Besonders für die Payroll ist das Business Process Outsourcing (BPO) perfekt geeignet. Warum eigentlich? Und was bringt es Unternehmen unterm Strich, wenn Sie die Entgeltabrechnung an Experten abgeben?
Was ist Business Process Outsourcing?
Das Business Process Outsourcing (BPO) ist eine Sonderform des Outsourcings und bezeichnet das Auslagern ganzer Geschäftsprozesse. Dabei stellt das BPO-dienstleistende Unternehmen sein Know-how, das Personal sowie die IT-Infrastruktur bereit, damit sich Kunden vermehrt auf die Prozesse konzentrieren können, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind.
Wichtig dabei ist, dass die auszulagernden Prozesse standardisiert, administrativ, regelbasiert, wiederholbar und für das eigene Unternehmen strategisch nicht relevant sind. Ist das der Fall, dann gibt es besonders in puncto Payroll gute Gründe, sich für das Business Process Outsourcing entscheiden.
1. Weil BPO mehr Ausfallsicherheit schafft
Gerade im Bereich der Entgeltabrechnung spielen Sicherheit und Konsistenz eine entscheidende Rolle. Durch Krankheit, Elternzeit, Urlaub oder andere Abwesenheiten kann es jedoch immer zu kurz-, mittel- und langfristigen Ausfällen kommen. Dabei stellt eine knapp bemessene personelle Ausstattung ein Risiko dar, bei der Engpässe vorprogrammiert sind: Und wer steuert dann die Abrechnung? Ein schneller und jederzeit flexibel möglicher Switch auf den BPO-Dienstleister sorgt für fixe oder auch langfristige Hilfe, wenn es nötig ist.
2. Weil der Fachkräftemangel ausgebremst wird
Der Personaldruck nimmt zu und in manchen HR-Bereichen sind Spezialisten Mangelware. Besonders im Bereich der Entgeltabrechnung lassen sich immer weniger qualifizierte Nachwuchskräfte finden. Der demografische Wandel sorgt zusätzlich dafür, dass sich der Mangel in Zukunft noch verschärfen wird. Das Business Process Outsourcing bietet Unternehmen eine bequeme Möglichkeit, sich das nötige Payroll-Know-how von extern zu verschaffen und damit den Fachkräftemangel effektiv auszubremsen.
3. Weil weniger IT-Aufwand entsteht
Wer seine Abrechnungssoftware mitsamt Daten und der nötigen IT-Infrastruktur selbst betreibt, wartet und administriert, braucht vor
Wer seine Abrechnungssoftware mitsamt Daten und der nötigen IT-Infrastruktur selbst betreibt, wartet und administriert, braucht vor allem Zeit. Allein das Einspielen von Updates, die Pflege von Parametern oder die Sicherstellung, dass der Datenschutz DSGVO-konform eingehalten wird, erhöht laufend die Anforderungen. Vorteil BPO: Unternehmen brauchen keine eigene Payroll-Software und die Rechenkapazitäten kommen aus der Cloud. So lassen sich enorme administrative Aufwände und damit auch Kosten einsparen.
4. Weil strategische Personalarbeit in den Fokus rückt
Mehr denn je liegt die wahre Wertschöpfung von HR-Abteilungen im Recruiting, der Personalentwicklung, dem Talentmanagement und der Digitalisierung des Personalmanagements. Und wer die Entgeltabrechnung an ein BOP-dienstleistendes Unternehmen auslagert, kann entstehende Freiräume nutzen, um sich auf eine strategische Neuausrichtung oder die Verfolgung der Unternehmensziele zu konzentrieren. Die Beschäftigten im Personalwesen haben dann einfach mehr Zeit, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
5. Weil Payroll Outsourcing gleich Kostensenkung ist
Wer seine Entgeltabrechnung an Experten auslagert, kann mit weniger Kosten rechnen. Zwar liegen die durch das Payroll Outsourcing zunächst etwas höher als für die ursprüngliche Softwarewartung. Kalkuliert man aber anteilige Kosten für die Anschaffung neuer Hardware, die nötige Manpower für die Release- und Wartungsarbeiten sowie eine niedrigere Fehlerquote durch Entlastung mit ein, profitieren Unternehmen durch das Business Process Outsourcing unterm Strich von einem spürbaren Kostenvorteil.
6. Weil auch steuerlich und rechtlich alles bestens ist
Die Entgeltabrechnung ist mehr als die bloße Ermittlung des Gehalts. Sie erfordert auch, stets auf dem aktuellen Stand von Gesetzen und Regularien zu sein, die vom Staat, den Krankenversicherungen, Rentenversicherungsanstalten und dem Datenschutz (DSGVO) vorgegeben werden. Ein guter BPO-Dienstleister ist ein Spezialist für solche Fälle und bringt das entsprechende Know-how mit – so steht er Unternehmen auch beratend zur Seite, um Risiken zu minimieren.
Payroll Outsourcing nutzen – Personalabteilung stärken
Sie merken: Wer einen Payroll Service als Teil des Business Process Outsourcings nutzt, profitiert von vielen Vorteilen: HR-Abteilungen werden flexibler, von Routineaufgaben entlastet und können sich verstärkt auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Zudem reduzieren Unternehmen ihre Kosten und senken das Risiko, das in der IT-Administration und den gesetzlichen sowie steuerlichen Vorgaben schlummert.
Dabei ist die Entscheidung, interne Geschäftsprozesse an einen Dienstleister auszulagern, keine leichtfertige: Überlegen Sie daher genau, was Sie auslagern möchten, worauf es Ihnen dabei ankommt und welche Ziele Sie damit verfolgen. Und falls Sie Unterstützung brauchen oder Fragen zum Thema BPO und Payroll Outsourcing haben, helfen wir Ihnen gerne weiter.
VEDA Payroll Service
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