Zeiterfassung effizient gestalten.
Die Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der Personalverwaltung in Unternehmen. Die Erfassung von Arbeitszeiten ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein wichtiges Instrument für die Berechnung von Löhnen und Gehältern. Weiterhin lassen sich auf Grundlage dieser Daten die Produktivität einzelner Abteilungen besser nachvollziehen und Arbeitsprozesse optimieren.
Es gibt verschiedene Arten der Zeiterfassung und es ist wichtig, die richtige Methode für Ihr Unternehmen zu wählen. In diesem Blog erfahren Sie, welche Arten der Zeiterfassung es gibt und welche Systeme sich am besten eignen. Einige Entwicklungen wollen wir näher betrachten und die folgenden zentralen Themen der Arbeitswelt noch einem Revue passieren lassen:
- Stempeluhr-Systeme
Stempeluhr-Systeme waren lange Zeit eine sehr beliebte Methode zur Arbeitszeiterfassung. Hierbei handelt es sich um mechanische Vorrichtungen, welche die Mitarbeitenden selbst zu Beginn und zum Ende ihres Arbeitstages bedienen können. Gerade in vielen öffentlichen Betrieben werden nach wie vor Stempeluhr-Systeme genutzt.
Nachteilig an diesen Systemen ist vor allem die manuelle Datenerfassung. Diese Art der Zeiterfassung ist fehleranfällig, verursacht Kosten und nimmt zusätzliche Zeit in Anspruch. Aus diesem Grund gibt es am Markt bereits zahlreiche Alternativen, da diese Form der Zeiterfassung überholt und nicht mehr zeitgemäß ist. Im Zeitalter der Digitalisierung greifen die meisten Unternehmen aus diesem Grund auf digitale Systeme zurück.
2. Zeiterfassung-Software
Eine der meistgenutzten Tools zur Zeiterfassung sind digitale Zeiterfassungssysteme. Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten über eine Software, welche über Desktops, Mobilgeräte oder Tablets zugänglich ist, erfassen. Diese Form der Zeiterfassung ist einfach zu bedienen, erfasst Arbeitszeiten auf die Sekunde genau und vermindert das Risiko für Fehler.
Durch die Möglichkeit, Arbeitszeiten mobil und von überall zu erfassen, passt diese Form der Zeitwirtschaft genau in die aktuellen Anforderungen in der Arbeitswelt: Unabhängigkeit von Ort und Zeit, digitale Anwendbarkeit und Integrierbarkeit in bestehende Systeme.
Die automatische Erfassung der Arbeitszeit spart Zeit und Kosten und sorgt für eine schnelle Bereitstellung von Echtzeit-Daten, wodurch eine sofortige Weiterverarbeitung der Daten möglich ist. Moderne Systeme und Lösungen lassen sich leicht in automatisierte Workflows umwandeln und sorgen so für reibungslose und einfache Prozesse. Weiterhin sind diese Systeme ohne großen Aufwand flexibel anpassbar an die Anzahl von Mitarbeitenden, lassen sich problemlos durch verschiedene Funktionen erweitern und sind mit anderen Software-Lösungen verknüpfbar.
Zeiterfassungs-Software bietet somit vielfältige Vorteile für Personalabteilungen und ist aus diesem Grund eine moderne und beliebte Methode zur Zeiterfassung.
3. Biometrische Zeiterfassung
Die biometrische Zeiterfassung ist derzeit eine der modernsten Optionen am Markt. Diese Systeme erfassen Arbeitszeiten über biometrische Merkmale wie Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Iris-Scan. Diese Tools messen Arbeitszeiten sehr genau und lassen sich kaum bis gar nicht manipulieren, wodurch sie das Risiko für Fehler minimieren.
Einige Unternehmen tasten sich derzeit an diese moderne Methode heran. Nachteilig sind hier derzeit noch die hohen Anschaffungs- und Installationskosten. Die notwendige Hardware ist kostspielig und muss regelmäßig gewartet werden. Ist diese jedoch einmal einsatzbereit, profitieren Unternehmen von einem schnellen und sehr verlässlichen Tool zur Arbeitszeiterfassung.
4. Mobile oder Online-Zeiterfassung
Die Nutzung von Online-Plattformen geht oft mit einer entsprechenden Software, wie in Punkt 2 beschrieben, einher. Online-Systeme haben den großen Vorteil, dass sie zeit- und ortsunabhängig funktionieren und sind aus diesem Grund besonders gut geeignet für Teams, die an verschiedenen Orten oder gar in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Viele Tools verfügen zusätzlich über mobile Anwendungen wie Apps, die die Nutzung für Mitarbeitende und Teams zusätzlich erleichtern können.
Welche Zeiterfassungsmethode ist am besten für Ihr Unternehmen geeignet?
Eine effektive Zeiterfassungs-Methode kann dazu beitragen, die Produktivität in Unternehmen zu steigern, die Lohnabrechnung zu vereinfachen und die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze sicherzustellen. Wie wir sehen, gibt es verschiedene Methoden zur Zeiterfassung, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen.
Insgesamt gibt es nicht die “richtige” oder “falsche” Methode der Zeiterfassung, da jedes Unternehmen aufgrund verschiedener Strukturen spezifische Bedürfnisse und Anforderungen an Zeiterfassungssysteme hat.
Es ist wichtig, die verfügbaren Optionen sorgfältig abzuwägen und die Methode auszuwählen, die am besten zu einem Unternehmen und der Struktur der Mitarbeitenden passt.
Wie bereits zu Beginn dargestellt, entsprechen manuelle Zeiterfassungssysteme nicht mehr den aktuellen Anforderungen der Arbeitswelt und werden nach und nach durch digitale Alternativen abgelöst. Biometrische Zeiterfassungssysteme sind noch nicht lange am Markt und erfordern zu Beginn eine hohe Investitionsbereitschaft von Unternehmen.
Digitale und automatisierbare Lösungen sind demnach derzeit die besten Lösungen zur Zeiterfassung. Zeiterfassungs-Software ist für Unternehmen jeder Größe und Branche geeignet und lässt sich individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen jeder Unternehmensstruktur anpassen. Zusätzlich sind viele Tools online verfügbar und von allen Endgeräten aus erreichbar. Dadurch wird Software für Zeiterfassung zu einem der effektivsten Lösungen für Unternehmen.
Die Vorteile von Zeiterfassungs-Software und Online-Zeiterfassung im Überblick:
- zeit- und ortsunabhängige Nutzung
- flexibel anpassbar an die Anzahl der Mitarbeitenden
- ressourcenorientierte Kostenstruktur
- zeiteffizient
- genaue Zeiterfassung
- einfache Implementierung
- Bereitstellung der Daten in Echtzeit
- einfach Weiterverarbeitung
- Integration in Workflows und anderen Systeme möglich
- erweiterbar mit anderen Software-Lösungen
Eine sorgfältige Planung und Implementierung einer passenden Zeiterfassungs-Methode kann Ihnen helfen, die Effizienz und Rentabilität Ihres Unternehmens zu verbessern. Digitale Lösungen für die Arbeitzeiterfassung, können Unternehmen dabei unterstützen, dass der digitale Change besser gelingt.
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