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Privatbrauerei Gaffel Becker & Co. OHG

Besonders. Kölsch.

Über Gaffel

Die Kölner lieben ihr Gaffel Kölsch, die besonders frische Bierspezialität, die nach bewährtem Familienrezept und Deutschem Reinheitsgebot gebraut wird. Die Privatbrauerei Gaffel Becker und Co. OHG ist ein Familienunternehmen mit langer Tradition. 1908 wurde das erste Gaffel gezapft. Seitdem ist Gaffel als eine der größten Hausbrauereien für obergäriges Bier weit über die Stadtgrenzen hinaus bekannt. Gaffel ist das beliebteste Kölsch in der rheinischen Gastronomie und zählt zu den führenden Marken im Handel. Das mittelständische Unternehmen mit rund 260 Mitarbeitenden wird heute in fünfter Generation geführt und permanent erweitert. 2008 wurde das Gasthaus Gaffel am Dom eröffnet. Das Brauhaus zwischen Hauptbahnhof und Dom gehört zu den bekanntesten Lokalen der Stadt und hat absoluten Kultcharakter. Die Balance zwischen Tradition und Moderne liegt der Geschäftsleitung am Herzen. So wurden in den vergangenen Jahren viele neue Produkte auf den Markt gebracht. Dazu gehört Gaffels Fassbrause, die den Boom in diesem Segment auslöste, genauso wie der obergärige Bierklassiker, Gaffel Wiess und das Gaffel Lemon.

Wie VEDA die Personaler bei Gaffel entlastet

Auch intern ist das Unternehmen modern und zukunftsweisend ausgerichtet und ein Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Schon Mitte der 1990er Jahre automatisierte Gaffel die Zeiterfassung sowie die Entgeltabrechnung mit den Softwarelösungen VEDA Horizon Time & Security und VEDA Horizon Payroll. Drei Jahre später wurde die Entgeltabrechnung komplett an VEDA ausgelagert. Der Payroll Service übernimmt seitdem die pünktliche und korrekte Entgeltabrechnung für 260 Gaffel Mitarbeitende und trägt die Verantwortung, Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht in die Software einzuarbeiten. Die Minimierung der Risiken und die erheblichen Kosteneinsparungen gaben schließlich den Ausschlag, die Entgeltabrechnung an den VEDA Payroll Service auszulagern. Aufgrund der guten Erfahrungen in der Vergangenheit und der vertrauensvollen Zusammenarbeit entschied sich die Gaffel Geschäftsführung dazu, die Entgeltabrechnung der Gesellschaften Gaffel am Dom sowie der Event-Agentur Kölsch & Köbes zum 01.01.2024 ebenfalls in die Hände der VEDA Experten zu legen. In diesem Zuge wurden die beiden Gesellschaften auch integriert in die Lösungen VEDA Horizon Time & Security und VEDA Horizon People Management.

Wir haben dadurch die Sicherheit, stets den gesetzlichen Anforderungen zeitnah zu entsprechen. Als mittelständisches Unternehmen können wir dieses komplexe Wissen nur sehr schwer und bedingt zuverlässig vorhalten.

Gabriele Neubert – Personalabteilung bei Gaffel

Interview mit Stefan Schlepütz, Leiter Personal / HR bei Gaffel

VEDA: Warum haben Sie sich entschieden, die Entgeltabrechnungen für zwei weitere Gesellschaften an VEDA auszulagern?

Der Payroll Service bei VEDA läuft seit so vielen Jahren perfekt. Wir sparen damit nicht nur Geld, sondern auch sehr viel Arbeitszeit. Die Softwarelösung für die Zeiterfassung kommuniziert geräuschlos mit dem Payroll Service, so dass dieser gesamte Workflow und mit ihm ein großes Stück Verantwortung ausgelagert werden konnte. Ich würde das nie wieder anders entscheiden.

Ein Beispiel: Die regelmäßig stattfindenden Zertifizierungsmaßnahmen & Zusatzausbildungen seitens unserer Hersteller. Die Terminplanung dieser Maßnahmen werden wir künftig über VEDA darstellen und die Zertifikate dieser Zusatzausbildungen digital ablegen, damit alle Prozessbeteiligten auf aktuellem Stand sind.

Wir als Personalabteilung wünschen uns einen globalen Überblick zur Steuerung sowie die Möglichkeit, Auswertungen und Statistiken zu generieren. Wir sind sehr froh, dass uns die VEDA Softwarelösung hier auf ein neues Niveau hebt.

Dennis Mense – HR Business Partner / zertifizierter Compliance-Beauftragter

VEDA: Wie verlief der Umstieg der beiden Gesellschaften Gaffel am Dom und Kölsch und Köbes in die VEDA-Software-Umgebung?

Der Umstieg verlief überwiegend reibungslos und zügig. Dank einer gut organisierten Planung und der Unterstützung durch VEDA konnte die Implementierung wie vereinbart innerhalb weniger Monate abgeschlossen werden. Die Integration der weiteren Mitarbeiter verlief gut.

VEDA: Nutzen alle Gaffel Mitarbeitende die Zeiterfassung?

Ja, alle Mitarbeiter, einschließlich derjenigen von Gaffel am Dom und Kölsch und Köbes, nutzen die Zeiterfassung. Das System wurde Unternehmensweit implementiert, um eine einheitliche Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten zu gewährleisten.

VEDA: Wer profitiert besonders davon?

Viele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht vor Ort in der Verwaltung tätig. Sie arbeiten zum Beispiel im Service in der Brauerei am Dom oder auf Veranstaltungen auswärts. Hier ist die Erfassung der Arbeitszeit über ein beliebiges Endgerät natürlich Gold wert. Besonders profitieren aber auch die Personalabteilung und die Führungskräfte. Ein Beispiel: Ein Teamleiter kann nun jederzeit den aktuellen Stand der Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten seines Teams einsehen und entsprechend reagieren, was die Planung und Steuerung der Ressourcen deutlich verbessert.

VEDA: Wie nutzen Sie das Tool Organisationsmanagement bei Gaffel?

Das Organisationsmanagement-Tool wird genutzt, um die Struktur des Unternehmens abzubilden und zu verwalten. Dies umfasst die Abteilungen, Teams und Positionen sowie die entsprechenden Berichtswege. Es erleichtert die Übersicht und Planung organisatorischer Veränderungen und ermöglicht eine effiziente Verwaltung.

VEDA: Wie intensiv nutzen Sie die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte wird im Moment implementiert. Sie wird als zentrale Ablage für alle wichtigen Mitarbeiterdokumente und Informationen dienen, wodurch der Zugriff auf diese Daten für die Personalabteilung, für Führungskräfte und für Mitarbeiter deutlich vereinfacht wird.

VEDA: Dürfen Mitarbeitende darauf zugreifen?

Ja, die Mitarbeiter dürfen auf ihre eigene digitale Personalakte zugreifen. Dies fördert und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Daten eigenständig zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren.

VEDA: Über welchen Weg erhalten die Mitarbeitenden ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die Entgeltdokumente werden den Mitarbeitern ausschließlich in VEDA Horizon im Bereich der Vergütung digital zur Verfügung gestellt. Eine andere Möglichkeit wird es nicht mehr geben.

VEDA: Was schätzten Sie ganz besonders an VEDA und der VEDASoftware?

Wir schätzen ganz besonders die intuitive Benutzeroberfläche und die umfassende Funktionalität der VEDA-Software. Sie deckt alle wichtigen HR-Prozesse für uns als mittelständisches Unternehmen ab und ermöglicht eine effiziente Verwaltung. Der zuverlässige Support von VEDA trägt ebenfalls dazu bei, dass alle Anfragen und Probleme schnell gelöst werden, was die tägliche Arbeit erheblich erleichtert.

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