindung von Lernen, Austausch und Mitgestaltung ist eine echte Partnerschaft entstanden. Wenn neue Features entwickelt werden oder Feedback aus der Praxis gefragt ist, ist EMP aktiv dabei – mit Ideen, Vorschlägen und ehrlichem Input. Diese Offenheit auf beiden Seiten sorgt dafür, dass VEDA-Lösungen nicht nur technologisch weiterentwickelt werden, sondern auch den Arbeitsalltag der Nutzer konkret verbessern.
Nach der Stabilisierung von Recruiting & Onboarding rücken People-Themen in den Fokus: Learning, Performance, Entwicklung – und People Analytics für faktenbasierte Entscheidungen.
„Wir sind noch lange nicht am Ende unserer Digitalisierungsreise und freuen uns, zusammen mit VEDA ganz vorne dabei zu sein.“
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