Oder warum Automatisierung auch in Ihrem Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg ist!
Im Rahmen unserer Themenreihe "Gamechanging HR" wollen wir neue Wege aufzeigen, wie man das Thema HR heute angehen kann. Automatisierung kann auf diesem Weg ein erster Schritt sein, denn sie schafft Freiraum für andere Themen. Oftmals sind Unternehmen jedoch noch in alten Mustern gefangen und Entscheider davon überzeugt, dass die internen Prozesse zu individuell sind, um automatisiert werden zu können.
Getreu der ersten These „Unique is the new normal“ des Gamechanger Themenkomplexes sind wir sicher, dass es auch in Ihrem Unternehmen Potenzial für erfolgreiche Automatisierung gibt, die Sie wirklich weiterbringt.
Werden Sie zum Gamechanger, indem Sie das Automatisierungspotenzial in Ihrem Unternehmen erkennen und nutzen
Die Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle im Unternehmen und trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei. Gleichzeitig fallen hier viele standardisierte Aufgaben mit hohem Zeitaufwand an, die wichtige Ressourcen binden. Durch automatisierte und gut integrierte Prozesse gewinnen Ihre HR-Mitarbeitenden Spielräume, um unternehmensstrategisch bedeutende Themen voranzutreiben und so aktiv das Arbeitsumfeld von morgen mitzugestalten. Das spart im Idealfall Zeit, Nerven und Kosten – und kann Ihrem Unternehmen zusätzlich einen entscheidenden Vorteil im Kampf um neue Talente verschaffen.
Herausforderungen bei der Automatisierung von typischen HR Aufgaben
Viele Aufgaben in den HR Abteilungen sind sehr bürokratisch aufgebaut, sind repetitiv und zeitfressend. Zusätzlich steht das moderne HR Management durch Entwicklungen, wie den Fachkräftemangel und die zunehmende Komplexität der zu besetzenden Positionen, immer neuen Herausforderungen gegenüber. Trotzdem dreht sich die tägliche Arbeit oft um die Erledigung des „Papierkrams“ statt beispielsweise eine aktive Führungsrolle in der Weiterentwicklung der Unternehmenskultur zu übernehmen,
Dabei wäre es Zeit, Ihr HR Management auf das nächste Level zu bringen!
Doch welche typischen HR Aufgaben lassen sich mit vergleichsweise einfach automatisieren?
Besonders gut eignen sich alle strukturierten und regelbasierten Prozesse in HR-Abteilungen für eine Automatisierung. Durch die richtige Software-Lösungen können Unternehmen ihre HR-Abteilungen bei der Bewältigung dieser Prozesse signifikant entlasten.
4 Aufgaben in Ihrer HR Abteilung, die mit wenig Aufwand automatisiert werden können
- Zeit- und Anwesenheitsmanagement
Das Zeit- und Anwesenheitsmanagement ist eine klassische Aufgabe der HR-Abteilung, die mit großem Aufwand verbunden ist und hohen Anforderungen an Datenqualität und -sicherheit genügen muss. Es beinhaltet die Überwachung der Arbeitszeit und der Anwesenheit der Mitarbeitenden, die Verwaltung von Urlaubsanträgen und Überstunden sowie die Verarbeitung von Gehaltsabrechnungen.
Eine HR-Software kann den Prozess der Zeiterfassung und des Anwesenheitsmanagements gut automatisieren. Die Mitarbeiter:innen können ihre Arbeitszeit über ein Online-System erfassen, das automatisch berechnet, wie viele Stunden sie gearbeitet haben. Die Software kann auch Urlaubsanträge automatisch genehmigen oder ablehnen und die Überstunden nach vorher festgelegten Regeln berechnen. Darüber hinaus kann die Software auch die Gehaltsabrechnungen erstellen, indem sie die erfassten Arbeitsstunden und den Lohnsatz der Mitarbeitenden berücksichtigt.
2. Schulungsmanagement
Das Schulungsmanagement ist eine weitere wichtige Aufgabe im Bereich HR. Unter diesen Begriff fallen zum Beispiel die Verwaltung von Schulungen und Trainings für die Mitarbeitenden. Eine HR-Software kann den Prozess der Schulungsverwaltung automatisieren, indem sie eine zentrale Datenbank für Schulungsressourcen und -materialien bereitstellt.
Die Software kann auch automatisch Schulungen und Trainingspläne erstellen, basierend auf den Fähigkeiten und Bedürfnissen der Mitarbeitenden. Darüber hinaus kann die Anmeldung zu den Weiterbildungsmaßnahmen im Self-Service vorgenommen werden und die HR Abteilung kann die Schulungsdaten verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen die erforderlichen Schulungen absolviert haben.
3. Personalaktenmanagement
Das Personalaktenmanagement ist häufig mit viel Bürokratie verbunden. Es beinhaltet die Verwaltung der Personalakten und die Aufbewahrung von Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Leistungsbewertungen und Gehaltsabrechnungen.
Eine gute HR-Software kann das Personalaktenmanagement automatisieren, indem sie eine zentrale Datenbank bereitstellt. Die Mitarbeiter:innen können ihre Dokumente online hochladen, und die Software kann automatisch erforderliche Dokumente, wie zum Beispiel die Gehaltsabrechnung, generieren. Darüber hinaus kann die Software die Dokumente automatisch sortieren und in der richtigen Reihenfolge archivieren, um den Zugriff auf die Dokumente zu erleichtern.
4. Onboarding von Mitarbeitenden
Das Onboarding von Mitarbeitenden ist eine der mühsamsten Aufgaben, die die Personalabteilung regelmäßig übernehmen muss. Von der Stellenausschreibung über das Sammeln von Lebensläufen bis hin zu Vorstellungsgesprächen und der Gewährung des Netzwerkzugangs für neue Mitarbeiter – all diese Prozesse können automatisiert werden. Eine automatisierte Personalverwaltung kann den Einstellungsprozess beschleunigen und gleichzeitig die damit verbundenen Kosten senken.
Die genannten Prozesse zeigen, wie viel unausgeschöpftes Potenzial Sie durch eine Automatisierung an den richtigen Stellen freilegen können. Und das es Aufgaben in jedem Unternehmen gibt, die standardisiert genug sind, um durch eine gute HR Software übernommen zu werden. Doch das ist erst der erste Schritt!
Denn Sie sollten sich fragen:Wo steht Ihr eigenes Unternehmen im Prozess der Automatisierung und Transformation?
Hängen Sie noch in alten Denkmustern oder sind Sie bereit, mit uns die HR Welt neu zu denken? Machen Sie unseren kostenlosen Test im Rahmen der Gamechanger Kampagne um Ihren eigenen Status Quo besser einschätzen zu können und finden Sie es heraus!
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