Mit Kreativität und Innovation zum Erfolg
Die Rühl Gruppe mit Hauptsitz in Friedrichsdorf bei Frankfurt ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit rund 110 Mitarbeitenden. Unter ihrem Dach vereint sie verschiedene Geschäftsbereiche: die Herstellung von Desinfektionsmitteln für den Medizinproduktebereich, Polyurethan-Kunststoffschaumsysteme für unterschiedliche Branchen – von Automotive über Freizeit- bis Bauindustrie – sowie die Verwaltung eines Immobilienportfolios. Neben dem Mutterunternehmen Rühl AG & Co. Chemische Fabrik KG gehören zur Gruppe auch die Rühl Puromer GmbH sowie eine Vertriebstochter in Taicang bei Shanghai.
Seit 2020 setzt die Rühl Gruppe in der Personalabteilung auf VEDA Software & Services. Heute nutzen alle Unternehmen der Gruppe VEDA Horizon Time & Security sowie VEDA Horizon People Management. Die Payroll wurde in Deutschland an VEDA ausgelagert – eine Entscheidung, die Stefan Victor, kaufmännischer Leiter, jederzeit wieder treffen würde.
„Wir sind ein typischer Mittelständler. Payroll Outsourcing nimmt uns die Abhängigkeit von einzelnen Personen und sichert, dass die Abrechnung reibungslos funktioniert. Das läuft bei uns wie am Schnürchen.“
Ob in Produktion, Verwaltung oder Homeoffice – jede Arbeitszeit wird über VEDA Horizon erfasst. In der Produktion kommen dabei klassische Zeiterfassungs-Terminals mit Transponderchips zum Einsatz, während Mitarbeitende im Büro oder Homeoffice – dank der Cloudtechnologie – auch direkt über den Rechner buchen können.
Auch das Zutrittsmanagement läuft über die VEDA-Software: Mit Transpondern öffnen sich Schranken und Türen – physische Schlüssel werden sukzessive abgeschafft.
Die Rühl Gruppe erlebt durch den Einsatz moderner HR-Software einen deutlichen Gewinn an Effizienz und Freiraum in der täglichen Personalarbeit. Besonders spürbar ist dies für das HR-Team selbst, wie Stefan Victor berichtet. „Früher waren wir stark mit Routinetätigkeiten wie Zeitkontenpflege beschäftigt. Heute können wir uns viel mehr auf echte Personalarbeit konzentrieren – Mitarbeitergespräche, Unterstützung der Führungskräfte und Recruiting. Die Software entlastet uns enorm.“
Dieser Wandel ermöglicht es den Verantwortlichen, sich auf strategische Themen zu fokussieren, anstatt wertvolle Zeit in manuelle Verwaltungsaufgaben investieren zu müssen.
Auch im breiteren HR-Einsatz zeigt sich der Nutzen deutlich. Neben Zeitwirtschaft und Payroll Outsourcing nutzt die Rühl Gruppe inzwischen auch zahlreiche Funktionen des Moduls VEDA Horizon People Management. Ein zentrales Element davon ist die digitale Personalakte. Stefan Victor betont den Stellenwert dieser Neuerung:
„Wir haben inzwischen alle Personalakten digitalisiert und arbeiten mit einem rollenbasierten Rechtesystem, das in der Software individuell eingestellt werden kann. Meiner Meinung nach einer der wichtigsten Digitalisierungschritte im Personalbereich, der sehr viel Zeit einspart.“
Auch im Bereich Learning & Development bringt VEDA Horizon dem Unternehmen deutliche Vorteile. Die hohen Anforderungen im Marktumfeld der Medizinprodukte machen eine präzise Dokumentation unerlässlich. Hier schafft die Software spürbare Entlastung: „Der Medizinprodukte-Bereich ist stark reguliert. Hier gibt es sehr hohe Dokumentationsanforderungen. Deshalb haben wir viele Unterweisungen unserer Mitarbeitenden, bevor jemand z.B. eine Maschine bedienen darf.“, erklärt Stefan Victor. „Mit der Software für Learning & Development dokumentieren und verwalten wir diese Schulungsaktivitäten unserer Mitarbeitenden. Damit stellen wir sicher, dass Qualifikationen und Nachweise jederzeit aktuell sind. Das sorgt für Transparenz, Konsistenz und einen klaren Überblick über die Entwicklung jedes einzelnen Mitarbeitenden.“
Auch Mitarbeitergespräche werden heute deutlich strukturierter und nachvollziehbarer durchgeführt. Die HR-Software stellt sicher, dass sämtliche Schritte konsistent und sauber dokumentiert ablaufen. „Jedes Mitarbeitergespräch wird mit einheitlichen Vorlagen über die VEDA HR-Software geführt, dokumentiert und automatisch in der jeweiligen digitalen Personalakte gespeichert. So behalten wir stets den Überblick.“
Für die Zukunft wünscht sich Stefan Victor vor allem eine digitale Abbildung der zahlreichen Richtlinien und Policies im Onboarding.
„Arbeitsvertrag, Datenschutzerklärung, IT-Richtlinien – all das soll der Mitarbeiter künftig direkt in der VEDA-Software digital signieren können. Damit wird der gesamte Einstellungsprozess noch einfacher und revisionssicher dokumentiert.“
Die Erfahrungen der Rühl Gruppe zeigen eindrucksvoll, wie digitale HR-Lösungen Prozesse verschlanken, Transparenz schaffen und die Personalarbeit nachhaltig professionalisieren können.
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