Seit Anfang 2023 hat die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) das traditionelle Papierformat abgelöst. Damit ist ein weiterer großer Schritt in Richtung Digitalisierung des Gesundheitswesens mit dem Ziel gemacht, für alle Beteiligten die Prozesse zu vereinfachen und die Kommunikation zu verbessern. In 2024 wird die eAU sukzessive erweitert.
Was ist die eAU?
Die eAU ermöglicht es Ärzten, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an Krankenkassen zu übermitteln. Seit Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, diese Daten elektronisch von den Krankenkassen abzurufen. Dieser Schritt ist eine bedeutsame Veränderung im Umgang mit Krankmeldungen und bringt sowohl Effizienz als auch neue Herausforderungen mit sich.
Für wen gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die eAU gilt für gesetzlich Krankenversicherte.
Für Privatversicherte und Beihilfeberechtigte ändert sich zunächst einmal nichts. Sie erhalten ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen weiterhin in Papierform und müssen diese selbst an ihren Arbeitgeber und die private Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle versenden.
Auch für Minijobber in Privathaushalten gibt es keine Möglichkeit der eAU. Die Bescheinigung für kranke Kinder von Arbeitnehmer:innen erfolgt auch weiterhin in Papierform.
Ablauf der eAU
- Arztbesuch: Ein Mitarbeiter besucht bei Krankheit einen Arzt.
- Übermittlung an die Krankenkasse: Die Diagnose und die Dauer der Arbeitsunfähigkeit werden von der Praxis direkt an die Krankenkasse übermittelt.
- Informationspflicht des Mitarbeiters: Auch mit der eAU haben Arbeitnehmende weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit zu melden und diese, wenn erforderlich, ärztlich feststellen zu lassen (hier müssen auch interne Regeln eines Unternehmens beachtet werden).
- Datenabruf durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber ruft die Daten der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse ab.
- Die Krankenkasse übermittelt dem Arbeitgeber folgende Daten: Name des Versicherten, Beginn und Ende der Krankschreibung und die Kennzeichnung als Erst- oder Folgekrankschreibung. Der Arbeitgeber erfährt nicht, welche Ärztin oder welcher Arzt krankgeschrieben hat und welche Diagnosen gestellt wurden. Die Daten sind generell immer erst ab dem Folgetag nach der Krankschreibung verfügbar. Sie werden über abgesicherte Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung den Arbeitgebern zur Verfügung gestellt. Auf Seiten der Arbeitgeber sind auch bestimmte technische Voraussetzungen für einen Abruf bei der Krankenkasse erforderlich.
Ist die Datenübertragung sicher?
Die Übermittlung erfolgt über die hochabgesicherte Telematik-Infrastruktur. Die Daten werden vom Verlassen der Arztpraxis bis zur Krankenkasse verschlüsselt übertragen.
Geht eine Abfrage eines Arbeitgebers bei der Krankenkasse ein, prüft diese zunächst, ob eine Abrufungsberechtigung besteht: Ist der oder die Mitarbeiter:in zu dem Zeitpunkt tatsächlich Versicherte:r und auch Angestellte:r des abfragenden Betriebes? Es erfolgt vor Datenweitergabe ein Abgleich mit dem Datenstand der Krankenkasse.
Was passiert, wenn die Übertragung wegen Internet-Problemen scheitert?
Die Daten werden durch die Praxis-Software gespeichert und der Versand der Krankmeldung erfolgt, sobald dies wieder möglich ist.
Bei technischen Problemen mit der digitalen Übermittlung wenden Arztpraxen das Ersatzverfahren mit Papierausdrucken an. In einem solchen Fall schicken gesetzlich Versicherte den Ersatzausdruck an ihre Krankenkasse. Die Daten können dann durch einen aufgedruckten Barcode von den Krankenkassen ohne großen Aufwand digitalisiert und den Arbeitgebern bereitgestellt werden.
Vorteile der eAU
- Schnellere und sicherere Datenübermittlung
- Reduzierung der Papierkosten und des Verwaltungsaufwands
- Verbesserte Datensicherheit und effizientere Prozesse
Herausforderungen für HR
- Technische Integration: Anpassung der HR-Systeme an das eAU-Verfahren.
- Datenmanagement: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der eAU-Daten.
- Prozessanpassungen: Etablierung neuer Abläufe und Schulung des Personals.
Fazit
Die Einführung der eAU stellt eine bedeutende Veränderung für Personalabteilungen dar. Trotz anfänglicher Herausforderungen bietet sie auf lange Sicht erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Datensicherheit. Die Schlüssel zum Erfolg liegen in der technischen Anpassung, der Schulung des Personals und der Bereitschaft, neue Prozesse zu etablieren.
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