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Quo vadis digitale Zeiterfassung?

Warum die Zeiterfassung auf dem Weg in die Netzökonomie ist

Digitale Zeiterfassung

Brauchen wir in Zeiten von New Work und auf dem Weg in die Netzökonomie noch das „Korsett“ einer Zeiterfassung? Oder ist die Vertrauensarbeitszeit das Mittel der Wahl, um mehr individuelle Freiheit zu schaffen?

Wenn Leistung nicht mehr in Anwesenheit gemessen wird, sondern in Ergebnissen, dann ist es doch egal, ob ich drei oder acht Stunden dafür benötige? Diese Frage stellt sich automatisch, sobald wir die Möglichkeiten und Abläufe einer kommunikationsorientierten, offenen und ergebnisorientierten Arbeitswelt durchdenken.

Wie New Work die Zeiterfassung neu definiert

Wenn wir unter dem Begriff Zeiterfassung ein System verstehen, das die reine Anwesenheit im Unternehmen abprüft, dann ist die Antwort auf die oben gestellten Fragen einfach: Nein, eine starre Zeiterfassung brauchen wir nicht!

Denn eine Zeiterfassung als Zweck der reinen Anwesenheitskontrolle, um daraus abzuleiten, ob gearbeitet wurde, wird den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt nicht gerecht. Solch ein Instrument entspricht einer Command-and-Control-Organisation, in der Befehlsempfänger im schlechtesten Fall nur ihre Zeit absitzen.

New Work fordert hingegen mehr Eigenverantwortung und diesen hohen Anspruch muss ein Arbeitnehmer auch im Hinblick auf den Umgang mit seiner Arbeitszeit erfüllen. Dazu braucht er eine HR-Software, die das Selbstverständnis von Transparenz und direkter Kommunikation, welches aus der Nutzung des Internets und sozialer Netzwerke entsteht, in das Unternehmen weiterträgt.

Was eine moderne Zeiterfassung bieten sollte

Damit aus der Fremdbestimmtheit ein sinnhafter Umgang mit wertvoller Zeit wird, sollte eine moderne Zeitwirtschaft die folgenden vier Eigenschaften mitbringen:

  1. Eine ortsunabhängige Kommunikation und Abstimmung in Bezug auf Arbeitszeiten oder Abwesenheiten.

  2. Ein Arbeitszeitmanagement, das sich von einer starren, hierarchiebezogenen Zeiterfassung löst und die Chancen der vernetzten Kommunikation nutzt.

  3. Eine transformative Kraft, indem sie den Mitarbeitenden die „Hoheit“ über ihre Arbeitszeiten ermöglicht.

  4. Möglichkeiten, um top-down organisierte Arbeitszeiten und Dienstpläne wie auch intransparente Genehmigungshierarchien für Abwesenheiten obsolet zu machen.

Also die Anwesenheitskontrolle einfach abschaffen?

Wir leben in einer Gesellschaft, in der der Schutz des Arbeitnehmers, seine Gesundheit und Leistungsfähigkeit ein hohes Gut sind. Der Gesetzgeber setzt Grenzen mit Höchstarbeitszeiten und gibt Ruhezeiten vor. Auch die Einhaltung des Mindestlohns muss durch Aufzeichnungen sichergestellt sein.

Dabei liegt es in der Verantwortung der Führungskräfte, das Wohl der Mitarbeitenden und damit die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu berücksichtigen. Und um Warnhinweise zu erkennen und mit den Betroffenen ins Gespräch zu kommen, sind Aufzeichnungen unerlässlich. Sie dürfen aber nicht lästige Pflicht der Mitarbeitenden sein, sondern müssen einen erkennbaren Mehrwert bieten. So reicht es nicht, eine neue HR-Software einzuführen, die alle oben gestellten Forderungen erfüllt – wesentlich bleibt, dass Technologie und Kultur im Unternehmen zueinander passen.

Eine kollaborative Zeiterfassung benötigt eine kollaborative Kultur, erst dann erhalten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein Werkzeug an die Hand, mit dem Eigenverantwortung und Mitgestaltung gelebt werden können.

Warum Arbeit 4.0 nach einer Netzökonomie verlangt

Während Industrie 4.0 Systeme und Prozesse über Wertschöpfungs-, Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg vernetzt sind, verlangt Arbeit 4.0 nach einer Netzökonomie, die hierarchische Strukturen zugunsten von Kompetenz-, Wissens- und Entscheidungs-Autarkie aufgibt.

Vier Treiber sind dabei maßgeblich: technologischer, sozialer, ökonomischer und kultureller Wandel. Zusammen genommen bilden sie die Grundlagen der neuen Arbeitswelt und jeder dieser vier Treiber hat Einfluss auf die Prinzipien moderner Zeiterfassung. Werfen wir einen Blick auf den technologischen Wandel, bei dem vieles möglich ist, aber auch sinnvoll sein muss.

Social Media, Work@Home und Mobile Work!

Neue Technologien verändern also unser Arbeitsleben und schaffen die Basis, auf der wir heute wie selbstverständlich vernetzt zusammenarbeiten. Hier ist insbesondere die transformative Kraft des Internets zu nennen, denn Vernetzung und ständige Kommunikation sind der Schlüssel zur Netzökonomie.

So erhält Social Media vor allem durch die Generation Y und Z Einzug am Arbeitsplatz. Und da das Arbeiten in der Wissensgesellschaft weder zeit- noch ortsgebunden ist, bedeutet „Mobile Work“ nicht nur „work@home“, sondern Arbeiten wo und wann ich es will.

Außerdem sorgen die Globalisierung und der Fachkräftemangel, sowie eine stärker auf Wissen und weniger auf Positionen gerichtete Zusammenarbeit für über das Internet vernetzte Teams, die über Orts- und Zeitgrenzen zusammenarbeiten.

Was bedeutet all das für eine moderne Zeiterfassung?

Werden die oben geschilderten Prinzipien der neuen Arbeitswelt nicht richtig umgesetzt, erleben wir sie als Belastung. Plötzlich kann ich Kollegen – völlig unerwartet – nicht im Büro antreffen, wo doch gerade heute der wichtige Kunde zu Besuch ist.

Homeoffice bedeutet also nicht: Einfach mal zuhause bleiben! Hier sind die Akteure und somit jeder einzelne Mitarbeitende gefragt, eigenverantwortlich zu handeln und mitzudenken. Software kann dabei unterstützen: Über kollaborative Techniken in der Kommunikation und einfache Workflows wird „work@home“ im Team abgestimmt. Wer von zuhause arbeitet, checkt im Vorfeld die Verfügbarkeit der Kollegen im Abwesenheitskalender und sucht für Präsenzaufgaben einen Vertreter aus.

Die Kommunikation verläuft für das gesamte Team transparent. Und wenn das Medium Zeiterfassung die gesamte Kommunikation über An- und Abwesenheiten steuert, muss diese im Gegenzug von überall zu bedienen sein – also „mobile“ per App, Telefon oder über Zeiterfassungsterminals.

Präsentismus versus digitale Zeiterfassung

Starre Systeme, die auf „command-and-control“ basieren und Dienstnach-Vorschrift sowie Präsentismus fördern, haben keinen Platz mehr in unserer Zeit.

Die Digitalisierung der Zeiterfassung hin zu einer kollaborativen Plattform und ihre Verankerung in New Work und Netzökonomie bietet in allen Feldern – technologisch, sozial, ökonomisch und kulturell – hohes Potenzial für Unternehmen, ihre Führungskräfte und für Mitarbeiter.

So muss sich eine moderne, digitale Zeiterfassung muss sich dem kulturellen Wandel der Arbeitswelt anpassen. Sie muss kommunikativ werden, über alle Hierarchieebenen hinweg funktionieren und durch schnelle, zielgerichtete Kommunikation für reibungslose Abläufe im Unternehmen sorgen.

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