Wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung HR und Mitarbeitende entlasten soll
Bald hat der gelbe Schein ausgedient: Ab dem 1. Januar 2023 soll die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) die bisherige Papierbürokratie der Krankmeldung ersetzen. Wie funktioniert sie im Detail? Und wie können HR und Mitarbeitende von der elektronischen AU profitieren.
Ganz klar: Die eAU bringt neben einigen Veränderungen für die Mitarbeitenden und Personalabteilungen auch neue Digitalisierungs-Chancen mit. Klar ist aber auch, dass sie mit einigen Herausforderungen behaftet ist, die es für einen reibungslosen Ablauf noch zu meistern gilt.
Was ist die eAU?
Aktuell werden Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin noch mit dem „gelben Schein“ informiert. Also mit dem typischen Stück Papier, das die für die Krankschreibung relevanten Daten enthält.
Das soll sich ändern: Bereits am 18. September 2019 hat der Bundesrat das dritte Gesetz zur Bürokratieentlastung beschlossen – und damit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zugestimmt. Um der Bürokratie den Wind aus den Segeln zu nehmen, soll die eAU den Arbeitgebern und -nehmern gleichermaßen Entlastung bringen.
Das Ziel: Personalabteilungen sollen zukünftig digital über den Beginn und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit eines gesetzlich versicherten Mitarbeitenden informiert werden.
Wann startet die eAU?
Nach dem Beschluss zum Bürokratieentlastungsgesetz III sollte das eAU-Verfahren bereits am 1. Januar 2022 starten. Allerdings wurde der Einsatz auf den 1. Juli 2022 verschoben.
Aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie wurde die aktuell schon laufende Pilotphase nochmals bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Viele Arztpraxen können die eAU technisch einfach noch nicht umsetzen. Aktuell ist der Starttermin daher auf Anfang 2023 gesetzt.
Wie läuft das eAU-Verfahren ab?
Wenn die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Kraft tritt, schickt die Arztpraxis sie in digitaler Form an die Krankenkasse der betroffenen Mitarbeitenden. Die müssen sich dann bei ihrem Arbeitgeber abmelden, der über ein Meldeverfahren die digitale Krankmeldung bei der Krankenkasse einfordert, um sie über die Entgeltabrechnung abzurufen. Die folgenden Daten sind darin enthalten:
Der Name,
Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
das Datum der AU-Feststellung
und die Info, ob es sich um eine Erst- oder Folgemeldung handelt.
Größter eAU-Vorteil: mehr Speed im Prozess
Arbeitgeber und Belegschaften sollen gleichermaßen von der eAU profitieren: Der gesamte Prozess wird deutlich beschleunigt, ohne Papier ist das Verfahren ressourcenschonender und für Versicherte entfällt zudem die Pflicht, ihre AU selbst an den Arbeitgeber wie auch die Krankenkasse weiterzuleiten.
Durch die digitale Übermittlung wird zudem eine lückenlose Dokumentation bei den Krankenkassen sichergestellt, was zu korrekten Entgeltzahlungen im Fall von Krankengeld führt. Nicht zuletzt ist endlich Schluss mit der Bürokratie und auch Konflikte, ob die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rechtzeitig vorlag oder nicht, gehören damit der Vergangenheit an.
Generell machen die Unternehmen mit der elektronischen AU einen weiteren Schritt Richtung Digitalisierung und papierarmes Büro.
Was ändert sich für die Personalabteilung?
Neben allen genannten Vorteilen verändert die eAU auch die Prozesse der Personalabteilungen. HR muss das neue Verfahren erst erproben und vor allem eine technische Lösung finden, die reibungslos funktioniert. Und da es sich bei den Daten der eAU um sensible personenbezogene Daten der Mitarbeitenden handelt, muss der Prozess vor allem sicher ablaufen.
Bislang war es auch Usus, dass auf Grundlage der AU-Bescheinigungen entsprechende Fehlzeiten in der Zeiterfassung eingetragen wurden. Diese Daten muss die Entgeltabrechnung in Zukunft proaktiv abrufen können. Sobald der Mitarbeitende sich digitale krankgemeldet hat, muss diese Information genauso digital die Abrechnung erreichen.
Digitale Personalakte zur eAU-Ablage nutzen
Wenn die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nur noch elektronisch versendet wird, stellt sich auch die Frage der revisionssicheren Archivierung. Hier bietet sich das Dokumentenmanagement mittels einer digitalen Personalakte an, die bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen zum Datenschutz einhält. Dazu kommt der Vorteil, dass Informationen zu allen Mitarbeitenden an einem einzigen digitalen Ort jederzeit und schnell verfügbar sind.
Sind Sie auf die eAU vorbereitet?
Wenn Abwesenheiten via eAU digital verarbeitet werden, wird sich für Personalabteilungen wie auch Belegschaften vieles vereinfachen. Es sind aber noch Fragen offen, die Sie schon im Vorfeld klären sollten: Wie sollen Mitarbeitende ihre Arbeitsunfähigkeit melden? Wer ist dafür im Unternehmen zuständig? Wie stellen Sie sicher, dass die Meldung im Lohnabrechnungsprozess berücksichtigt ist? Und rufen Sie die eAU sofort oder erst bei Erstellung der Lohnabrechnung ab?
Falls Sie die Antworten noch nicht alle kennen, können Sie den Anbieter ihrer Entgeltabrechnung um Rat fragen. Und da es aufgrund des neuen Verfahrens noch keine Best-Practice-Beispiele gibt, sollten Sie so früh möglich testen, ob die eAU bei Ihnen funktioniert. Gerne helfen wir Ihnen dabei!
