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Die zentrale Rolle im Unternehmen
In der Geschäftswelt ist die korrekte und pünktliche Gehaltsabrechnung nicht nur ein Zeichen für die Wertschätzung der Mitarbeitenden, sondern auch ein wesentlicher Faktor für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Der Payroller, in Deutschland oft auch als Entgeltabrechner oder Lohnbuchhalter bezeichnet, spielt dabei eine zentrale Rolle. Seine Hauptaufgabe ist es, die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und termingerecht zu erstellen und auszuzahlen. Hört sich trivial an, ist es aber nicht!
Payroll-Spezialisten haben Verantwortung für ein komplexes Aufgabengebiet
Arbeiter und Angestellte möchten auf ihrer Lohn- oder Gehaltsabrechnung klar erkennen können, was sie im Laufe des Monats verdient haben, ob und welche Sonderleistungen honoriert wurden und welche Abgaben in welcher Höhe an welche Stellen zu leisten waren und abgezogen wurden. Die Sozialgesetzgebung ist komplex, und natürlich erwarten Lohn- und Gehaltsempfänger, dass ihr Arbeitgeber über alle Änderungen bei Steuern und Sozialabgaben auf dem laufenden ist und aktuelle Änderungen fristgerecht in die Berechnungen einpflegt.
Payroll-Spezialisten sind Kenner arbeits- und tarifrechtlicher Bestimmungen, bestens vertraut mit der Sozialversicherungsgesetzgebung und mit allen Regel- und Sonderleistungen und deren Berechnungen und mit unternehmensinternen Bonusregelungen. Ob es um Mutterschutz, unfall- oder krankheitsbedingte Ausfälle und die dadurch bedingten Lohnfortzahlungen oder um vorübergehende Freistellungen für Fortbildung oder Sabbaticals geht: Payroll-Spezialisten müssen Antworten geben können und berechnen, wie sich Normal- und Sondersituationen auf die Auszahlung von Löhnen und Gehältern auswirken. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betrachten ihre erste Abrechnung besonders aufmerksam und kritisch – daher ist es wichtig, dass die Berechnungen und die Anmeldungen bei Behörden, Krankenkassen und Sozialversicherungen fehlerfrei erfolgen. Es ist die erste – zahlenbasierte – »Bewährungsprobe« des Unternehmens gegenüber einem neuen Team-Mitglied.
Aufgaben eines Payrollers
- Datenmanagement: Zu Beginn des Abrechnungsprozesses steht das Management der Mitarbeiterdaten. Hierzu zählen persönliche Informationen, Arbeitszeiten, Urlaubstage, Krankheitstage sowie variable Gehaltsbestandteile wie Boni und Überstunden.
- Berechnung der Bezüge: Die eigentliche Kernkompetenz eines Payrollers ist die Berechnung der Bezüge. Dabei müssen gesetzliche Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge ebenso berücksichtigt werden wie individuelle Vereinbarungen, die in den Arbeitsverträgen festgehalten sind.
- Auszahlung: Nach der Berechnung sorgt der Payroller dafür, dass die Gehälter pünktlich auf den Konten der Mitarbeitenden eingehen. Dies erfordert eine präzise Planung und Koordination mit den Banken.
- Berichterstattung und Compliance: Payroller sind auch dafür verantwortlich, dass alle Gehaltsabrechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie erstellen regelmäßige Berichte für die Geschäftsführung und externe Prüfer und gewährleisten die Compliance mit Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht. Sie müssen dafür sorgen, dass Sie sich permanent weiterbilden und die Neuerungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht frühzeitig in ihr Unternehmen tragen.
- Kommunikation: Ein guter Payroller ist auch ein kompetenter Ansprechpartner für Mitarbeiterfragen bezüglich ihrer Gehaltsabrechnungen. Er muss komplexe Sachverhalte verständlich erklären können und bei Problemen vermittelnd eingreifen.
Notwendige Fähigkeiten und Ausbildung
Ein erfolgreicher Payroller benötigt kaufmännisches Wissen und die Fähigkeit, präzise und zuverlässig zu arbeiten. Eine Affinität zu Zahlen und IT-Systemen ist unabdingbar, da moderne Gehaltsabrechnungen fast ausschließlich digital verarbeitet werden.
Die meisten Payroller verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, oft ergänzt durch Weiterbildungen im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung. Seit einigen Jahren haben sich Duale Studiengänge mit dem Schwerpunkt Human Resources etabliert. Diese Studienabgänger sind sehr beliebt als Entgeltabrechner, allerdings sehr rar.
Digitale Kompetenzen
In der heutigen Arbeitswelt sind IT-Kenntnisse eine Grundvoraussetzung für Payroller. Sie müssen mit spezieller Lohnabrechnungssoftware umgehen können und sich in Datenbanken sowie gängigen Bürosoftware-Programmen auskennen. Die Digitalisierung in der Lohnbuchhaltung schreitet voran, und Payroller müssen in der Lage sein, diese Tools effektiv zu nutzen.
Herausforderungen im Berufsalltag
Die Arbeit eines Payrollers ist oft von strikten Fristen und dem Druck, fehlerfrei zu arbeiten, geprägt. Jeder Fehler in der Gehaltsabrechnung kann zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden oder zu rechtlichen Problemen führen. Daher ist eine hohe Konzentrationsfähigkeit und Detailgenauigkeit erforderlich.
Moderne Software kann Payroll Spezialisten viele administrative Routineaufgaben abnehmen. Der internetbasierte Zugriff von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf ihre Personalakte hat zunehmend Konsequenzen für den Aufgabenbereich von Payroll Spezialisten. Wenn sich Mitarbeitende digital krankmelden, Urlaubsanträge stellen, Arbeitszeiten selbst erfassen oder Fortbildungskurse beantragen können, sind das Eingriffe in den Arbeitsbereich der Payroll Spezialisten, die organisiert werden müssen. Dies erfordert neben der Auswahl passender Software-Lösungen eine immer engere Verzahnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit anderen Bereichen der Personalabteilung, damit alle payroll-relevanten Einflussfaktoren in angemessener Form berücksichtigt und umgesetzt werden können. Damit kommt den Payroll Spezialisten auch die Aufgabe zu, solche Eingriffe in das hochsensible System der Lohn- und Gehaltsabrechnung so zu konfigurieren, dass alle Datenschutzauflagen eingehalten werden.
Fazit
Die Rolle des Payrollers ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf in jedem Unternehmen. Sie erfordert ein hohes Maß an Verantwortung, Fachwissen und organisatorischer Kompetenz. Wer in diesem Beruf erfolgreich sein will, muss sich stetig weiterbilden und auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und Technologie bleiben. Payroller sind daher mehr als nur Gehaltsabrechner: Sie sind wichtige Vertrauenspersonen innerhalb ihres Unternehmens.
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