HR Payroll Service: Alles aus einer Hand.

Der Prozess der Entgeltabrechnung ist ideal geeignet für ein Business Process Outsourcing. Steuer- und SV-rechtliche Vorgaben sowie Tarif- und Betriebsvereinbarungen erscheinen zwar häufig kompliziert, stellen aber mit dieser Standardisierung den bestmöglichen Rahmen eines Outsourcing.

Typische Aufgaben sind:

  • Durchführung der Entgeltabrechnung
  • Pflege von Personalstammdaten
  • Vor- und Nachbearbeitung der laufenden Entgeltabrechnung
  • Rück- und Simulationsrechnungen
  • Druck- und Versandservices bzw. elektronische Entgeltabrechnung
  • Jahreswechselarbeiten
  • Gesetzliches Meldeverfahren für Finanzämter und Sozialversicherungsträger
  • Bescheinigungswesen
  • Auswertungen, Berichte und Statistiken
  • Abbildung von Tarif- und Betriebsvereinbarungen

Wir stellen Ihnen einige Szenarien vor, in denen die Entscheidung für den HR Payroll Service von VEDA eine geeignete Lösung sein kann.


Szenario 1: Personelle Veränderungen

Insbesondere in mittelständischen Betrieben geben personelle Veränderungen den häufig Anstoß für die Überlegung, den Abrechnungsprozess auszulagern. Erreichen langjährige Lohn- und Gehaltsabrechner das Rentenalter oder wechselt ein Mitarbeiter der Personalabteilung aus anderen Gründen das Unternehmen, geht enormes Fachwissen verloren. In dieser Situation wäre ohnehin ein kompletter Neustart mit neuem Personal erforderlich – und damit kann gleichermaßen auch eine Auslagerung des Prozesses erwogen werden, um Fachwissen und Kompetenz langfristig zu sichern.


Szenario 2: Konzentration auf strategische Personalarbeit

In Zeiten des Fachkräftemangels müssen Unternehmen deutlich mehr Aufwand betreiben für Recruiting, Personalentwicklung. Talentmanagement sowie die Digitalisierung von Prozessen. Denn auf diesen Gebieten liegt eher die Wertschöpfung von HR für die Unternehmen. Eine strategische Neuausrichtung von Human Resources begünstigt daher die Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen BPO-Dienstleister: Die bestehenden Arbeitnehmer im Personalwesen können ihre Kapazitäten zukünftig mehr in die strategisch wichtigen Felder der Personalarbeit investieren. Gleichzeitig verkraftet die Abteilung so auch anstehende personelle Veränderungen besser.


Szenario 3: Verringerung des administrativen IT-Aufwands

Der Betrieb, die Wartung und die Administration der notwendigen Hardware, der Abrechnungssoftware und -daten verlangt den Unternehmen einen hohen zeitlichen Aufwand ab. Zudem steigt auch die Komplexität von digitalen Lösungen signifikant, wenn man an einen 24/7-Zugriff oder mobile Anforderungen denkt. Allein das Einspielen von Updates, die Pflege von Daten und Parametern oder die Sicherstellung, dass der gesetzliche Datenschutz eingehalten wird, erhöht laufend die Anforderungen. Durch eine Auslagerung des Prozesses an einen BPO-Dienstleister benötigen Unternehmen keine eigene Abrechnungssoftware mehr und die Abrechnungsdaten verlagern sich in die Cloud. Dadurch können die Unternehmen enorme Kosten im IT-Bereich einsparen.


Szenario 4: BPO für mehr Ausfallsicherheit

Generell gilt, dass die die personelle Ausstattung an Entgeltabrechnern in einem Unternehmen für den Arbeitgeber ein enormes Risiko darstellt. Auch bei Unternehmen mit mehreren Lohn- und Gehaltsabrechnern kommt es schnell zu Engpässen: schon ein dreiwöchiger Urlaub führt zu ernsthaften Schwierigkeiten in der Serviceabdeckung. Eine längerfristige Erkrankung käme einem Totalausfall gleich. Gerade im Bereich der Entgeltabrechnung sind Sicherheit und Konsistenz besonders wichtig. Durch die Auslagerung des Prozesses an einen BPO-Dienstleister wird das Ausfallrisiko auf ein Minimum reduziert, da die Urlaubs- und Krankheitsvertretung vertraglich geregelt ist.


Was meinen wir

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Entgeltabrechnung zur VEDA auszulagern, weil sie sich so stärker auf ihr Kerngeschäft fokussieren können. Das freut uns natürlich sehr - auch für unsere Kunden. Denn unser HR Payroll Service Process ist die ideale Unterstützung für Unternehmen, die sich mit anderen Themen beschäftigen wollen als mit der hauseigenen Lohnabrechnung.

Udo Meyer
Director Outsourcing