Warum Papier ausgedient hat und wie das digitale Dokumentenmanagement funktioniert
Papier ist Schnee von gestern: In vielen Unternehmen ist die digitale Personalakte längst zum unverzichtbaren Teil des modernen Personalmanagements geworden. Zum einen spart sie Zeit, Platz und Kosten ein – zum anderen ermöglicht sie jederzeit und von überall einen sicheren Zugriff. Was noch?
Wie das Prinzip der digitalen Personalakte funktioniert? Kaum anders als mit analogem Papier! Der größte Unterschied liegt darin, dass sämtliche Personaldokumente in ein digitales Dokumentenmanagementsystem abgelegt und hier zentral verwaltet und archiviert werden.
So haben alle Verantwortlichen und Berechtigten einen direkten, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die Personalakte, während auch die eigenen Mitarbeitenden mit den entsprechenden Rechten sie online einsehen können.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte kann Bestandteil eines unternehmensweiten Dokumentenmanagements sein, das durch die elektronische Archivierung die Papierform ersetzt und Dokumente auf einer zentralen Plattform zur Verfügung stellt. Zum Einsatz kommen meist Lösungen, die in umfassende HR-Software-Plattformen integriert sind. In der elektronischen Personalakte finden dann Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen und weitere Dokumente ihren Platz. Kurz: Es lassen sich alle relevanten Informationen der Mitarbeitenden eines Unternehmens sicher und langfristig archivieren.
Auch besitzt die Software meist noch weitere Funktionen, die den Arbeitsalltag der Personalabteilungen vereinfachen:
- Von vereinfachten Freigabeprozessen für Anträge,
- der Verwaltung individueller Fähigkeiten
- bis hin zu persönlichen Auswertungen und Reports,
- mit denen sich administrative Prozesse rund ums Personal erheblich vereinfachen und beschleunigen lassen.
Der große Vorteil liegt vor allem darin, dass dank der digitalen Personalakte mehr Freiraum für andere Aufgaben zu Buche steht. Hinzu kommt, dass der ursprüngliche für die Papierakten benötigte Lagerraum mitsamt den Materialkosten nicht mehr vorgehalten werden muss.
Vorteile digitaler Personalakten auf einen Blick:
Effizienzsteigerung: Durch schnelle Abläufe, die automatisierte Archivierung und effektive Stichwort- oder Volltextsuche nach Informationen wird der administrative Arbeitsaufwand deutlich verringert.
Entlastung: Verringert sich der reine Verwaltungsaufwand, sparen die Personalverantwortlichen Zeit, die sie für strategische oder wertschöpfende Aufgaben einsetzen können.
Transparenzgewinn: Die eigenen Mitarbeitenden können via Employee Self Services jederzeit und von überall auf die digitale Personalakte zugreifen oder eigene Dokumente hochladen, was die Autonomie steigert.
Kostensenkung: Druck- und Papierkosten, Kosten für Lagerraum und Sachmittel oder die Kosten, die durch die aufwändig manuelle Verwaltung entstehen – all das entfällt mit der digitalen Personalakte, bei deren Einführung lediglich einmalige Investitions-Kosten anfallen. Optimierter
Datenschutz (DSGVO-konform): Bei der digitalen Verwaltung von Personaldaten müssen bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen eingehalten werden, insbesondere zum Datenschutz. So wird die Rechtssicherheit automatisch erhöht.
Dokumentenmanagement muss revisionssicher sein
Damit sich die einmal erstellten Dokumente nicht mehr ändern und damit manipulieren lassen, muss die Revisionssicherheit gewährleistet sein.
Und zwar so, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind. Die dazu allgemeingültigen Regeln zur Archivierung elektronischer Dokumente hat das Bundesfinanzministerium in der Verwaltungsanweisung GoBD formuliert.
Werden die darin aufgeführten Anforderungen der Personalaktenaufbewahrung wie auch der Dokumentenablage erfüllt, gilt die digitale Personalakte als revisionssicher. Und wenn die zu digitalisierenden Dokumente nach den Anforderungen der GoBD elektronisch archiviert sind, werden sie auch im Rahmen der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Prüfung anerkannt.
Mit sicherem Rollenkonzept in die Cloud?
Wer sich dafür entscheidet, die digitale Personalakte im eigenen Unternehmen einzuführen, sollte sich zunächst dafür entscheiden, in welche Technologie er investieren möchte:
- Soll die digitale Personalakte in der Cloud über den Webbrowser bereitgestellt werden?
- Oder soll die Software On-Premises auf dem eigenen Firmenserver gehostet sein?
Unsere Erfahrung zeigt, dass sich immer mehr Unternehmen via Cloud-Outsourcing in die Wolke orientieren. Aus guten Gründen: Man braucht die eigenen Rechenkapazitäten nicht selbst vorhalten und kann die die Applikation via Software as a Service (SaaS) von überall aus nutzen. In puncto Sicherheit, Verfügbarkeit und Aktualität der Lösung trägt der Anbieter die Verantwortung. Der Zugriff wird nach einem Rollen- und Berechtigungskonzept geregelt: In klaren Richtlinien wird festgelegt, wer Einsicht in die Personalakte nehmen darf.
Die Basis fürs digitale Personalmanagement
Erfüllt die die digitale Personalakte alle Anforderungen an die Rechts- und Revisionssicherheit, bildet sie die Basis für das digitale Personalmanagement. Dank ihr sind sämtliche Informationen zu allen Mitarbeitenden an einem einzigen digitalen Platz verfügbar. Kommen dann noch automatisierte Funktionen, eine intuitive Bedienung, Employee Self Services und das Cloud-Hosting bei einem zuverlässigen Anbieter hinzu, umso effizienter!
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