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Gamechanging HR

Unique is the
new normal

Zusammenfassung

Die Automatisierung von HR-Aufgaben ist ein bedeutender Schritt für Unternehmen in Richtung Effizienzsteigerung. Der Prozess beginnt mit der Identifizierung und Auswahl von Automatisierungspotenzial.

Unternehmen stehen permanent unter erheblichem Druck, effizienter zu arbeiten und Kosten zu senken, um in einem hochdynamischen Umfeld bestehen zu können. Zeitersparnisse durch Automatisierung können in andere Aufgaben investiert werden, z.B. in die Suche nach Talenten oder die Entwicklung von Trainingsprogrammen für Mitarbeitende.

Der Weg zur Automatisierung führt in HR-Abteilungen weg von der Verwaltung hin zur Gestaltung. Unternehmen können die Zukunft ihrer Branche und ihres Arbeitsumfeldes aktiv in die Hand nehmen und mitgestalten. Sie können proaktiv auf veränderte Anforderungen von außen reagieren und sich zu Gamechangern entwickeln.

Lexikon der wichtigsten Begriffe

Der Prozess der Verwendung von Technologie und Tools zur Reduzierung oder Entfernung manueller Aufgaben durch die Implementierung von Algorithmen, Robotern und anderen Programmen.

Die Personalabteilung eines Unternehmens, die für die Verwaltung der Mitarbeitenden zuständig ist, einschließlich der Einstellung, Schulung, Vergütung, Leistungsbeurteilung und der Einhaltung von Compliance- und Arbeitsgesetzen.

Die Schwierigkeit oder der Grad der Herausforderung, die eine bestimmte Aufgabe oder ein Prozess darstellt, einschließlich der Anzahl der beteiligten Schritte und der erforderlichen Zeit und Ressourcen.

Die Fähigkeit, eine Aufgabe oder einen Prozess regelmäßig durchzuführen, ohne signifikante Veränderungen, einschließlich der Anzahl der beteiligten Schritte und der erforderlichen Zeit und Ressourcen.

Der Prozess der Verwaltung von Bewerbungen von Kandidatinnen und Kandidaten, einschließlich der Bewertung, Sortierung und Kommunikation mit Bewerbenden.

Ein automatisiertes System zur Verfolgung von Bewerbungen von Kandidatinnen und Kandidaten, das Bewerbungen sammelt, Bewerberdaten sortiert und Bewerbende automatisch benachrichtigt, wenn sie für eine Stelle in Frage kommen.

Der Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden in das Unternehmen, einschließlich der Bereitstellung von Schulungsmaterialien und der Durchführung von Schulungen.

Die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Arbeitsrichtlinien durch Unternehmen, um Strafen oder Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

Herzlich Willkommen zu diesem Video, in dem wir uns mit dem Thema der Automatisierung in der HR-Abteilung beschäftigen werden. Unternehmen sind naturgemäß ständig auf der Suche nach neuen Wegen, um effizienter zu arbeiten und Zeit zu sparen. Das ist nicht nur eine Frage der Gewinnmaximierung sondern auch der strategischen Weiterentwicklung. Denn nur wenn die Mitarbeiter Zeit haben, sich um die wichtigen, strategischen Fragen zu kümmern und nicht ausschließlich mit administrativen Aufgaben beschäftigt sind, können sie aktiv an der Transformation des Unternehmens mitwirken.

Die Automatisierung von HR-Aufgaben ist eine exzellente Möglichkeit um Zeit und Geld zu sparen. Doch wo kann man ansetzen, wenn man Prozesse automatisieren will? In diesem Video werden wir uns darauf konzentrieren, wie man Aufgaben in der HR Abteilung identifiziert, die automatisiert werden können.

Schritt 1: Die Identifizierung aller Aufgaben

Der erste Schritt bei der Automatisierung von HR-Aufgaben besteht darin, die Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können. Dazu sollten Sie sich zunächst einen Überblick über alle HR-Aufgaben verschaffen, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Dies kann eine umfassende Liste sein, die alles von der Einstellung neuer Mitarbeiter bis zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Gehältern umfasst.

Schritt 2: Aufgaben ordnen und Automatisierungspotenzial identifizieren

Als Nächstes sollten Sie die Liste der HR-Aufgaben nach dem Zeitaufwand und der Wiederholbarkeit sortieren. Auch die Komplexität spielt eine Rolle. Aufgaben, die sich wiederholen und zeitaufwendig sind, sind in der Regel gute Kandidaten für die Automatisierung. Auch komplexe Aufgaben können für eine Automatisierung in Frage kommen, sofern sie standardisiert abgebildet werden können. Fragen Sie sich zudem, ob die Prozesse von der persönlichen Erledigung profitieren oder der persönliche Kontakt an dieser Stelle eher Zeit kostet ohne echte Vorteile zu bringen. Persönliche Mitarbeitendengespräche machen beispielsweise mehr Sinn als automatisierte Emails mit Informationen zur Leistung Ihrer Mitarbeitenden. Prozesse wie die Lohnabrechnung hingegen können automatisiert erledigt werden. In unserem Arbeitsblatt, dass Sie auf dieser Seite herunterladen können, ist der Weg zur Identifizierung von Automatisierungspotenzialen noch einmal detaillierter dargestellt.

Beispiele für automatisierbare HR-Aufgaben:

Ein Beispiel für eine automatisierbare HR-Aufgabe ist die Bewerberverfolgung. Dies ist ein wiederkehrender Prozess, bei dem Bewerberdaten gesammelt und bewertet werden müssen. Durch den Einsatz von Bewerber-Tracking-Systemen kann dieser Prozess automatisiert werden. Das System kann Bewerbungen sammeln, Bewerberdaten sortieren und Bewerber automatisch benachrichtigen, wenn sie für eine Stelle in Frage kommen.

Ein weiteres Beispiel für eine automatisierbare HR-Aufgabe ist die Onboarding-Phase neuer Mitarbeiter. Der Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann sehr zeitaufwendig sein. Im Zuge der Automatisierung können Schulungsmaterialien automatisch bereitgestellt werden und Mitarbeiter können zentral online geschult werden.

Vorteile der Automatisierung von HR-Aufgaben: 
Es gibt viele Vorteile bei der Automatisierung von HR-Aufgaben. Der offensichtlichste Vorteil ist die Zeitersparnis. Durch die Automatisierung können HR-Mitarbeiter ihre Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen, wie zum Beispiel die Suche nach neuen Talenten oder die Entwicklung von Mitarbeiter-Trainingsprogrammen.

Die Automatisierung von HR-Aufgaben kann auch dazu beitragen, Fehler zu reduzieren. Durch die Verwendung von Automatisierungssystemen können menschliche Fehler minimiert werden. Auch die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften (Compliance) kann durch Automatisierung sichergestellt werden, da Systeme so programmiert werden können, dass sie bestimmte Vorgaben einhalten.

Fazit: Die Automatisierung von HR-Aufgaben kann Ihrem Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen und die Effizienz zu steigern. Indem Sie Aufgaben identifizieren, die automatisiert werden können, können Sie Ihre HR-Mitarbeiter von zeitaufwendigen und sich wiederholenden Aufgaben entlasten und ihnen ermöglichen, sich auf strategische und wertvollere Aufgaben zu konzentrieren. Zudem kann die Fehlerquote reduziert und die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sichergestellt werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Automatisierung von HR-Aufgaben niemals vollständig menschliche Interaktion und Entscheidungsfindung ersetzen kann. Sie kann jedoch dazu beitragen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.


Glossar

  1. Automatisierung: Der Prozess der Verwendung von Technologie und Tools zur Reduzierung oder Entfernung manueller Aufgaben durch die Implementierung von Algorithmen, Robotern und anderen Programmen.

  2. HR-Abteilung: Die Personalabteilung eines Unternehmens, die für die Verwaltung der Mitarbeiter zuständig ist, einschließlich der Einstellung, Schulung, Vergütung, Leistungsbeurteilung und der Einhaltung von Compliance- und Arbeitsgesetzen.

  3. Komplexität: Die Schwierigkeit oder der Grad der Herausforderung, die eine bestimmte Aufgabe oder ein Prozess darstellt, einschließlich der Anzahl der beteiligten Schritte und der erforderlichen Zeit und Ressourcen.

  4. Wiederholbarkeit: Die Fähigkeit, eine Aufgabe oder einen Prozess regelmäßig durchzuführen, ohne signifikante Veränderungen, einschließlich der Anzahl der beteiligten Schritte und der erforderlichen Zeit und Ressourcen.

  5. Bewerberverfolgung: Der Prozess der Verwaltung von Bewerbungen von Kandidaten, einschließlich der Bewertung, Sortierung und Kommunikation mit Bewerbern.

  6. Bewerber-Tracking-System: Ein automatisiertes System zur Verfolgung von Bewerbungen von Kandidaten, das Bewerbungen sammelt, Bewerberdaten sortiert und Bewerber automatisch benachrichtigt, wenn sie für eine Stelle in Frage kommen.

  7. Onboarding: Der Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen, einschließlich der Bereitstellung von Schulungsmaterialien und der Durchführung von Schulungen.

  8. Compliance: Die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Arbeitsrichtlinien durch Unternehmen, um Strafen oder Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.

  9. Richtlinien: Regeln und Verfahren, die von Unternehmen und Organisationen festgelegt werden, um die Einhaltung von Standards und Vorschriften sicherzustellen.

  10. Effizienz: Die Fähigkeit, mit minimalen Ressourcen maximale Ergebnisse zu erzielen, einschließlich der Reduzierung von Zeit, Kosten und Arbeitsaufwand.


Zahlen, Daten und Fakten zum Thema Automatisierung in der HR Abteilung:

  • Laut einer Studie von Deloitte haben bereits 50% der Unternehmen mindestens einen Teil ihrer HR-Aufgaben automatisiert.
  • Eine weitere Studie von PwC hat ergeben, dass bis 2022 fast 40% der Unternehmen planen, ihre HR-Prozesse zu automatisieren.
  • Laut einer Umfrage von Accenture haben 67% der HR-Manager angegeben, dass sie die Automatisierung nutzen, um ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
  • Die Automatisierung von HR-Aufgaben kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Einstellung neuer Mitarbeiter um bis zu 90% zu reduzieren, so eine Studie von Jobvite.
  • Ein weiterer Bericht von Allied Market Research hat ergeben, dass der weltweite Markt für HR-Software im Jahr 2020 bei etwa 17 Milliarden US-Dollar lag und bis 2028 auf über 30 Milliarden US-Dollar anwachsen wird.
  • Laut einer Studie von McKinsey & Company können durch die Automatisierung von HR-Aufgaben etwa 20% bis 30% der Kosten eingespart werden.
  • Eine weitere Studie von Accenture hat gezeigt, dass Unternehmen, die in Automatisierung investieren, im Durchschnitt eine um 14% höhere Rentabilität erzielen als Unternehmen, die dies nicht tun.
  • Laut einer Studie von KPMG können Unternehmen durch die Automatisierung von HR-Aufgaben ihre Fehlerquote um bis zu 60% reduzieren.
  • Eine Umfrage von Oracle hat ergeben, dass 82% der HR-Manager glauben, dass die Automatisierung dazu beitragen kann, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
  • Laut einer Studie von Workday sind 62% der HR-Fachleute der Meinung, dass die Automatisierung dazu beitragen kann, die Entscheidungsfindung in ihrem Unternehmen zu verbessern.

Learning

Das Learning dieses Themas ist, dass die Automatisierung von HR-Aufgaben ein wichtiger Schritt für Unternehmen sein kann, um ihre Effizienz zu steigern, Zeit und Geld zu sparen und die Fehlerquote zu reduzieren. Die Identifizierung von Automatisierungspotenzial und die Auswahl der richtigen Aufgaben sind dabei entscheidend.

Warum ist dieses Learning wichtig? In der heutigen Zeit sind Unternehmen ständig auf der Suche nach Wegen, um effizienter zu arbeiten und Kosten zu senken. Zudem sind sie einer dynamischen Umwelt ausgesetzt. Dank der durch Automatisierung gewonnenen Zeit können Unternehmen die Zukunft Ihrer Branche und Ihres Arbeitsumfeldes aktiv in die Hand nehmen und mitgestalten. Sie können proaktiv auf geänderte Anforderungen von außen reagieren. So werden Sie zu Gamechangern ihrer Branche. Denn durch die Automatisierung können HR-Mitarbeiter ihre Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen, wie zum Beispiel die Suche nach neuen Talenten oder die Entwicklung von Mitarbeiter-Trainingsprogrammen. Unternehmen werden so wettbewerbsfähiger und können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Arbeitsblatt:

Titel: Wie identifiziere ich komplexe Aufgaben zur Automatisierung?

Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste aller HR-Aufgaben, die in Ihrem Unternehmen ausgeführt werden.

Schritt 2: Sortieren Sie die Liste nach dem zeitlichen Aufwand, der Komplexität und Wiederholbarkeit. Aufgaben, die sich wiederholen und zeitaufwendig sind, sind in der Regel gute Kandidaten für die Automatisierung. Auch komplexe Aufgaben können für eine Automatisierung in Frage kommen, sofern sie standardisiert abgebildet werden können.

Schritt 3: Fragen Sie sich, welche Aufgaben von der persönlichen Bearbeitung durch Ihre Mitarbeitenden profitieren können und welche Aufgaben nicht.

Schritt 4: Zerlegen Sie komplexe Prozesse in Einzelschritte. So können Sie diese leichter abbilden und prüfen, ob der ganze Prozess oder vielleicht auch nur einige Zwischenschritte oder Teilaufgaben automatisiert werden können. Beispielsweise können bestimmte Schritte im Einstellungsprozess, wie das Sammeln von Bewerbungen oder die Überprüfung von Referenzen, automatisiert werden.

Schritt 5: Untersuchen Sie, ob es bereits vorhandene Technologien oder Tools gibt, die Ihnen bei der Automatisierung dieser Prozesse helfen können. Möglicherweise gibt es bereits Softwarelösungen, die für diese Aufgaben geeignet sind oder es kommt die Integration von APIs infrage, die diese Automatisierung ermöglicht.

Schritt 6: Schätzen Sie die Auswirkungen der Automatisierung auf Ihre HR-Abteilung und das Unternehmen im Allgemeinen ab. Wägen Sie dabei die Vorteile und Kosten ab.

Schritt 7: Implementieren Sie die Automatisierungslösungen und stellen Sie sicher, dass sie reibungslos funktionieren und mit den vorhandenen HR-Prozessen harmonieren. Überprüfen Sie die Lösungen regelmäßig auf Zielerreichung und Effizienz.

Kursinhalt

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606A9102_Katrin Marcussen

Team Game-changing HR
Raphaele Rose, Ralf Gräßler,
Katrin Marcussen

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Team Game-changing HR
Raphaele Rose, Ralf Gräßler, Paul Fleck

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