5 Dinge, an denen Sie ein gutes Zeitwirtschaftssystem erkennen
Eine smarte Zeitwirtschaft spart wertvolle Stunden ein, die monatlich für die Erfassung der Daten, ihre Auswertung und Weiterverarbeitung anfallen. Dazu werden Aufwände minimiert und Abläufe maximal transparent gestaltet. Wir verraten 5 Dinge, die ein IT-gestütztes Zeitwirtschaftssystem bieten sollte.
1. Das gesamte Zeitwirtschaftssystem muss stimmig sein
Das Zeitwirtschaftssystem Ihrer Wahl sollte diese Must-haves bieten: Einen modularen, jederzeit erweiterbaren und flexibel integrierbaren Aufbau, Self-Services, die Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Arbeitszeitregelungen sowie ein Workflow-Management, das Führungskräfte und Mitarbeitende einbindet.
Zuallererst sollte das Gesamtpaket des Softwareanbieters Sie aber persönlich überzeugen. Fragen Sie sich, ob Sie dem Anbieter und seiner Kompetenz vertrauen. Sind Sie vom Vertrieb, dem Projektmanagement sowie der Beratung und Schulung durch Spezialisten und Spezialistinnen überzeugt? Haben Sie das Gefühl, bei einer Partnerschaft auch fachlich voranzukommen?
2. Zuschläge werden automatisiert verarbeitet
Die Zeitwirtschaft ist für effiziente Abläufe bei der Abrechnung und Gehaltsauszahlung elementar. Denn das passende System berechnet Zuschläge automatisiert und fehlerfrei, was reibungslose Prozesse gewährleistet. Ganz ohne manuelle Berechnung gehen die erfassten Zeiten dann im Idealfall an das Entgelt-Abrechnungssystem.
Das mindert nicht nur den Aufwand, sondern eliminiert auch mögliche Fehlerquellen – und die Verarbeitung erfolgt nach den jeweils hinterlegten Regeln des Unternehmens. Im Ergebnis gewinnen Personalabteilungen an Zeit, weil umständliche Berechnungen damit obsolet werden.
3. Abwesenheiten und Krankheitsfälle werden automatisiert übergeben
Durch die sofortige Bearbeitung von Ausfallzeiten und Abwesenheiten sorgt eine zeitgemäße Zeitwirtschafts-Software für maximale Aktualität. Achten Sie darauf, dass die Daten bei einem Krankheitsfall für Entgeltersatzleistungen täglich automatisiert an die entsprechende Stelle gemeldet werden. So automatisiert eine smarte Zeitwirtschaft Ihren Aufwand für solche Tätigkeiten und beseitigt zudem mögliche Fehlerquellen.
4. Personalmanagement- und Zutrittslösung auf Wunsch verknüpfen
Das Zeitwirtschaftssystem sollte zu einer kompletten Personalmanagement- und Zutrittslösung ausbaubar sein. Denn durch das Zusammenspiel aller Prozesse der Arbeitszeiterfassung, Zutrittskontrolle und Personaleinsatzplanung werden Personalabteilungen effektiv entlastet. In puncto Zutrittskontrolle z. B. sollten Sie von folgenden Funktionen profitieren:
Einfache Zuweisung und Pflege von Zutrittsmodellen
Absicherung durch Online- und Offlinekomponenten je nach Sicherheitsbedarf
- Sicheren Zutritt durch aktuelle RFID Technologie oder Biometrie
- Es empfiehlt sich eine integrierte Lösung aus Zeit, Zutritt, Entgelt und Personalmanagement, in die Sie die Stammdaten nur einmal einzugeben brauchen und vorhandene Daten weiter nutzen können. Zeichnet sich das Zutritts- und Zeiterfassungssystem noch durch Einfachheit im Handling aus, profitieren am Ende auch alle Mitarbeitenden.
5. Die Betreuung nach der Produkteinführung ist gesichert
Die Nachbetreuung sollte schon vor der Wahl des Anbieters geregelt und geprüft werden. Nehmen Sie genau unter die Lupe, wie stark der potenzielle Anbieter Ihrer Wahl aufgestellt ist. Stellen Sie dabei sicher, dass bei aufkommenden Fragen jederzeit ein Fachmann beratend zur Seite steht. Weitere Kriterien, die abgedeckt sein sollten:
- Schulungen von Spezialisten, auch zu Fachthemen
- E-Learning-Plattformen
- Einfache Zugänge zur Hotline
- Spezialisten im Service, die Ihre Anliegen gut verstehen.
Elektronische Zeiterfassung nutzen, Arbeitszeit korrekt berechnen
Klar: Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin profitiert von einer modernen, elektronischen Zeiterfassung. Klar ist auch, dass Sie Ihre Lösung mit Bedacht wählen und den Markt sorgfältig analysieren sollten. Setzen Sie dann Ihre Zeitwirtschaft richtig um, ist sichergestellt, dass interne Betriebsvereinbarungen und tarifliche Vorgaben beim Berechnen von Arbeitszeiten beachtet sind.
Fragen Sie uns, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie auch Sie von smarter Software für die Zeitwirtschaft profitieren können.
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