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Was sich in Sachen HR-Digitalisierung ändern muss

Paradigmenwechsel in HR

HR hat heute mehr denn je die Chance, ein echter Treiber der Digitalisierung zu sein. Dazu muss HR zum Change Manager in einem Transformationsprozess werden, der nur mit moderner Technologie funktionieren kann.

Wenn digitale Ansprüche steigen, muss HR die Gestalterrolle einnehmen. Nur so kann der Change zur Chance werden. Und nur so können sich Personalabteilungen selbst für die Zukunft rüsten. Was braucht es dafür? Und wann ist es besser, die Digitalisierung an einen Partner auszulagern?

Nicht erst seit der Coronakrise steht die Digitalisierung auf den To-Do-Listen von Unternehmen. Viele Personalabteilungen haben ihre Weichen bereits vor Jahren Richtung digitale HR-Prozesse gestellt. Und spätestens jetzt, wenn der Generationenwechsel und Fachkräftemangel nicht nur die Belegschaften, sondern HR selbst verändert, müssen auch die Nachzügler damit beginnen.

Digitalisierung wird kein Selbstläufer sein

Dabei liefen die ersten Schritte durch cloudbasierte und intuitiv zu bedienende Lösungen relativ reibungslos ab. Vor allem, weil darauf vertraut wurde, dass jeder unter den neuen Bedingungen eigenverantwortlich weiterarbeiten kann. Dennoch klafft hinter dem Anspruch von HR, ein echter Digitalisierungstreiber zu sein, und der Realität eine große Lücke, die sich allein mit den richtigen Tools kaum schließen lässt.

„Hinter dem Anspruch von HR, ein echter Digitalisierungstreiber zu sein, und der Realität klafft noch eine große Lücke, die sich allein mit den richtigen Tools kaum schließen lässt.“ – Raphaele Rose

Aber was bedeutet es eigentlich, wenn von HR-Digitalisierung die Rede ist? Nicht gemeint ist jedenfalls, dass wir Papier einscannen oder nur noch per E-Mail agieren, sondern dass Prozesse schneller, flexibler und intelligenter werden – vom Recruiting über das Onboarding bis zum Personalmanagement an sich. Und dass damit ein Umfeld geschaffen wird, das heutige und künftige Belegschaften ohnehin erwarten. So müssen HR-Verantwortliche die dafür nötigen IT-Kompetenzen nicht nur für den Rest der Organisation beschaffen, sondern auch verstärkt an ihre eigenen Personalabteilungen denken. Im Ergebnis braucht es ein Zusammenspiel aus „Tools“, „Culture“ und „People“, damit der Wandel erfolgreich gelingen kann.

Wenn Self Service Selbstbestimmtheit fördert

Eine zentrale Herausforderung liegt für HR etwa darin, dass vor allem junge Menschen mehr Autonomie in Bezug auf Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Arbeitsorte fordern. Hier kann eine moderne Zeitwirtschaft als unterstützendes Tool helfen, das aus der Nutzung des Internets und sozialer Netzwerke entstandene Selbstverständnis von Transparenz und direkter Kommunikation ins Unternehmen zu übertragen.

Stichwort Self Service: Wenn sich Digital Natives mit einer breiten Einbindung in sämtliche Personalprozesse selbst verwalten können, werden individuelle Handlungsspielräume erweitert. HR-Abteilungen können hingegen den gewonnenen Freiraum nutzen, um ihrer Gestalterrolle gerecht zu werden. Und was die jungen Personaler und Personalerinnen betrifft, die frisch in die HR-Abteilungen kommen: Sie wollen ohnehin moderne Tools und auf Smartphones abgestimmte Apps nutzen, weil sie es einfach nicht anders gewohnt sind.

HR muss zuerst sich selbst transformieren

Somit ist klar: HR hat heute mehr denn je die Chance, ein echter Treiber der Digitalisierung zu sein. Dazu muss HR nur selbst zum Change Manager in einem Transformationsprozess werden, der nur mit moderner Technologie funktionieren kann. Das bedeutet auch: Personalabteilungen müssen selbst IT-Kompetenz besitzen und nicht nur den Umgang mit HR-Software beherrschen, sondern diese ins Unternehmen integrieren können.

Personalabteilungen müssen selbst IT-Kompetenz besitzen und nicht nur den Umgang mit HR-Software beherrschen, sondern diese ins Unternehmen integrieren können.“ – Raphaele Rose

Aber keine Sorge. Es geht nicht darum, ein „Crack“ zu sein, der das HR-IT-ABC aus dem Effeff beherrscht. Vielmehr geht es darum, eine gewisse Technologie-Affinität zu besitzen, den Überblick zu behalten und gemeinsam mit der IT-Abteilung Lösungen zu implementieren, die langfristig nutzen.

Dafür sollte die Digitalisierung von HR bei den eigenen Stellenanzeigen beginnen. Oder noch früher: Der zunehmende Bedarf an Business- und IT-Kompetenz in den HR-Rollen sollte nicht nur von den Unternehmen selbst, sondern auch von Hochschulen kommuniziert und vermarktet werden. Zusätzlich muss sich HR gegenüber talentierten Quereinsteigern offen zeigen und stärker interdisziplinär kooperieren.

Digitalisierung machen oder machen lassen?

Wenn es dann um die konkrete Digitalisierung durch und von HR geht, stellt sich die Frage, ob man bestimmte Dinge selbst machen oder machen lassen möchte. Sprich: Will man die IT oder spezielle Prozesse via BPO (Business Process Outsourcing) an einen externen Partner auslagern? Oder will man seine eigene Infrastruktur und Prozesse lieber On-Premises hosten? Die Antworten liegen nah. Gerade mit Blick auf die Herausforderungen Homeoffice und Hybrid Work stellt eine extern betriebene Cloud das ideale Modell dar. Hinzu kommen die Flexibilitäts-, Effizienz- und Kostenvorteile, die eine dynamisch skalierbare Lösung aus der Wolke nun mal bietet. Was dabei das Argument des Datenschutzes betrifft, so lässt es sich längst mit Lösungen zerstreuen, die der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen.

Cloud-Outsourcing kann viele Facetten haben

Und wer dennoch meint, durch das Cloud-Outsourcing die Kontrolle zu verlieren, dem sei gesagt: Auch wenn man die eigene IT oder Prozesse wie die Entgeltabrechnung vollständig an einen externen Partner auslagert, wird man immer noch Administrator und Herr über seine Anwendungen und Daten sein. Die Möglichkeiten sind vielfältig und reichen vom klassischen HR-Outsourcing, bei dem der ausgelagerte Prozess in einer „Blackbox“ beim Outsourcing-Nehmer läuft, bis zum Application-Service-Providing, bei dem der Kunde eine HR-Standardanwendung über das Internet nutzt.

Auch bei der Frage, wie viel man denn auslagern möchte, bleibt die freie Wahl: Nur einen Teil oder vielleicht doch das komplette Rundum-glücklich-Paket mit Managed Services nutzen? In jedem Fall handelt es sich beim HR-Outsourcing um Leistungen, die sich in Art, Umfang und Qualität vorab klar festlegen lassen. Dabei kann auch ein hybrides Modell aus On-Premises- und Cloud-Lösungen sowie Outsourcing-Services durchaus Sinn machen.

Digitale HR-Prozesse dürfen kein Selbstzweck sein

Es geht also nicht darum, möglichst viel oder sogar alles an einen Dienstleister zu übertragen, sondern vielmehr darum, das Richtige auszulagern. Die Bausteine einer HR-Plattform, die wirklich State of the Art ist, sollten daher immer auf die eigenen Anforderungen abgestimmt und an konkrete Prozesse angepasst sein. Im besten Fall sind die Lösungsbestandteile und sämtliche Services flexibel kombinierbar – ganz und je nach der eigenen Situation.

Zudem benötigt kein Unternehmen eine Software oder digitalisierte HR-Prozesse als Selbstzweck. Die Menschen in Unternehmen wünschen sich lediglich Unterstützung in ihren Prozessen, um effektiv arbeiten zu können. Hier ist dann auch kein Feature-Overflow gefragt, der viele User überfordert und vor allem Komplexität vermittelt.

Vielmehr braucht es eine gezielte Unterstützung von Führungskräften, dem HR-Team und der gesamten Belegschaft, die im besten Fall die „Last“ zur „Lust“ macht – ganz einfach und innovativ. Ob dem dann auch so ist, merkt man sofort, sobald man ein Tablet mit einem modernen HR-Portal in die Hand bekommt.

Win-Win für Mitarbeitende und Unternehmen

Sie merken: Im Fokus sollte immer die maximale Unterstützung der Prozesse durch die richtigen Tools stehen. Die zentrale Frage lautet: Wie können die verschiedenen Bereiche im Unternehmen, Führungskräfte, Belegschaften, Bewerberinnen und Bewerber durch digitale HR-Prozesse unterstützt werden? Ist eine Antwort gefunden, können sich Personalabteilungen wieder mit voller Kraft den Menschen widmen und ihrer Verantwortung als Gestalter gerecht werden.

Denn eines ist klar: Im Zuge des Generationenwechsels und Fachkräftemangels können wir es uns nicht mehr leisten, kluge Köpfe mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen. Und je mehr uns die Digitalisierung bestimmte Aufgaben abnimmt, desto zufriedener und motivierter können wir zusammenarbeiten.

Dabei ist die Digitalisierung nur der erste Schritt. Zusätzlich kommt es für die Zukunft der Zusammenarbeit darauf an, sich von konservativen Arbeitsstrukturen zu lösen, Teams neu zu organisieren und eine Unternehmenskultur zu schaffen, die im Kern agil ist. Wie das geht und welche Rolle OKRs dabei spielen, verraten wir Ihnen im dritten Teil unserer Serie.

Dieser ist auch publiziert auf Haufe.de

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