Wie Tönnies die Personalarbeit digitalisiert
Seinen Ursprung hat die Premium Food Group in der Altstadt von Rheda in Ostwestfalen nahe Gütersloh. Hier schlachtete der Metzger Clemens Tönnies Sr. sieben bis zehn Schweine pro Woche. Seine Söhne Bernd und Clemens Tönnies entwickelten das Unternehmen auf Basis der elterlichen Metzgerei zu einem der führenden Produzenten von Schweine- und Rindfleisch in Europa.
Auch wenn die Wurzeln der Premium Food Group in der Fleischproduktion liegen, hat sich die Unternehmensgruppe zu einem innovativen 360-Grad-Lebensmittelanbieter gewandelt. Mit der Einführung der Premium Food Group wurde eine neue Holding-Struktur geschaffen, die administrative Tätigkeiten zentralisiert und die Geschäftsbereiche Tönnies Pork und Tönnies Beef unter einem Dach vereint. 21.000 Beschäftigte (davon 17.000 in Deutschland) erwirtschafteten 2023 einen Jahresumsatz von 7,3 Milliarden Euro (4,1 Milliarden Euro in Deutschland). Damit war die Premium Food Group 2023 der größte Lebensmittellieferant des deutschen Lebensmitteleinzelhandels.
Mit der gesetzlichen Neuregelung des Dienstvertrags in der Fleischbranche stand Tönnies vor einer enormen Herausforderung: Rund 7.000 Mitarbeitende mussten in das eigene System übernommen werden. Das bisher genutzte Zeiterfassungssystem konnte diese Skalierung nicht bewältigen. „Unsere alte Software war nicht datenbankgebunden und konnte keine effiziente Verwaltung einer solchen Mitarbeiterzahl gewährleisten. Außerdem war das Software-Unternehmen sehr klein und nicht flexibel genug – ein enormes Risiko für unseren laufenden Betrieb“, erklärt Matthias Rieke, der damals als Projektleiter für die Zeitwirtschaft verantwortlich war.
Die Anforderungen an eine neue Lösung waren klar: Eine robuste, skalierbare und auswertbare Zeiterfassung, die eine digitale Transformation der administrativen Prozesse unterstützt. Die Wahl fiel auf VEDA Horizon Time & Security.
„Unsere alte Software war nicht datenbankgebunden und konnte keine effiziente Verwaltung einer solchen Mitarbeiterzahl gewährleisten. Außerdem war das Software-Unternehmen sehr klein und nicht flexibel genug – ein enormes Risiko für unseren laufenden Betrieb.
Matthias Rieke – Projektleiter Zeitwirtschaft, Premium Food Group
Durch die Implementierung von VEDA Horizon Time & Security konnte die Unternehmensgruppe nicht nur die Zeiterfassung digitalisieren, sondern auch zahlreiche Prozesse optimieren. „Mit VEDA Horizon haben wir einen großen Schritt in Richtung Automatisierung gemacht. Urlaubsanträge wurden beispielsweise früher in Papierform eingereicht und haben damit für einen riesigen Papierwust und viele Stunden händischer Arbeit gesorgt – heute läuft das komplett digital“, so Matthias Rieke.
Da viele Produktionsmitarbeitende keinen eigenen PC-Zugang haben, wurde ein zentrales System eingerichtet, bei dem verantwortliche Gruppenleiter die Urlaubsanträge für ihre Teams digital einreichen. In der Verwaltung nutzen rund 700 Mitarbeitende VEDA Horizon eigenständig für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement.
Besonders geschätzt wird die Möglichkeit, Wege- und Rüstzeiten sowie die Schichtplanung digital abzubilden. „Früher war es nicht möglich, Schichten zu planen oder festzulegen, wann ein Mitarbeiter tatsächlich seinen Arbeitseinsatz hat. Mit VEDA Horizon haben wir eine flexible und anpassbare Lösung gefunden, die uns genau das ermöglicht“, sagt Rieke.
Eine weitere Herausforderung war die Integration der Zeitwirtschaft in bestehende HR- und Payroll-Systeme. Die Zeiterfassungsdaten aus VEDA Horizon werden heute direkt an das Abrechnungssystem Paisy übermittelt. Damit ist eine fehlerfreie und pünktliche Entgeltabrechnung gewährleistet.
Mit der Entscheidung für VEDA Horizon Time & Security hat die Premium Food Group eine leistungsfähige, zukunftssichere Lösung für die Zeitwirtschaft und Personalverwaltung implementiert. „Durch die digitale Zeiterfassung haben wir nicht nur eine enorme Arbeitserleichterung, sondern auch eine höhere Transparenz in den Prozessen, was wiederum der Personalabteilung zugutekommt, aber auch die Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden erhöht“, resümiert Matthias Rieke.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen Personalprozesse ist für die Premium Food Group ein wichtiger Schritt in die Zukunft – und mit VEDA Horizon hat das Unternehmen einen starken Partner an seiner Seite.
„Durch die digitale Zeiterfassung haben wir nicht nur eine enorme Arbeitserleichterung, sondern auch eine höhere Transparenz in den Prozessen, was wiederum der Personalabteilung zugutekommt, aber auch die Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden erhöht.
Matthias Rieke – Projektleiter Zeitwirtschaft, Premium Food Group
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